Sebenarnya, memiliki jadwal yang terlalu padat bukanlah sesuatu yang bisa dibanggakan, tetapi tidak ada kenyataan bahwa saya memiliki banyak tanggung jawab:
Saya menggembalakan sebuah gereja
Saya menjalankan klub olahraga
Saya membantu mengelola tempat perkemahan
Saya adalah webmaster dari sekitar 50 situs
Saya adalah ayah dari tiga anak
Tentu saja beberapa dari tanggung jawab ini lebih memakan waktu daripada yang lain, dan beban di setiap area tidak pernah statis, tetapi saya biasanya berhasil menjaga semua bola tetap di udara. Saya meletakkan ini pada empat hal secara mendasar:
Bagaimana cara menghentikan pikiran Anda dari mengendalikan hidup Anda | Albert Hobohm | TEDxKTH
Saya memiliki tim yang kuat yang bekerja bersama saya
Sejauh mungkin, saya mengizinkan mereka yang melakukan pekerjaan untuk membuat keputusan di bidang mereka
Saya menjadwalkan waktu saya dengan ketat
Saya mengendalikan email saya
Item terakhir ini mungkin tampak sepele dibandingkan dengan tiga yang pertama, tetapi bagi saya sepertinya tidak ada yang dapat dengan mudah menghancurkan kehidupan kerja Anda sebagai email yang tidak dikelola.!
Miliaran email sekarang berkeliling di planet kita setiap hari (jika tidak setiap jam). Ini bagus karena memberi kita kesempatan untuk membangun hubungan dan komunikasi dengan orang-orang di seluruh dunia dengan cara yang tidak dapat dibayangkan satu generasi yang lalu. Namun untuk alasan yang sama, ini juga dapat mengambil alih kehidupan kerja Anda.
Saya biasanya menerima antara 150 hingga 200 email per hari. Saya kenal beberapa orang yang mendapatkan berkali-kali angka itu. Sementara beberapa orang mungkin hanya mendapatkan sedikit, semakin aktif Anda dalam manajemen, semakin banyak email yang akan Anda terima. Itu tidak bisa dihindari. Triknya adalah memiliki strategi untuk menghadapinya. Biarkan saya menguraikan strategi saya sesederhana mungkin. Ada tiga langkah:
Langkah satu: gunakan filter spam yang bagus
Ketika saya mengatakan saya menerima antara 150 hingga 200 email, ini adalah yang sah. Jika saya menambahkan semua email penjualan viagra dan sampah lain yang diarahkan pada saya, itu akan menjadi dua kali lipat dari jumlah itu.
Saya mulai menggunakan Penangkapan Spam untuk menangani email spam saya dua tahun lalu dan akan merekomendasikan hal ini kepada siapa pun. Saya tidak akan mengatakan lebih banyak tentang itu di sini, karena saya telah menulis artikel lengkap tentang solusi anti-spam yang dapat Anda temukan di sini jika Anda tertarik untuk membacanya.
Ini adalah langkah pertama. Singkirkan spam.
Langkah dua: nonaktifkan kotak masuk otomatis Anda
Ini adalah langkah paling vital dalam sistem. Sampai Anda melakukan ini, Anda tidak akan memiliki kedamaian.
Banyak hal yang mengancam untuk mengganggu hari kerja yang paling terencana, paling jelas:
Orang-orang datang ke pintu tanpa diduga
Panggilan telepon yang tidak Anda harapkan
Anda dapat meminta asisten kantor untuk menyaring orang dan panggilan telepon, tetapi apa gunanya jika Anda membiarkan kotak masuk Anda bersiul setiap dua menit, memberi tahu Anda bahwa seseorang memiliki pesan baru untuk Anda?
Tentu saja Anda dapat mengabaikan kotak masuk yang bengkak, tetapi ketika Anda mendengar bunyi peluit pemberitahuan kecil setiap 10 menit, itu bisa seperti siksaan air yang lama - menetes, menetes, menetes di dahi Anda. Itu terus menarik perhatian Anda, dan cepat atau lambat rasa ingin tahu Anda menjadi lebih baik dari Anda. :Aku ingin tahu siapakah itu, berusaha menghubungiku?: Dan jadi Anda mengambil puncak, dan tiba-tiba tugas terjadwal Anda telah dikesampingkan.
MATIKAN!
Sisi lain dari ini tentu saja adalah Anda harus menjadwalkan waktu (atau waktu) ketika Anda dapat mengunduh semua email secara manual.
Pilih waktu ketika pikiran Anda cukup tajam - tugas pertama hari kerja bekerja untuk saya. Saya benar-benar memeriksa milik saya dua kali - hal pertama di pagi hari, dan sore hari.
Jika Anda menerima volume email yang serupa dengan saya, sisihkan satu jam tetapi tidak lebih. Anda tidak akan dapat menangani 100 email dalam lima menit, tetapi tidak akan berlarut-larut selamanya. Anda akan melihat alasannya di langkah berikutnya.
Langkah 3: Bagilah dan Taklukkan
Ini adalah langkah terakhir, dan perlu dilakukan dengan cukup kejam.
