Tidak ada keraguan bahwa salah satu bagian tersulit dalam mengelola praktik pribadi saat ini adalah kepegawaian. Praktik swasta tidak memiliki sumber daya yang sama yang tersedia untuk rumah sakit atau klinik seperti MBA atau profesional Sumber Daya Manusia yang menangani masalah kepegawaian. Namun terlepas dari kekurangan sumber daya ini, satu fakta tetap ada: Kegagalan untuk mengenali dan berhasil mengatasi komponen kunci ini akan menyebabkan lebih banyak stres, lebih sedikit pendapatan, dan akhirnya karier yang jauh lebih tidak memuaskan.
Sangat disayangkan bahwa sebagian besar sekolah pascasarjana kami gagal memberikan dokter dengan bahkan sedikit pelatihan di bagian yang sangat penting dari praktik swasta ini. Kegagalan untuk menangani masalah kepegawaian dengan tepat mengarah pada kesalahan mahal, kehilangan pendapatan, dan potensi masalah hukum. Sayangnya, sebagian besar dokter hanya belajar untuk menangani masalah ini dengan serius setelah melakukan kesalahan yang sangat mahal; Namun, Anda dapat mempelajari keterampilan yang Anda butuhkan untuk membangun tim yang menang dan sukses.
Mark Cuban Interview - Apa yang Membuat Bisnis Sukses dan Bagaimana Menjalankan Bisnis yang Sukses
Pertimbangkan staf kantor sebagai sistem yang terdiri dari lima prinsip dasar.
1. Identifikasi semua posisi yang perlu staf atau outsourcing
Gaji seringkali merupakan elemen praktik yang paling mahal. Perekrutan harus dilakukan hanya setelah Anda dengan hati-hati merancang bagan organisasi yang menunjukkan pekerjaan mana yang akan diisi secara internal, dan mana yang harus diisi secara eksternal..
Putuskan tugas mana yang akan membutuhkan personel di lokasi, dan tugas mana yang cocok untuk outsourcing. Dalam lingkungan praktik saat ini, sangat penting untuk tidak mempekerjakan orang untuk tugas-tugas yang dapat lebih tepat outsourcing, disubkontrakkan ke profesional lain, atau ditangani oleh teknologi yang ada. Contoh sempurna di sini adalah transkripsi yang sebagian besar dapat dihilangkan dengan sistem catatan elektronik yang baik. Beberapa tugas penagihan dan penagihan juga dapat ditransfer ke subkontraktor yang lebih terjangkau.
Pastikan Anda memiliki gambar yang jelas tentang struktur staf yang ingin Anda capai pada akhirnya sebelum memasang iklan untuk karyawan potensial. Pertimbangan yang cermat ini sangat penting untuk profitabilitas, dan bagian penting dari manajemen praktik. Mempekerjakan personel untuk kantor Anda adalah proses evolusi yang harus memuji gaya praktik dan keuangan Anda.
2. Temukan dan pilih kandidat yang sesuai
Untuk menemukan kandidat yang tepat, Anda harus memiliki visi yang jelas untuk posisi atau peran tersebut. Sebelum Anda mulai merekrut, buat deskripsi pekerjaan yang terperinci untuk posisi tersebut. Anda tidak akan dapat mempekerjakan staf yang tepat jika Anda tidak jelas dengan apa yang Anda cari.
Jabarkan tugas, tanggung jawab, dan jalur karier untuk posisi ini. Uraikan keterampilan, kompetensi, dan pengalaman yang harus dimiliki oleh seorang pelamar agar dapat berhasil dalam posisi tersebut. Tentukan seperti apa :kinerja luar biasa: dalam peran ini. Gagal melakukan ini seperti mencoba membangun gedung pencakar langit tanpa rencana teknis.
Setelah Anda memiliki peran yang jelas di tangan, mencari pelamar yang tepat dapat dimulai. Mulailah dengan membangun kumpulan pelamar yang besar. Surat kabar lokal atau regional bekerja dengan baik di sebagian besar wilayah. Referensi dari personel Anda saat ini juga dapat menjadi sumber pelamar yang baik. Anda juga dapat memperoleh hasil yang baik dari memposting lowongan di kantor Anda, di setiap buletin yang Anda kirim, dan di situs web Anda.
Mengarahkan kandidat potensial untuk mengirimkan resume, referensi, dan surat lamaran ke kantor Anda melalui email. Ini mencapai beberapa hal:
- Menyaring pelamar yang kurang tingkat dasar melek komputer
- Memungkinkan Anda untuk memeriksa pengajuan ejaan, tata bahasa, dan gaya
- Memungkinkan Anda untuk melihat apakah pelamar dapat mengikuti instruksi dasar
Jika Anda tidak dapat menerima aplikasi melalui email, minta calon pelamar untuk mengirim faks dalam resume mereka. Jangan terima panggilan telepon tentang posisi terbuka. Jangan biarkan aliran telepon yang tak berujung dari pelamar mengganggu hari tim Anda.
