Ketika email pertama kali muncul, banyak pakar menggembar-gemborkan akhir surat siput. Setelah semua yang mereka katakan email dapat dikirim secara gratis, itu instan dan Anda dapat berpotensi menerima balasan untuk komunikasi Anda lebih cepat daripada yang akan membawa Anda untuk menjatuhkan surat siput Anda di kantor pos setempat. Puluhan tahun pada email sudah pasti jauh dari menggantikan penggunaan surat siput. Bahkan dalam banyak hal semua email yang telah dilakukan ditambahkan saluran komunikasi lain dan meningkatkan penggunaan semua metode komunikasi lainnya juga. Kami pada dasarnya telah meningkatkan beban korespondensi kami dengan menciptakan metode komunikasi instan.
25 KETERAMPILAN COPING Setiap Orang HARUS PUNYA!
Karena itu kami menemukan semakin banyak orang menjadi stres dan banyak penyebabnya adalah email mereka. Kami dibanjiri dengan spam dan dengan fakta bahwa email sangat cepat dan mudah, orang-orang terpaksa mengirim pesan melalui email yang seharusnya tidak akan dikirim seandainya email tidak ada.
Surel juga menyebabkan frustrasi dan iritasi karena sifatnya yang instan. Orang-orang mengharapkan balasan dalam 24 jam dan merasa frustrasi ketika ini tidak terpenuhi.
Jadi bagaimana Anda dapat mengurangi stres yang disebabkan oleh email dan mengambil kembali kendali atas saluran komunikasi Anda.
1. Periksa email Anda sekali sehari. Masalahnya adalah kita terus terganggu sepanjang hari karena email terus masuk ke kotak masuk kita. Kami memiliki kebutuhan yang mengganggu ini untuk membaca dan memeriksanya seolah-olah itu adalah masalah yang mendesak. Kenyataannya adalah bahwa sebagian besar email tidak mendesak dan terus-menerus menghentikan apa yang Anda fokuskan dapat benar-benar menghabiskan banyak waktu sehari untuk kehilangan produktivitas dan efisiensi. Oleh karena itu tip sederhana adalah menyisihkan blok waktu setiap hari untuk memeriksa semua email Anda sekaligus. 2. Baca email hanya sekali dan tangani saja. Tidak ada gunanya membaca email dan kemudian melompat ke yang berikutnya tanpa membalasnya. Menangani semua email Anda sekali. Jika tidak memerlukan balasan maka hapuslah, jika tidak maka tulis balasannya saat itu juga. Jika email meminta pertimbangan Anda untuk menuliskan respons yang tepat maka setidaknya tulis konsep dan simpan di folder konsep Anda. Idenya adalah bahwa dengan mengurangi penanganan email Anda, Anda akan mengurangi stres yang mengganggu terkait dengan mengetahui bahwa Anda harus berurusan dengan email yang duduk di kotak masuk Anda.
3. Jangan kelebihan beban. Jangan biarkan kotak masuk Anda kelebihan muatan. Jika Anda tahu orang-orang tertentu mengirimi Anda surel yang tidak perlu ditangani secara instan seperti surel pribadi, lelucon, dll. Buat folder dan surel surel-surel itu secara otomatis dimasukkan ke dalam folder untuk dibaca di kemudian hari. Stres sering disebabkan ketika Anda merasa kewalahan dengan berapa banyak email yang duduk tanpa dijaga di kotak masuk Anda sehingga singkirkan orang-orang yang menghabiskan banyak ruang.
Pada akhirnya Anda tidak perlu membiarkan surel menjadi lebih baik dari Anda. Ini hanyalah alat lain yang tersedia untuk Anda sehingga Anda memegang kendali. Dengan mengikuti beberapa langkah sederhana, Anda tidak perlu stres dan frustrasi dengan email Anda lagi.