Surat pengaduan bisa menjadi tulisan yang sensitif. Dilakukan dengan sedikit perhatian terhadap presentasi profesional, mereka cenderung tidak mendapatkan apa-apa selain respons yang defensif atau menolak. Alih-alih memacu tindakan positif dari pihak yang menerima surat itu, ada kemungkinan bahwa pengaduan akan diabaikan atau bahkan dibenci..
Tenang adalah kata yang digunakan saat menulis surat keluhan. Baik Anda menulisnya kepada penyedia kabel, pengawas kantor atau asosiasi lingkungan Anda, surat kemarahan kurang efektif untuk mendapatkan apa yang Anda inginkan daripada yang ditulis dengan jelas, singkat dan dengan poin yang valid.
SURAT PENGADUAN
Mulai dengan Positif
Ingatlah bahwa bisnis dan kebanyakan orang, secara umum, lebih suka hidup berdampingan secara damai daripada terlibat dalam pertengkaran dan perselisihan. Ketahuilah bahwa pihak lain mungkin hanya ingin menyelesaikan masalah seperti Anda.
Tulis dengan jelas
Alih-alih menulis saat Anda panas di balik kerah, biarkan emosi berlalu sebelum menulis surat Anda. Ketika Anda melakukannya, buat poin Anda dengan jelas. Uraikan keluhan Anda dalam daftar jika Anda bisa membuatnya sesederhana mungkin. Gunakan perangkat lunak tata bahasa Inggris untuk memastikan bahwa kata-kata Anda diungkapkan dengan benar untuk menghindari kesalahpahaman.
Menempel Subjek Di Tangan
Banyak orang membuat kesalahan dengan mengoceh tentang topik yang tidak berhubungan ketika menulis surat pengaduan. Semakin sempit fokus keluhan Anda, semakin cepat pihak lain dapat mengidentifikasi masalah di pihak mereka dan menumbuhkan solusi untuk itu..
Mengikuti
Sabar. Jika Anda berurusan dengan perusahaan yang bermasalah, kemungkinan besar mereka menerima puluhan keluhan yang sama setiap hari. Tunggu seminggu (jika masalahnya bisa menunggu selama itu) untuk respons dan tindak lanjut dengan surat lain jika Anda tidak menerima.
Komunikasi tertulis itu penting
Untuk satu, dokumen tertulis lebih mudah dipahami daripada instruksi lisan yang dapat menyebabkan sejumlah komunikasi yang salah. Kedua, dokumen dan surat tertulis memberi Anda sesuatu untuk dirujuk kembali jika ada hal-hal yang ingin Anda klarifikasi. Terakhir, ini memungkinkan Anda untuk memiliki catatan komunikasi yang terdokumentasi, yang dapat Anda cari kapan saja seseorang harus dimintai pertanggungjawaban ketika segala sesuatunya berjalan serba salah..
Jangan lupa untuk memberikan informasi yang cukup untuk memungkinkan orang lain membuat gambar situasi atau melakukan tindakan yang diperlukan. Sebuah instruksi sederhana seperti? Bisakah Anda menjadwalkan pertemuan untuk saya? jarang cukup. Siapa yang akan hadir? Kapan Anda ingin memegangnya? Tentang apa pertemuan itu?
Jika Anda ingin surat Anda mencukupi bagi kontraktor Anda untuk menyelesaikan pesanan atau memahami pesan Anda, Anda harus memasukkan semua informasi terkait. Mengantisipasi hal-hal apa yang perlu mereka ketahui untuk melaksanakan tugas harus menjadi bagian dari pekerjaan Anda. Jika tidak, mereka hanya akan kembali dengan email yang meminta klarifikasi, yang pada akhirnya tidak menghemat waktu Anda.
Selain itu, pastikan instruksi Anda jelas. Masukkan melalui tata bahasa dan periksa ejaan untuk memastikan bahwa kalimat Anda tidak membingungkan atau mengandung pemikiran yang tidak lengkap. Bayangkan diri Anda di tempat kontraktor Anda. Apakah Anda memahami informasi dan instruksi berdasarkan apa yang Anda tulis sejauh ini?