Keputusan penting dapat didasarkan pada output data dari spreadsheet. Misalnya, spreadsheet akuntansi tidak hanya menggambarkan riwayat keuangan perusahaan tetapi juga memperkirakan masa depannya. Kesalahan kecil yang awalnya tampak tidak signifikan dapat dengan mudah tumbuh untuk memberikan gambaran keuangan yang sama sekali tidak benar. Karena alasan ini, hanya satu kesalahan kecil dalam satu sel yang dapat menyebabkan bencana.
Ada cara untuk mendeteksi dan memperbaiki sebagian besar kesalahan tetapi tidak ada sistem yang sangat mudah. Pengguna yang bijaksana harus tetap waspada terhadap bahaya ini dan melakukan beberapa pelatihan perangkat lunak excel untuk dapat menggunakan semua alat yang tersedia untuk mendeteksi mereka. Enam cara untuk memeriksa kesalahan dan meminimalkan kemungkinan mereka dihasilkan diberikan di bawah ini.
CARA MENGURANGI KESALAHAN DI TEMPAT KERJA.
Alat validasi
Opsi Validasi di menu Data memungkinkan untuk melakukan pemeriksaan rentang input tanpa harus menulis kode perangkat lunak yang canggih. Anda memiliki opsi untuk memilih tipe data (mis. Seluruh nomor, tanggal) untuk divalidasi dan nilai atas dan bawah untuk data input. Excel kemudian akan memeriksa apakah data berada dalam kisaran ini. Aturan validasi yang telah Anda kembangkan juga dapat disimpan dan digunakan di lembar lain atau buku kerja nanti.
Meninjau formula
Menu edit dapat digunakan untuk mencari kesalahan dalam rumus Anda. Itu tidak akan memeriksa bahwa mereka menghitung apa yang dimaksudkan tetapi setidaknya dapat memeriksa bahwa tidak ada kesalahan sintaksis sepele, rumus referensi entri teks misalnya. Jika Anda menerima pesan kesalahan apa pun, Anda dapat menggunakan alat audit yang dijelaskan di bawah ini untuk melacak sumber kesalahan.
Bilah alat audit
Bilah alat audit akan membantu Anda melacak sumber kesalahan apa pun. Ketika Anda menemukan pesan kesalahan jika Anda mengaktifkan sel yang berisi pesan dan klik pada simbol kesalahan jejak pada bilah alat Excel akan menggambar panah untuk menyorot semua sel yang terhubung ke sel itu. Panah merah menunjukkan sel yang menyebarkan kesalahan, panah biru menunjukkan nilai input yang benar. Sumber kesalahan karena itu sel yang memiliki panah biru mengarah tetapi panah merah menunjukkan.
Menambahkan komentar penjelasan
Menambahkan komentar yang jelas ke sel dan menggunakan nama sel dapat meminimalkan kesalahan dan meningkatkan keterbacaan. Komentar dapat diatur untuk muncul setiap saat atau muncul hanya sebagai indikator yang akan diperluas ke seluruh komentar ketika kursor melewati itu.
Menghindari opsi pembulatan
Meskipun menggunakan opsi pembulatan tidak mengubah data yang terkandung dalam spreadsheet, itu mempengaruhi bagaimana angka ditampilkan. Kebingungan dapat muncul ketika beberapa angka dibulatkan sementara yang lain tidak atau ketika pembulatan ditampilkan dengan cara yang berbeda. Saat membuat model spreadsheet, yang terbaik adalah mematikan opsi pembulatan dan menggunakan jumlah desimal yang konsisten. Gagal mempertahankan konsistensi desimal dapat menghasilkan hasil yang menjengkelkan dan membingungkan dan dapat menutupi kesalahan.
Bekerja lebih efisien
Kebanyakan orang menggunakan excel secara tidak efisien dengan membuat terlalu banyak buku kerja, menyiapkan laporan rumit yang mengandung terlalu banyak tautan antara buku kerja dan menggunakan rumus secara sembarangan. Ini berarti bahwa banyak jam harus dihabiskan untuk memperbarui dan mengaudit spreadsheet ini. Dengan menyelesaikan beberapa cara pelatihan excel dasar untuk bekerja lebih efisien dapat diidentifikasi, dengan demikian mengurangi kemungkinan kesalahan diperkenalkan dan menyederhanakan proses pendeteksian mereka jika mereka.