Sangat penting bahwa waktu dan upaya yang tepat dicurahkan untuk menulis surat pengantar yang efektif. Surat pengantar harus melengkapi resume Anda. Ini surat yang disesuaikan, yang menafsirkan fakta yang disebutkan dalam resume. Ini menyatakan alasan ketertarikan Anda pada perusahaan tertentu dan keterampilan dan pengalaman Anda, pengetahuan dan minat Anda tentang posisi tersebut.
Ada tiga jenis surat pengantar:
1. Surat lamaran, yang dikirim untuk wawancara kerja.
2. Surat calon pelanggan, yang menanyakan tentang posisi yang tersedia.
5 Langkah Menuju Surat Pengantar yang Luar Biasa
3. Surat jaringan, yang mencari informasi dan bantuan untuk suatu pekerjaan.
Meskipun menulis surat lamaran mungkin tampak seperti tugas yang sulit pada awalnya, Anda dapat menjadi ahli segera jika Anda mengikuti langkah-langkah tertentu.
Format Surat Pengantar:
Setiap huruf memiliki gaya uniknya sendiri, tetapi format dasar dari surat bisnis harus diingat saat menulis surat pengantar. Itu harus memiliki tiga paragraf: pengantar, badan utama dan penutup.
Paragraf pertama
Sebuah. Saat menulis surat lamaran, paragraf pertama harus menyatakan tujuan penulisan Anda. Nyatakan alasan Anda tertarik pada posisi tertentu. Jika seseorang merujuk Anda, pastikan untuk menyebutkannya. Jika Anda menulis sebagai tanggapan terhadap iklan, sebutkan tempat dan judul posisi. Berikan pemberitahuan kepada atasan bahwa kecocokan antara keterampilan dan pengalaman Anda dan persyaratan pekerjaan.
b. Saat menulis surat calon pelanggan, spesifikasi dan persyaratan Anda untuk posisi tersebut harus dinyatakan.
c. Saat menulis surat jejaring, permintaan bantuan untuk mencari pekerjaan harus disebutkan dengan jelas.
Paragraf kedua
Paragraf kedua harus menyebutkan keahlian dan pengalaman Anda dan apa yang dapat Anda tawarkan kepada mereka jika diberi pekerjaan dan bagaimana kemampuan khusus Anda berhubungan dengan pekerjaan itu. Fokus pada potensi Anda untuk memenuhi persyaratan pekerjaan dan keterampilan yang Anda miliki berguna untuk posisi itu. Uraikan bagaimana minat dan kekuatan Anda dapat relevan dan bermanfaat bagi pemberi kerja dan perusahaan. Tekankan pencapaian dan sasaran Anda dan kaitkan dengan posisi yang Anda lamar. Ini adalah bagian utama dari surat di mana Anda harus menjelaskan bagaimana Anda memenuhi persyaratan pekerjaan dan cocok untuk posisi itu.
Paragraf ketiga
Pada paragraf ketiga Anda menyimpulkan surat itu dengan mengungkapkan minat dan antusiasme Anda dalam pekerjaan dan kapan dan di mana majikan dapat menghubungi Anda. Berikan informasi yang diperlukan seperti alamat, nomor telepon, atau alamat email Anda sehingga majikan dapat menindaklanjuti kenyamanannya. Jangan akhiri surat dengan nada pesimistis tetapi dengan sikap positif seolah-olah Anda yakin dengan majikan yang ingin mempekerjakan Anda. Tutup surat Anda dengan selalu berterima kasih kepada atasan untuk waktu dan pertimbangannya, seperti dalam surat bisnis lainnya. Juga, sebutkan bahwa referensi tersedia berdasarkan permintaan. Usahakan agar singkat dan sederhana.
Selalu ingat untuk menggunakan kertas berkualitas baik untuk surat pengantar. Pastikan tidak ada kesalahan pengejaan, tata bahasa, atau pencetakan, dan atasi itu ke orang yang tepat.
