Kunci untuk menulis penjawab otomatis yang efektif adalah memiliki tujuan yang jelas sejak awal. Karena penjawab otomatis sedang dikirim kepada mereka yang tertarik dengan barang dan jasa Anda, kemungkinan mereka telah mengunjungi situs Anda atau telah melakukan pembelian di masa lalu. Autoresponders adalah cara untuk mendapatkan bisnis yang berulang atau untuk menjual produk baru. Mereka seharusnya tidak panjang dan mereka harus memiliki titik yang mudah dimengerti.
Sementara banyak orang menggunakan penjawab otomatis sebagai cara untuk menjangkau sejumlah besar orang tanpa harus mengirim pesan pribadi kepada setiap orang di milis mereka, Anda harus ingat bahwa pesan otomatis tidak menjual produk. Meskipun pesan Anda akan dibaca oleh ribuan orang, membuat masing-masing dari mereka merasa istimewa adalah tujuannya. Mereka yang menerima pesan Anda harus merasa bahwa itu berasal dari Anda secara pribadi. Saat menulis pesan Anda, gunakan nada percakapan. Selalu sertakan nama lengkap Anda, nama perusahaan Anda, dan URL sehingga pelanggan dapat mengkliknya dengan mudah ketika mereka ingin mengunjungi situs Anda. Panjang pesan Anda hanya satu atau dua paragraf dan harus menyebutkan situs web Anda sekali atau dua kali.
GetResponse: Cara Mengatur Autoresponders Anda
Jangan gunakan penjawab otomatis untuk menyambungkan produk sehari-hari. Ini buang-buang waktu dan jika orang-orang di daftar email Anda menerima terlalu banyak pesan, mereka akan ingin memilih keluar atau berhenti berlangganan autoresponder Anda. Ini berarti bahwa Anda akan kehilangan pelanggan potensial. Simpan penjawab otomatis untuk penjualan khusus, peluncuran produk baru, atau kapan pun Anda memiliki sesuatu yang penting untuk diinformasikan kepada pelanggan. Jangan mengirim autoresponder terlalu sering dalam seminggu, cobalah jadwalkan interval 4 ~ 6 hari sehingga pelanggan tidak akan merasa bahwa Anda menjual terlalu sering kepada mereka.
Di paragraf pembuka Anda, perkenalkan produk Anda. Beri tahu pelanggan kapan itu tersedia dan di mana mereka dapat menemukannya. Karena kebanyakan orang tidak meluangkan waktu untuk membaca seluruh email dari perusahaan dan usaha kecil, Anda harus memasukkan informasi kontak di awal dan di akhir pesan Anda. Pada paragraf kedua, Anda dapat menggambarkan manfaat dan fitur dari produk baru dan menawarkan saran untuk menggunakannya.
Karena pelanggan umumnya mengabaikan surat penjualan, penjawab otomatis yang efektif seharusnya tidak terdengar seperti Anda mencoba menjual sesuatu. Alih-alih, itu akan terdengar lebih seperti pembaruan atau pengingat yang ramah untuk mengunjungi situs web Anda. Di baris subjek, Anda harus mencoba mempersonalisasikannya atau memasukkan nama perusahaan Anda sehingga orang akan tahu itu dari Anda. Karena spamming telah menjadi masalah besar dalam beberapa tahun terakhir, kata-kata pesan Anda dan baris subjek Anda dengan benar akan menjaga pesan Anda dari tumpukan surat massal. Cobalah untuk mendapatkan minat dari pelanggan ketika mereka pertama kali membaca baris subjek, sehingga mereka akan mengklik bagian utama dari pesan untuk mengetahui lebih lanjut. Judul subjek tidak boleh mengungkapkan terlalu banyak detail tentang produk atau layanan di badan utama atau URL Anda, tetapi untuk membuat pelanggan penasaran dengan apa yang ingin Anda tawarkan.
Setelah mengirim penjawab otomatis, lacak kemajuan mereka untuk melihat berapa banyak klik yang Anda terima sebagai hasilnya. Jika pesan Anda efektif, Anda akan mengalami peningkatan bisnis beberapa jam setelah mengirim pesan. Beri waktu beberapa hari untuk mengukur kesuksesan autoresponder Anda.