Anda memiliki tiga jenis email di kotak masuk Anda
Barang-barang yang bisa segera dibuang
Email yang membutuhkan waktu kurang dari 2 menit untuk berurusan
Email yang membutuhkan waktu lebih dari 2 menit untuk ditangani
Inilah prosedurnya:
Pertama, Anda mengunduh semua email itu dan mengumpulkannya, membuang apa pun yang bisa dibuang.
Kerjakan terus melalui tumpukan, mengambil email spam yang berhasil melalui filter Anda, pesan kesalahan sistem yang tidak relevan, mengembalikan email yang tidak Anda kirim (karena beberapa spammer membajak alamat Anda) dan sejumlah email lainnya bahwa Anda tidak relevan dengan Anda saat ini.
Saya menggunakan fungsi ';temukan'; di Outlook untuk mengambil ini dalam kelompok. Saya melakukan pencarian di ';berlangganan'; misalnya, untuk memeriksa email notifikasi yang memberi tahu saya bahwa seseorang telah berlangganan salah satu penjawab otomatis saya. Setelah saya memindai banyak untuk memastikan bahwa mereka adalah alamat asli, saya menghapusnya.
Sekarang pemusnahan ini harus mengurangi ukuran kotak masuk Anda setidaknya setengah. Langkah selanjutnya adalah melalui sisa tumpukan dan menjawab semua yang membutuhkan respons yang akan membawa Anda kurang dari 2 menit.
Anda bisa mengatakan ';ya'; untuk pengiriman itu, ';tidak'; untuk tawaran itu, dan ';terima kasih'; kepada orang yang mengirimi Anda ucapan selamat ulang tahun.
Saya biasanya menemukan bahwa saya dapat membuat respons yang tulus kepada tiga perempat dari orang-orang yang berkomunikasi dengan saya melalui email dalam dua menit atau kurang. Ingatlah bahwa Ayah Dave tidak. 1 pedoman untuk komunikasi email yang baik: Hanya karena Anda berurusan dengan orang secara efisien bukan berarti Anda tidak peduli!
Setelah menyelesaikan langkah ini, saya biasanya menemukan bahwa saya telah berurusan dengan setidaknya 90% dari email yang saya mulai. Sekarang inilah trik terakhir -
JADWAL APA KIRI UNTUK WAKTU LAIN
Saya biasanya pergi dengan antara tiga hingga sepuluh email yang akan membutuhkan perhatian serius. Saya menjadwalkan mereka untuk suatu periode ketika saya dapat mencurahkan waktu yang diperlukan untuk mereka. Ini memiliki banyak manfaat:
Email yang serius mendapatkan perhatian yang layak mereka dapatkan, alih-alih diperas di akhir sesi penjawab email yang panjang.
Anda sekarang dibebaskan untuk kembali ke tugas terjadwal lainnya.
Anda memperkenalkan ritme dalam komunikasi Anda dengan orang-orang yang dapat membantu hubungan jangka panjang Anda.
Arti penting dari poin terakhir ini mungkin tidak segera jelas bagi semua orang, tetapi ini sangat relevan bagi saya sebagai seorang pendeta.
Saya mendapatkan banyak orang menulis kepada saya dengan masalah kritis yang memerlukan beberapa tingkat konseling. Sementara saya mencoba merespons dengan cepat seruan awal untuk bantuan, jika hubungan berkembang menjadi dialog yang berkelanjutan, saya merasa sangat membantu memperlambat proses komunikasi hingga tidak lebih dari satu balasan per hari.
Ini memberi orang yang saya ajak bicara untuk memikirkan apa yang telah dikatakan dan mencegah mereka menjadi terlalu bergantung pada saya. Itu juga membuat saya merasa positif tentang hubungan daripada kewalahan.
Pastikan Anda memiliki program email yang bagus
Adapun mur dan baut menggunakan sistem ini, saya menemukan bahwa Microsoft Outlook bekerja sangat baik untuk saya (dan maksud saya ';Outlook'; dan bukan ';Outlook Express';).
Program apa pun yang Anda gunakan, sangat membantu untuk dapat mengubah email menjadi tugas dan untuk dapat menjadwalkan tugas langsung ke kalender Anda. Outlook membuat ini mudah bagi saya. Saya membuat tugas, memasukkan email ke dalam tugas, dan kemudian memasukkan tugas di suatu tempat ke dalam kalender. Mungkin Anda punya program lain yang berfungsi sama baiknya untuk Anda dalam hal ini. Jika ya, bagus!
Yah, itu dia! Kendalikan email Anda dan Anda akan merasa jauh lebih mudah untuk mengendalikan waktu Anda secara keseluruhan. Saya tidak dapat menjamin bahwa ini akan memberi Anda lebih banyak waktu untuk tidur. Jika Anda seperti saya, itu bisa berarti bahwa Anda dapat memasukkan lebih banyak hal ke dalam jadwal Anda, tetapi itu adalah subjek untuk artikel lain (paling baik ditulis oleh orang lain).