Banyak, jika tidak sebagian besar, bisnis luar biasa santai tentang retensi email, penyimpanan email, dan manajemen email secara umum. Pada saat yang sama, persentase bisnis yang sebenarnya dilakukan melalui email terus melambung. Banyak bisnis berpikir mereka memiliki sistem pengarsipan email, sedangkan sebenarnya mereka adalah sistem penyimpanan email.
Anda dapat memeriksa di sini http://www.mail-archive.com.au
Suatu bisnis dapat dengan hati-hati mencadangkan sistemnya setiap hari, menyelesaikan penyimpanan email, tetapi apakah cadangan itu benar atau bermanfaat? Pertimbangkan kebiasaan yang mungkin dimiliki karyawan, seperti menghapus email yang mereka pikir tidak mereka butuhkan atau menyimpan ratusan email baik di kotak mereka atau sistem folder mereka sendiri, tidak hanya menimbulkan masalah manajemen email, tetapi juga membuatnya sangat sulit untuk ambil email penting nanti.
Cara Menghentikan Panggilan Spam, Email, dan Teks yang Mengganggu
Anda dapat memeriksa di sini http://www.mail-archive.com.au
Karyawan cenderung membutuhkan berjam-jam, jika bukan berhari-hari, untuk menemukan email yang lama, dan jika mereka pergi, perlu berminggu-minggu bagi orang lain untuk melakukannya. Sebagian besar waktu yang dihabiskan untuk mengejar email ada di bawah radar? karyawan tidak akan membawanya ke atasan jika mereka dapat membantu.
Anda dapat memeriksa di sini http://www.mail-archive.com.au
Untuk menghindari penyimpanan email yang berlebihan, banyak bisnis memiliki kebijakan formal atau informal yang mengarahkan karyawan untuk menghapus email setelah beberapa periode waktu sehingga penyimpanan email tidak membanjiri sistem, tetapi itu berarti semua email masuk. Karena sistem cadangan bersifat inkremental, data agaknya tersedia hingga beberapa bulan, tetapi setelah itu karyawan dihadapkan dengan masalah tambahan yang cadangannya berisi informasi yang tepat.
Salah satu aset utama pengarsipan email adalah bahwa email penting - dan lampirannya - selalu disimpan. Setiap pesan yang dibutuhkan akan tersedia dalam sistem pengarsipan email yang baik, dan akan dicap tanggal sehingga tidak ada pertanyaan apakah ada orang yang mungkin telah mengubah pesan. Sistem pengarsipan email yang baik menyimpan semua pesan, masuk dan keluar, baik internal maupun eksternal, dan dapat menangani beberapa tahun penyimpanan email, sesuai kebutuhan, sambil tetap menyediakan pencarian cepat melalui sistem pengarsipan email.
Meskipun menemukan email yang diberikan mungkin sulit, menemukan lampiran ratusan kali lebih menantang, bahkan dalam sistem dengan penyimpanan email yang baik dalam sistem cadangan. Sebagian besar sistem bersifat inkremental, dicadangkan untuk jangka waktu tertentu. Menemukan cadangan yang tepat dan membuka lusinan, atau ratusan, pesan email untuk melihat apakah suatu dokumen tertentu dilampirkan lebih dari menakutkan..
Pengarsipan email memecahkan masalah, termasuk penyimpanan email yang memakan banyak ruang pada sistem dan retensi email yang tidak akan terpengaruh oleh karyawan yang menyimpan pesan (dan lampiran) ke dalam sistem folder yang mereka buat sendiri, atau menghapus email dengan cepat. Program pengarsipan email yang efektif juga menyediakan kepatuhan email, memastikan bahwa pesan dan lampiran adalah bukti perusakan.
Anda dapat memeriksa di sini http://www.mail-archive.com.au