Di dunia ';kantor tanpa kertas';, file dan folder harus usang. Setiap bisnis perlu belajar :bagaimana caranya: mengelola catatan dan mengatur dokumen. Pemilik usaha kecil terlalu takut untuk membuang apa pun. Akibatnya, ini mengarah pada kelebihan folder file, kotak penyimpanan, dan akhirnya longsoran kertas.
Pemilik bisnis akan cenderung menjaga segala sesuatu dalam upaya untuk menghindari harus memutuskan apa yang harus disimpan dan apa yang harus dilempar. Pada waktunya, pintu ruang penyimpanan tidak dapat dibuka dan harapan hilang untuk menemukan dokumen yang mungkin diperlukan. Merupakan tanggung jawab manajemen untuk memastikan semuanya tetap terorganisir untuk mencegah penurunan produktivitas atau penghentian total operasi bisnis.
Cara Mengatur: Kantor
:Sebagian besar usaha kecil tidak berurusan dengan surat-surat mereka sampai terlambat,: kata Barbara Hemphill seorang penulis terkenal tentang masalah efisiensi kantor. Dokumen menumpuk dan dokumen tidak mungkin ditemukan. Jika manajemen dan pemilik belajar lebih banyak tentang manajemen waktu, dokumen akan ada di tempatnya.
Langkah Pertama Mengorganisir
Mulailah dengan mendeklarasikan hari pembersihan kantor. Semua karyawan harus membantu dan mengatur semua dokumen di kantor. Jika mungkin jadwalkan ini pada hari yang biasanya Anda tutup untuk menghindari gangguan. Membayar staf Anda lembur selama satu hari akan sangat bermanfaat setelah Anda melihat hasilnya.
Dimungkinkan untuk mengatur kantor sendiri dan bahkan beberapa wirausahawan biru sejati telah diketahui menyisihkan satu hari untuk tugas itu.
Dokumen di atas meja Anda harus menjadi prioritas utama. Atur berdasarkan subjek dan kemudian tanggal. Setelah menyortir keluar dari jalan, sekarang saatnya untuk meletakkan segala sesuatu di tempat yang tepat. Jika folder file tidak ada untuk beberapa dokumen, maka buat beberapa sehingga ada tempat untuk mereka.
Selanjutnya, cari laporan laba rugi, tanda terima pengeluaran, dan urutkan sesuai. Akuntansi Anda harus menjadi prioritas. Catat transaksi ke dalam sistem akuntansi atau buku besar hingga Anda terkini. Jika Anda seperti saya, Anda dapat menghabiskan sebagian besar hari Anda hanya dengan memasukkan transaksi. Alih-alih, akhiri di saat Anda dapat dengan mudah mengambilnya.
Setelah mengatur dokumen ke dalam folder, Anda akan memerlukan beberapa kotak atau mungkin beberapa peti untuk menyimpan semua dokumen untuk diamankan. Cara khusus Anda mengajukan berbagai hal secara alami akan ditentukan oleh sifat bisnis Anda. Tetapi, terlepas dari jenis bisnis yang Anda operasikan, semua perusahaan harus mengajukan hutang dan piutang pada saat yang bersamaan. Yang terpenting adalah Anda memiliki semacam sistem untuk pengarsipan.
Dokumentasi Terkomputerisasi
Kebakaran atau air dapat menyebabkan kerusakan pada bisnis jika salah satu dari kedua bahaya ini mencapai dokumen penting. Bisnis telah mengatasi bahaya ini dengan berinvestasi pada pemindai sehingga mereka dapat mendigitalkan dokumen fisik mereka.
Dokumen komputer mudah diakses dan lebih mudah diarsipkan dalam CD atau disket 3,5 :. Tentu saja, jika Anda ingin benar-benar berteknologi tinggi, Anda dapat menggunakan hard drive eksternal untuk menyimpan dokumen Anda. CD, disket, dan hard drive eksternal harus disimpan di brankas tahan api, atau di luar gedung.
Layanan cadangan otomatis online juga tersedia. Dengan sedikit biaya, Anda dapat membuat cadangan dokumen komputer ke sistem di luar kantor. Ini sangat bagus untuk catatan keuangan. Tidak boleh ada bisnis keuangan tanpa sistem cadangan.
Hemphill mengatakan bahwa :Kemampuan Anda untuk menyelesaikan tugas sehari-hari secara langsung berkaitan dengan kemampuan Anda untuk menemukan informasi yang tepat pada waktu yang tepat.: Jika kantor Anda saat ini tidak terorganisir menjadikannya prioritas utama Anda. Ini akan menghemat waktu dan uang Anda di masa depan.