Tidak peduli seberapa besar atau kecil, setiap kegiatan pemasaran acara perlu direncanakan dengan baik. Meskipun setiap peristiwa berbeda, ada beberapa pedoman umum tentang cara Anda dapat merencanakan semuanya. Ikuti tips ini ketika Anda mengatur hari istimewa itu.
1. Dapatkan pemahaman yang jelas tentang tujuan promosi pemasaran acara. Suatu acara organisasi perlu didefinisikan secara jelas, untuk memfokuskan semua upaya menuju tujuan yang diinginkan. Penting untuk mengetahui signifikansi di balik acara dan hasil yang diantisipasi. Misalnya, apakah itu dimaksudkan untuk menciptakan kesadaran, mendorong percobaan atau mempromosikan penjualan? Menganalisis hasil aktual dari aktivitas pemasaran acara terhadap tujuan-tujuan ini.
Cara Mengatur Acara yang Sempurna - Pakar Acara
2. Tetapkan kiriman kunci untuk acara Anda. Berapa banyak orang yang Anda harapkan? Apa yang Anda harapkan dari peserta dari acara ini? Jika ini adalah acara reguler, apakah Anda mencoba untuk mendapatkan jumlah pemilih yang lebih besar dari tahun lalu? Jawabannya akan membantu Anda merencanakan sesuatu dengan lebih baik.
3. Tetapkan anggaran acara Anda. Ini harus menjadi prioritas utama. Tetapkan anggaran kerja yang ketat, plus sisihkan uang tambahan jika-kalau terjadi sesuatu yang tidak terduga. Ingatlah seberapa banyak Anda bersedia menghabiskan dan faktor-faktor penghasil pendapatan potensial, seperti biaya pendaftaran.
4. Pilih tanggal dan lokasi acara. Selalu sediakan opsi terbuka dan kunjungi beberapa situs sebelum Anda mengambil keputusan. Ini akan membantu Anda merencanakan seluruh acara tergantung pada ketersediaan kamar dan fasilitas lainnya seperti parkir, penerangan, komputer dan akses internet dll.
5. Atur timeline proyek dan mundur dari tanggal program pemasaran acara Anda. Tentukan tenggat waktu untuk setiap kegiatan, seperti pengumuman pertama acara, persiapan bahan promosi, finalisasi pengaturan tempat duduk, rekrutmen vendor untuk makanan, hiburan, dekorasi ... dan daftarnya berlanjut …….
6. Beberapa acara memerlukan izin atau lisensi khusus untuk menyelenggarakannya. Ini bisa untuk apa saja, seperti izin untuk menggunakan rekaman musik, memberikan keamanan atau mempertahankan kontrol lalu lintas. Semua ini harus dilakukan jauh sebelumnya, tanpa mendorongnya sampai saat terakhir.
7. Jika Anda mempublikasikan acara, lalu apa media untuk menjangkau audiens yang ditargetkan? Ini mungkin termasuk distribusi pamflet, undangan pra-cetak, surat, pengumuman atau media lainnya.
8. Merencanakan keadaan darurat. Tuliskan semua pintu kebakaran, dan siapkan rencana evakuasi di atas kertas, jika terjadi keadaan darurat. Kecelakaan jarang memperingatkan sebelumnya; karena itu berharap yang terbaik, tetapi bersiaplah untuk yang terburuk.
Cara Mengatur Acara yang Sempurna - Pakar Acara
Sangat penting untuk menyiapkan daftar periksa dan menindaklanjuti dengan vendor secara berkala. Luangkan waktu dan catat semua poin penting dan pastikan Anda tidak berkompromi pada kualitas untuk meretas anggaran Anda.