Apa yang terjadi? Memang ada sejumlah besar data yang dapat dicari, diatur dengan baik dan mudah diakses. Hanya ada satu masalah. Tulisan itu tidak dapat dipahami. Jargon. Akronim yang tidak akan dipahami pelanggan. Kurang penjelasan. Secara keseluruhan, Anda merasa bahwa manajer proyek a) tidak tahu bagaimana berkomunikasi dengan pelanggan atau b) lebih buruk lagi, tidak peduli.
Mengapa ini menjadi masalah? Bukankah seharusnya spesialis teknis dari semua jenis, termasuk insinyur, selalu mengingat pelanggan? Tentu saja. Namun, cita-cita tidak selalu sesuai dengan kenyataan.
Cara Menulis Esai Hebat | Kursus Hebat
Seorang insinyur atau spesialis teknis membanggakan diri mereka dalam memecahkan masalah, menyelesaikan sesuatu. Mereka bekerja melalui tantangan dan mengatasinya. Bekerja dengan kolega mereka, mereka menemukan solusi dan mendapatkan hasil untuk pelanggan mereka.
Tetapi berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk memikirkan bagaimana mereka berkomunikasi dengan pelanggan mereka?
Di dalam perusahaan Anda, mudah-mudahan ada komunikasi dan kerja tim yang luar biasa. Pengalaman saya adalah bahwa ini tidak terjadi di banyak perusahaan. Para ahli dalam berbagai disiplin ilmu seringkali tetap berada di silo, dipisahkan dari yang lain. Namun, setidaknya spesialis teknis berbicara :bahasa: yang serupa. Dan bahasa itu seringkali sangat berbeda dari yang dipahami oleh pelanggan Anda.
Jadi, bagaimana Anda dapat meningkatkan keterampilan tertulis Anda untuk berkomunikasi dengan jelas tidak hanya dengan rekan perusahaan Anda, tetapi juga pelanggan Anda? Inilah 10 tips.
1. Jadikan penulisan yang jelas sebagai prioritas. Tanpa melakukan perhatian - dan waktu - sejak awal, maka Anda tidak punya alasan untuk membaca lebih lanjut. Memahami bahwa penulisan yang jelas mungkin memerlukan sedikit waktu dan pemikiran tambahan. Juga pahami bahwa penulisan yang jelas pada akhirnya membantu intinya. Menulis yang baik adalah bisnis yang baik.
2. Kenali audiens Anda. Ingat siapa yang akan membaca catatan Anda. Ini mungkin tampak tidak perlu dipikirkan, tetapi kepala saya masih sakit ketika saya ingat beberapa item yang harus dibaca pelanggan di situs grup IT. Jika Anda tidak tahu preferensi pembaca, yang merupakan masalah tersendiri, perhatikan panjang lebar. Tidak profesional untuk bertanya kepada klien bagaimana mereka dan kapan mereka menginginkan informasi mereka - terperinci atau tidak terperinci, harian atau mingguan, dll..
3. Berpikir sebelum menulis. Menyusun garis besar dari apa yang ingin Anda komunikasikan akan menyederhanakan proses penulisan untuk Anda dan pembaca akan menghargai kejelasan Anda.
4. Hindari jargon. Profesi Anda mungkin sering menggunakan istilah yang merupakan bagian dari bahasa sehari-hari Anda. Jangan berasumsi bahwa pelanggan Anda menggunakan terminologi yang sama. Gunakan kata-kata umum, non-teknis. Jika Anda harus mendapatkan teknis, jelaskan, jelaskan, jelaskan.
5. Hindari akronim yang merupakan bagian dari proyek atau proses bisnis Anda. Perusahaan Anda mungkin perlu menyusun Pernyataan Kerja atau SOW sebelum memberikan perkiraan biaya. Hindari persyaratan birokrasi dan tulis saja perusahaan sedang mengevaluasi persyaratan yang mungkin dibutuhkan suatu proyek. Jangan pernah menulis bahwa Anda akan memberikan jawaban oleh COB (tutup bisnis), terutama di dunia di mana bisnis tidak pernah berhenti.
6. Sementara semua detail penting, fokuslah pada hal-hal yang penting. Jangan menenggelamkan pembaca di dalamnya.
7. Gunakan bahasa Inggris sederhana dan hindari jebakan untuk mengubah kata benda menjadi kata kerja. Leverage dan usaha, hanya sebagai permulaan, adalah kata kerja yang biasanya disalahgunakan.
8. Jika memungkinkan, pilih waktu hari ketika Anda kurang terganggu atau terganggu untuk menulis. Akhir hari mungkin bukan waktu terbaik karena Anda akan lebih cenderung terburu-buru atau tidak memberikan subjek sebanyak pikiran atau waktu.
9. Jika ada waktu, tunggu tulisan Anda sebelum mengirimnya. Pembacaan kedua pada titik selanjutnya mungkin menangkap kesalahan atau memberi Anda kesempatan untuk membuat revisi.
10. Berlatih, berlatih, berlatih. Menulis yang efektif datang dengan waktu dan eksekusi. Semakin banyak Anda berlatih menulis yang baik, semakin baik Anda nantinya.
Semoga berhasil!