Surat pengantar menambahkan sentuhan pribadi Anda pada resume dan memungkinkan Anda untuk menyoroti kualifikasi dan kemampuan Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengekspresikan kepercayaan diri Anda pada kemampuan Anda untuk melakukan pekerjaan itu. Dan itu memberi Anda dan kesempatan untuk menekankan kredensial Anda. Ini harus menarik perhatian yang cukup sehingga majikan melanjutkan membaca. Surat pengantar memungkinkan Anda untuk mengekspresikan apa yang dapat Anda kontribusikan kepada perusahaan jika diberi pekerjaan. Surat pengantar harus ditulis dengan cara yang menciptakan dampak positif maksimum pada majikan. Cara Menulis Surat Pengantar yang Efektif Menulis surat penjualan yang produktif adalah pekerjaan yang sulit. Kami membaca sejumlah surat penjualan setiap hari tetapi ketika harus menulis sendiri, kami bingung! Kita harus memasukkan begitu banyak hal dalam surat itu, tetapi kita tidak memiliki pengetahuan tentang bagaimana menunjukkannya dalam surat itu, bagaimana memulai, bagaimana mengakhiri, mana dari mereka yang disebutkan pertama dan mana yang akan disebutkan kemudian.
Namun, menulis surat penjualan yang efektif bukanlah pekerjaan yang sulit jika kita mengingat hal-hal tertentu saat menulis.
Penataan surat itu
Teknik penulisan surat penjualan yang paling penting adalah struktur surat itu. Surat Anda harus ditulis dalam struktur sedemikian rupa sehingga tepat di awal ia dapat mengarahkan perhatian pembaca. Itu harus meningkatkan minatnya dengan memberinya sesuatu untuk dipikirkan. Kemudian setelah minat dibangun, itu harus membangun keinginan untuk layanan atau produk di dalamnya dan akhirnya Anda ingin mereka untuk bertindak atas keinginan mereka dan sehingga surat Anda harus memberikan informasi bagaimana mereka dapat melakukannya dengan memberikan informasi dari kontak.
Sederhana namun profesional
Hal berikutnya, yang penting, adalah bahasa. Surat penjualan Anda harus ditulis dalam bahasa, yang formal karena akan membuat surat Anda terdengar profesional tetapi tetap periksa bahwa bahasa tidak menjadi terlalu formal atau keras, karena kedengarannya sedikit negatif dan dapat mempengaruhi hubungan dengan calon Anda pelanggan.
Orisinalitas harus dipertahankan
Kemudian, surat itu harus asli dan bukan salinan dari surat lain dari perusahaan lain. Klien Anda harus menerima banyak surat setiap hari, jadi satu-satunya cara untuk tetap setara dengan perusahaan lain adalah bahwa konten Anda harus asli.
Huruf pendek dan padat
Surat Anda tidak boleh panjang. Itu harus pendek, renyah dan to the point. Waktu adalah faktor penting dalam bisnis saat ini. Klien Anda tidak memiliki banyak waktu untuk menghabiskan surat Anda, karena mereka harus melalui banyak surat setiap hari. Karena itu, jika surat Anda panjang, maka mereka akan kehilangan minat setelahnya dan mungkin membiarkannya belum selesai.
Mempertahankan tujuan surat itu
Apalagi hal yang paling penting, saat menulis tidak melupakan tujuan dari surat itu. Sebagian besar dari itu dan kita saat menulis terjebak begitu banyak dengan sisa persyaratan sehingga kita lupa tujuan utama dari menulis surat adalah untuk menjual produk atau layanan.
Kepercayaan
Jual produk atau layanan Anda dengan keras dan dengan percaya diri dalam surat itu. Koplingkan manfaat terbaik produk atau jasa Anda dalam surat itu dan tulislah dalam tajuk kecil berbalut berita. Ini akan membantu meninggalkan kesan yang tahan lama.
Memahami klien
Tulis surat Anda dari sudut pandang pelanggan atau klien Anda. Pertahankan posisi Anda dan rasakan apa yang akan mereka rasakan ketika membaca surat Anda. Dengan cara ini, Anda akan dapat menulis surat, yang akan memberikan apa yang diinginkan pelanggan Anda.
Jika hal-hal kecil namun penting ini diingat saat menulis surat penjualan, Anda dapat menulis surat jutaan dolar untuk perusahaan Anda. Ingat, surat penjualan yang efektif adalah salah satu kunci untuk bisnis yang sukses.