Seperti yang kita semua tahu kotak masuk kita telah berubah menjadi sistem pengarsipan modern - dan seperti di masa lalu mereka bisa kacau dan tidak terkendali dalam waktu singkat. Berbagai upaya dilakukan untuk mengendalikan kotak masuk yang sulit diatur, tetapi sebagian besar pesan disapu ke dalam folder yang bertindak sebagai tangkap segalanya untuk semuanya (penggabungan yang tidak terorganisir dari kekacauan yang tidak koheren - terima kasih Tuhan atas penemuan lanjutan!).
Pikirkan manfaatnya bagi sistem pengarsipan yang logis dan terorganisir bagi Anda: merujuk ke email yang telah Anda terima, menemukan dan melihat lampiran lagi, mengurangi waktu pengguliran, dan jika Anda membutuhkan seseorang untuk masuk dan mencari sesuatu, Anda akan dapat mengarahkan mereka di folder yang benar, daripada meminta mereka membongkar semua email Anda.
Tips Produktivitas - Cara mengatur E-MAIL -Lunch Anda &; Hasilkan
Sekarang Anda ingin mengubah kotak masuk yang tidak terorganisir, berikut adalah beberapa kiat untuk membantu Anda.
Kotak Masuk: Kotak Masuk Anda seharusnya hanya itu - kotak masuk, bukan folder penyimpanan permanen dengan cara apa pun. Bahkan jika Anda memiliki file ';misc'; dari kotak masuk Anda, jaga kotak masuk Anda tetap bersih dan rapi. Jika Anda menerima email tentang subjek yang sedang Anda tangani dan Anda belum siap memindahkannya ke folder yang lebih permanen, buat folder ‘2do dari kotak masuk Anda, dari sana pesan grup menjadi subfolder.
Ini adalah cara terbaik untuk tetap teratur dan referensi mudah untuk melihat apa yang harus Anda lakukan.
Cara menggunakannya: Ketika Anda menerima email untuk tugas yang sedang atau akan datang, buat folder di folder do 2do ';Anda dengan nama yang terkait dengan tugas atau klien itu. Pindahkan email ke folder itu, buat pengingat atau janji jika perlu, dan —voila! - Anda sekarang memiliki kotak masuk yang terorganisir. Ketika Anda menerima lebih banyak email terkait dengan tugas ini, mereka sekarang dapat langsung masuk ke subfolder yang Anda buat. Setelah menyelesaikan tugas ini, Anda dapat dengan mudah memindahkan semua konten ke folder permanen penunjukan Anda. Kuncinya adalah untuk tetap di atasnya dan setelah Anda selesai dengan subfolder di daftar folder ‘2do ';Anda, hapus atau pindahkan. Menjaga folder setelah tugas selesai akan menghambat organisasi Anda dan menambah kekacauan elektronik Anda.
Metode ini akan memungkinkan Anda untuk memiliki referensi visual yang mudah untuk pekerjaan yang harus dilakukan, dan bahkan jika beberapa tugas ';disimpan kembali'; untuk saat ini, Anda masih dapat melihatnya dan tetap segar di pikiran Anda. Setelah Anda dapat berkonsentrasi pada email yang baru saja masuk, Anda akan dapat lebih fokus pada bisnis Anda dan lebih sedikit pada kekacauan Anda.
Subfolder: Jangan takut menggunakan subfolder, bahkan subfolder dalam subfolder. Menempatkan item ke dalam grup logis adalah kunci untuk menjaga file Anda terorganisir.
Cara menggunakan: Misalnya - Anda mungkin memiliki sejumlah klien dan beberapa perusahaan berbeda tempat Anda bekerja, dan setiap klien / perusahaan akan memiliki banyak tugas, proyek, instruksi, dll. Di bawah Kotak Masuk Anda, buat file untuk setiap perusahaan, di bawah perusahaan membuat folder untuk setiap klien, dan di bawah setiap klien membuat folder untuk sejumlah tugas berbeda yang Anda lakukan.
Memiliki tempat untuk menaruh pesan saat pesan masuk adalah kunci untuk tetap menjalankan tugas dan pesan Anda. Kotak masuk memiliki cara untuk menjadi besar dan luar biasa cepat, menempatkan langkah-langkah ini pada tempatnya akan membantu untuk mengendalikan kekacauan yang tidak sedap dipandang dan sebagai bonus membuat Anda tetap terorganisir dalam proses.