Anda telah diberi tanggung jawab selama satu hari besar di depan - acara barbekyu musim panas tahunan perusahaan, pesta pensiun pendiri, menampung :wig besar: dari kantor pusat perusahaan - dan Anda tahu Anda tidak bisa menangani semua ini sendiri. Asisten tepercaya Anda, yang mengadakan pesta liburan kantor tahun lalu dalam waktu kurang dari tiga minggu dengan anggaran yang ketat, mengatakan Anda tidak dapat membayarnya cukup untuk melakukan hal seperti itu lagi. Anda memerlukan bantuan profesional dan Anda membutuhkannya sekarang! Perencana pesta adalah orang yang tepat untuk Anda!
Menjadi Perencana Acara: Berapa banyak untuk diinvestasikan? (Bagian 1)
Hal pertama yang perlu Anda pertimbangkan adalah apakah acara Anda benar-benar sebuah acara. Perencanaan pesta telah menjadi begitu terspesialisasi dalam beberapa tahun terakhir ini sehingga tidak semua acara, yah, acara. Peristiwa yang lebih mirip bisnis - seminar pelatihan, kesepakatan merger, dan sesi pengembangan produk baru - di mana makanan dan minuman dijaga seminimal mungkin atau disajikan di luar kantor sekarang dianggap “rapat” dan memiliki perencana rapat khusus untuk menangani kekhususan khusus . Sebagian besar acara lain, dengan makanan, minuman, hiburan dan tema atau tujuan meriah, hanya itu - acara. Perencana acara profesional menangani segudang detail yang diperlukan untuk acara-acara seperti itu.
Sekarang setelah Anda tahu jenis perencana yang perlu Anda konsultasikan, keputusan Anda berikutnya haruslah seberapa banyak kontrol atas perencanaan yang ingin Anda berikan kepada perencana, dan berapa banyak biaya perencana untuk layanan tersebut. Beberapa perencana suka :melakukan semuanya: - Anda pada dasarnya memberi mereka tanggal, jumlah tamu yang diharapkan, tema atau tujuan acara dan mereka melakukan sisanya. Mereka akan menemukan Anda tempat, katering, hiburan, dekorasi, bunga, dan semuanya sampai ke pesta nikmat. Anda akan memiliki keputusan akhir, tentu saja, tetapi selain itu, Anda dapat duduk dan membiarkan mereka melakukan pekerjaan untuk Anda. Satu-satunya kekhawatiran Anda adalah apakah tuksedo atau gaun Anda akan kembali dari binatu tepat waktu. Perencana lain hanya akan menyarankan, atau :merencanakan kertas: acara, memberi Anda daftar katering, tempat dan yang lainnya yang cocok untuk acara seperti milik Anda. Kemudian, Anda harus memeriksa masing-masing, membuat reservasi, membuat keputusan, melakukan pekerjaan kaki. Dan kemudian ada mayoritas perencana yang lebih memilih untuk berada di antara dua ekstrem itu.
Setiap perencana memiliki biaya atau biaya untuk setiap jenis layanan yang mereka lakukan. Anggaran Anda akan menjadi faktor besar dalam seberapa banyak keterlibatan perencana Anda dalam acara Anda. Pastikan untuk meminta proposal. Namun, jangan otomatis pergi dengan penawar terendah. Seperti yang akan kita lihat, ada faktor-faktor dan kualitas lain untuk memilih perencana yang sempurna untuk acara Anda berikutnya daripada garis bawah. Mengajukan pertanyaan kepada calon perencana Anda dapat membantu menentukan orang atau layanan yang tepat untuk Anda.
Apa sifat bisnis Anda, dan nada acara yang diproyeksikan? Apakah Anda firma hukum terkenal? Maka suasana yang lebih tenang untuk pesta liburan Anda mungkin lebih baik dalam menjaga klien dan personel Anda. Apakah bisnis Anda berspesialisasi dalam pengembangan web kreatif? Jika demikian, maka pesta makan malam yang menyamar untuk menghormati karyawan top tahun ini mungkin sangat dinanti-nantikan dan sangat dihadiri. Perencana acara Anda perlu memahami sifat bisnis Anda dan kepribadian keseluruhan karyawan Anda. Ini tidak pernah lebih penting ketika meminta perencana untuk menangani dekorasi, tempat dan detail lainnya yang akan mengatur gaya dan suasana pesta..
Apakah perencana Anda fleksibel? Apakah perencana Anda berpengalaman? Jika penyelia Anda tiba-tiba memutuskan untuk menambahkan orang-orang dari Litbang ke pesta peluncuran produk, bagaimana perencana Anda akan menangani perubahan rencana? Dapatkah perencana Anda mengelola beberapa jenis acara, atau apakah mereka lebih suka berurusan dengan satu atau dua jenis saja? Ada perencana pesta hebat yang tidak akan tahu bagaimana cara mengatasi atmosfer kaya media dari peluncuran produk. Dan di sisi lain, ada perencana hebat yang tidak akan mengincar sesuatu seperti peluncuran, tetapi tidak akan bermimpi melakukan pesta koktail yang tenang dan tenang. Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, perencanaan pesta menjadi sangat terspesialisasi, dan meskipun tidak semua perencana memilih ceruk tertentu, Anda ingin memastikan bahwa perencana Anda memiliki pengalaman dalam gaya acara yang Anda rencanakan..
Terakhir, coba dan perhatikan ketersediaan dan gaya komunikasi perencana Anda sebelum merekrut. Seorang perencana yang hanya bekerja di malam hari mungkin tidak cocok untuk bisnis Anda, kecuali jika Anda suka melakukan panggilan bisnis dari rumah. Demikian juga, perencana yang tidak pernah tersedia untuk panggilan, atau lebih suka pesan teks atau email, mungkin tidak dapat dijangkau seperti yang Anda inginkan atau inginkan. Semua pebisnis sibuk. Kita semua kadang-kadang tidak tersedia. Tetapi seorang perencana bagian yang tidak pernah ada ketika Anda membutuhkannya bukanlah tipe yang Anda butuhkan.
Dalam hal apa pun, sebelum menyewa seorang perencana, Anda harus meminta referensi. Bisnis Anda akan menghabiskan uang hasil jerih payah pada acara dan perencana. Anda tidak dapat menyewa penawar terendah jika mereka adalah seseorang yang tidak cukup berpengalaman, tidak cukup tersedia atau tidak cukup dapat dipercaya. Acara Anda spesial untuk bisnis Anda dan orang-orangnya. Kalau tidak, Anda tidak akan cukup khawatir untuk ingin menyewa perencana pesta. Pastikan perencana yang Anda sewa sama spesialnya dengan acara yang Anda rencanakan.