Sementara sebagian besar perusahaan memiliki kebijakan khusus dan manual prosedur cetak yang ditulis untuk diikuti karyawan, bisnis kebersihan Anda mungkin sudah dimulai secara paruh waktu dengan Anda melakukan semuanya. Kemungkinan besar, tidak ada yang tertulis. Dengan banyak tugas berbeda yang menarik Anda dalam ribuan arah, menuliskan prosedur Anda kemungkinan besar tidak berhasil mencapai puncak daftar :to do: Anda. Tetapi apa yang terjadi ketika Anda ingin pergi berlibur? Atau jika Anda sakit atau terluka? Memiliki pedoman kebijakan dan prosedur tertulis untuk bisnis kebersihan Anda berarti bisnis Anda dapat terus berjalan jika Anda memang jatuh sakit atau terluka atau jika Anda memutuskan untuk mengambil cuti yang sangat dibutuhkan..
SOP 5 Langkah: Cara Menulis Prosedur Operasi Standar 【Template Excel】
Jadi, bagaimana Anda menulis prosedur yang Anda lakukan agar bisnis Anda tetap berjalan? Mulailah dengan menyadari bahwa ini adalah tugas penting yang harus diambil. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda membuat manual prosedur untuk bisnis pembersihan Anda:
1. Jangan mencoba untuk duduk dan menulis manual Anda sekaligus. Anda akan berkecil hati dan kemungkinan besar mengesampingkan dokumen dan tidak pernah kembali ke sana. Anda tidak harus menangani proyek ini sekaligus. Alih-alih, sisihkan satu blok waktu setiap hari atau seminggu sekali untuk mengerjakan manual Anda.
2. Atur manual Anda sebagai dokumen Microsoft Word dan kata sandi melindunginya. Microsoft Word adalah program yang mudah untuk dikerjakan dan memungkinkan Anda melakukan perubahan dengan mudah. Dengan kata sandi yang melindungi dokumen itu tidak akan dapat diakses oleh orang lain. Pastikan Anda membagikan kata sandi tersebut dengan pasangan atau asisten tepercaya seandainya terjadi sesuatu pada Anda.
3. Mulailah dengan memasukkan informasi dasar ke dalam manual Anda. Ini adalah informasi yang Anda perlukan untuk menjalankan bisnis kebersihan Anda dan mungkin tersebar di kantor Anda dalam berbagai dokumen. Beberapa informasi yang ingin Anda dokumentasikan meliputi: alamat bisnis Anda, surel, nomor telepon, nomor faks, nama dan alamat pengacara Anda, nama dan alamat akuntan, informasi rekening bank, Nomor Identifikasi Karyawan (EIN), pajak penjualan informasi nomor dan kartu kredit.
4. Ketika Anda mengerjakan tugas-tugas khusus untuk bisnis Anda, apakah itu mengirimkan tagihan, melakukan panggilan penjualan, dll., Tuliskan prosedur Anda. Jika ada tugas tertentu yang harus dilakukan secara teratur, atau tugas lain yang menurut Anda penting bagi bisnis, pastikan Anda mendokumentasikan prosedurnya, langkah demi langkah. Anda bahkan dapat mendiktekan prosedur khusus ke dalam tape recorder dan menyalinnya.
5. Jika Anda memiliki orang lain yang membantu Anda, seperti asisten, pemegang buku, atau tenaga penjualan, minta mereka mendokumentasikan apa yang mereka lakukan. Misalnya, jika pemegang buku Anda bertanggung jawab untuk membayar pajak penjualan, ia harus menuliskan semua informasi yang relevan termasuk kapan harus mengirimkan pajak, ke mana pajak itu pergi, siapa yang ia hubungi jika ada pertanyaan. Tetap konsisten dengan manual Anda dengan membuat templat sederhana yang Anda gunakan untuk semua prosedur Anda. Berikut ini adalah contoh untuk format bagian:
1. Tanggal Diperbarui: _________________
2. Diperbarui oleh: ___________________
3. Prosedur yang Diperlukan untuk ____________________________________
4. Sebutkan prosedur langkah demi langkah
Halaman yang diisi mungkin terlihat seperti ini:
Tanggal Diperbarui: 9/15/06
Diperbarui oleh: John Jones
Diperlukan Prosedur untuk CheckVoicemail.
- Hubungi 555-5555
- Tekan tombol # untuk menghentikan pesan
- Masukkan kode: 9156
- Dengarkan pesan
- Tekan 3 untuk menghapus pesan, tekan 7 untuk menyimpan pesan
Di bawah ini adalah item tambahan yang mungkin ingin Anda sertakan dalam manual prosedur bisnis kebersihan Anda. Ini hanya daftar umum. Salah satu langkah pertama Anda dalam menyusun manual Anda sendiri adalah memutuskan informasi apa yang perlu Anda sertakan.
- Informasi kontak penting.
- Informasi kontak pelanggan dan informasi kontrak.
- Nomor dan kata sandi akun.
- Daftar vendor.
- Informasi hukum
- Jenis entitas bisnis, nomor akun penting.
- Prosedur komputer, perangkat lunak, dan ID produk, sistem cadangan.
- Perancang situs web, host situs web, dan pendaftar untuk nama domain.
- Prosedur pembukuan.
- Prosedur untuk membayar pajak.
- Prosedur penggajian.
- Prosedur evaluasi karyawan.
- Di mana menemukan jaminan peralatan dan informasi layanan. Informasi tentang program keselamatan Anda termasuk di mana menemukan lembaran MSDS.
Cara termudah untuk mulai menyusun manual Anda adalah membuat daftar semua hal yang Anda dan orang lain lakukan untuk perusahaan pembersih Anda yang perlu didokumentasikan. Jika Anda dapat mendelegasikan beberapa item ini kepada orang lain maka lakukanlah! Itu akan membuat pekerjaan Anda jauh lebih mudah. Buat templat yang berfungsi untuk bisnis pembersihan Anda dan kemudian mulai mengisi bagian yang kosong. Sebelum Anda menyadarinya, manual Anda akan selesai. Cetak dan masukkan ke dalam pengikat tiga cincin sehingga Anda dapat menggunakannya sebagai referensi. Kemudian jika karena alasan tertentu Anda tidak dapat bekerja atau jika Anda memutuskan untuk akhirnya mengambil liburan itu akan ada prosedur di tempat sehingga bisnis kebersihan Anda dapat berjalan secara efisien tanpa kehadiran Anda.