Wawancara adalah seni dalam dan dari dirinya sendiri. Selalu rencanakan untuk melakukan wawancara dengan pasangan, lebih disukai dengan staf dari lawan jenis. Wawancara pelamar berdampingan dengan sekutu tepercaya memiliki manfaat tambahan yang memungkinkan Anda untuk membandingkan tayangan dan mengajukan pertanyaan yang berbeda. Sebelum membuat pilihan Anda, ada baiknya melakukan tes keterampilan dan wawancara kedua. Ingatlah untuk memiliki pilihan kedua untuk kembali, jika pilihan pertama Anda tidak berhasil.
3. Menetapkan kebijakan manajemen
Penetapan kebijakan manajemen yang baik adalah langkah penting. Pembuatan dan pemeliharaan manual kebijakan dan kepatuhan yang efektif sangat penting. Jangan abaikan bagian yang sangat penting dari proses pembangunan tim ini.
Manual ini pada akhirnya akan menjadi buku latihan Anda. Pernahkah Anda tahu tim atau organisasi papan atas berfungsi di tingkat tinggi tanpa sistem kebijakan, arahan, dan aturan dasar? Kantor Anda tidak berbeda. Semakin jelas manual Anda, semakin baik hasil yang akan Anda dapatkan dari tim Anda.
Banyak dokter membutuhkan bantuan untuk tugas ini. Anda dapat membeli templat, komponen, dan sumber daya yang ditulis dengan baik secara online. Namun, penting untuk memastikan bahwa manual dan kebijakan Anda mematuhi hukum ketenagakerjaan negara bagian dan federal.
- Kunjungi situs web negara Anda sendiri untuk memastikan bahwa Anda memahami undang-undang perburuhan setempat, pedoman upah, dan kebijakan anti-diskriminasi.
- Minta pengacara ketenagakerjaan yang baik di negara bagian Anda meninjau kebijakan dan prosedur Anda. Setiap biaya yang dihabiskan di sini akan dibayarkan kembali dalam sekop. Banyak firma hukum ketenagakerjaan dapat merancang manual yang sangat baik atas nama Anda.
Setelah Anda memiliki buku pedoman pendahuluan, tinjaulah untuk memastikannya memenuhi persyaratan hukum untuk mempekerjakan, tidak melakukan diskriminasi, cuti, dll. Kumpulkan buku pedoman Anda dan letakkan di lokasi yang dapat diakses di kantor. Semua karyawan harus memiliki akses ke manual. Tempatkan satu di setiap workstation.
4. Buat tugas tertulis dan daftar periksa yang jelas
Setiap posisi di kantor Anda harus memiliki tidak hanya deskripsi posisi tertulis, tetapi juga daftar tanggung jawab tertulis.
Catat setiap tugas dan tanggung jawab, mulai dari cara membuka kunci kantor, keamanan, dan sistem telepon, sampai akhir tanggung jawab. Asumsi paling aman saat menulis ini adalah dengan tidak menganggap apa pun. Semakin berorientasi pada Anda saat menjalani proses ini, semakin sedikit peluang untuk kesalahpahaman dan kesalahan karyawan di masa depan.
Ada banyak templat dan sumber daya luar biasa yang tersedia secara online yang dapat Anda gunakan sebagai titik awal, tetapi kunci keberhasilan akan melibatkan penyesuaian, sehingga dokumentasi Anda tepat sesuai dengan kebutuhan Anda. Informasi ini kemudian harus diintegrasikan ke dalam buku pegangan kantor Anda.
5. Membuat mekanisme yang tepat untuk menangani kelalaian staf, ketidakpatuhan atau pengabaian yang disengaja
Pastikan Anda memiliki kebijakan, prosedur, dan mekanisme tertulis yang jelas untuk menangani kelalaian staf, ketidakpatuhan, atau pengabaian yang disengaja. Topik-topik ini harus dicakup sepenuhnya dalam manual kebijakan dan prosedur Anda. Ketika mengembangkan kebijakan praktik Anda, terapkan semua sumber daya dan informasi yang tersedia untuk Anda. Dapatkan saran dari penasihat hukum yang solid, dan minta mereka meninjau produk akhir Anda sebelum menyaring informasi tersebut kepada staf Anda. Ini dapat menyelamatkan Anda dari sakit kepala hukum yang tak terhitung jumlahnya di masa depan.
Dengan mengikuti lima prinsip dasar ini, Anda dapat mulai membangun tim yang menang dan sukses.