Pelatihan basis data Access Anda tidak berhenti setelah satu kursus. Kursus lebih lanjut memperkenalkan teknik baru, tetapi tidak ada yang menggantikan pengalaman. Untuk menyelamatkan Anda dari sakit kepala, berikut adalah beberapa kesalahan umum yang harus dihindari.
Membuat bidang tipe data yang salah
Pelatihan basis data Access Anda menunjukkan kepada Anda berbagai tipe data tetapi terkadang tipe yang jelas bukan yang benar. Nomor telepon terdiri dari angka-angka sehingga harus menjadi bidang angka, bukan? Salah. Bidang angka adalah untuk nilai yang dapat digunakan dalam perhitungan. Bidang nomor telepon sebenarnya harus diberi tipe data teks.
Microsoft Access 2016 - Tutorial untuk Pemula [+ Gambaran Umum] *
Menggunakan satu tabel untuk semua data
Banyak orang yang baru mengakses pelatihan basis data mengalami kesulitan merangkul konsep-konsep basis data relasional. Misalnya, faktur berisi informasi pelanggan, daftar produk yang dibeli, dan informasi faktur seperti tanggal pembelian. Pengguna baru menggambarkan faktur di kepala mereka dan mencoba memasukkan semua informasi itu ke dalam satu tabel.
Ini menciptakan informasi yang berlebihan dan ruang yang terbuang. Informasi pelanggan dan produk diulangi untuk setiap faktur alih-alih hanya dimasukkan satu kali.
Pelatihan basis data Advanced Access menggambarkan bahwa cara yang benar untuk mencapai hal ini adalah dengan membuat tiga tabel: faktur, pelanggan, dan produk. Setiap item memiliki pengidentifikasi unik, seperti masing-masing InvoiceID, CustomerID, dan ProductID. Setiap item dimasukkan hanya sekali tetapi objek faktur mengikat semuanya.
Menempatkan terlalu banyak data ke dalam bidang
Kesalahan lain yang dibuat oleh pengguna baru adalah menggabungkan terlalu banyak informasi ke dalam satu bidang. Sebagai contoh, seorang mekanik mobil mungkin memasukkan tahun, merek, dan model mobil pelanggan menjadi satu bidang. Ini menjadi masalah jika dia ingin menemukan semua kendaraan yang dibuat sebelum 1995 atau semua pemilik Subaru. Pelatihan basis data Access Anda menunjukkan betapa mudahnya menggabungkan bidang pada faktur atau laporan, jadi selalu tanyakan pada diri Anda apakah informasi ini mungkin lebih baik dipisahkan ke dalam bidang yang berbeda.
Menggunakan ukuran bidang standar
Anda mungkin telah belajar dalam pelatihan database Access Anda bahwa bidang teks memiliki panjang default 50. Pertimbangkan berapa lama bidang yang harus dan atur panjang bidang yang sesuai daripada mengambil default. Jika ID pelanggan Anda panjangnya 8 karakter, maka mengalokasikan 50 karakter akan sia-sia. Ini mungkin tidak tampak seperti banyak tetapi lebih dari banyak bidang dalam banyak catatan pelanggan database Anda akan menjadi besar dan lambat untuk memuat.
Kekhawatiran serupa berlaku untuk bidang angka. Bidang angka default untuk bilangan bulat panjang yang, seperti yang mungkin telah Anda pelajari dalam pelatihan basis data Access Anda, berarti tidak memegang tempat desimal dan menyimpan nilai dalam kisaran perkiraan +/- 2.000.000. Jika Anda menyimpan angka yang lebih kecil, integer atau bahkan nilai byte akan menghemat ruang. Jika Anda perlu menyimpan tempat desimal, maka satu atau dua kali lebih tepat. Microsoft Access How To First Anda harus tahu di mana file teks Anda disimpan. Setelah ini selesai, buka database akses Anda. Jika Anda belum memiliki database akses, buka database kosong dan simpan di hard drive Anda.
Setelah ini selesai, lihat layar kosong ketika tab :tabel: diklik. Klik kanan pada layar kosong dan pilih :impor:. Setelah ini selesai, Anda akan mendapatkan layar jelajah untuk memilih file yang ingin Anda impor. Ubah jenis file dari akses mdb ke file teks. Maka layar akan menampilkan semua file teks yang tersedia. Klik dua kali pada file teks yang ingin Anda impor.
Setelah ini selesai, Anda harus menjalankan wizard untuk menentukan cara Anda ingin data dari file teks diatur. Anda harus memilih hal-hal seperti pembatas (karakter yang akan membagi kolom Anda), bidang mana yang ingin Anda impor dan tipe data yang Anda inginkan untuk bidang tersebut. Ini cukup sederhana dan hanya membutuhkan waktu beberapa menit.
Setelah Anda klik selesai, akses akan memunculkan pesan yang mengatakan meja Anda telah berhasil diimpor. Jika ada masalah selama proses impor, catatan yang salah ini akan ditempelkan ke tabel lain di database Anda. Nama default tabel ini adalah :kesalahan tempel:. Kesalahan ini biasanya disebabkan oleh tipe data yang Anda tentukan sehingga membayar untuk kembali ke proses impor Anda dan melihat apa yang mungkin menyebabkan masalah. Melihat ke dalam tabel :kesalahan tempel: pada catatan yang salah akan memberi Anda ide bagus tentang apa yang salah.