FOKUS
Setiap atlet, pengusaha, atau eksekutif bisnis hebat yang telah mencapai tingkat kesuksesan besar akan memberi tahu Anda bahwa, dengan tekad yang terfokus, Anda dapat mencapai apa pun.
Keberhasilan dalam manajemen proyek tidak berbeda. Jika kita berharap untuk mencapai sesuatu yang hebat selama karir manajemen proyek kita, kita harus belajar untuk fokus pada tugas kita, peran kita dan tujuan menyeluruh proyek kita.
Jika Anda, sebagai manajer proyek, tidak fokus pada tugas-tugas utama yang diperlukan untuk membuat proyek Anda berhasil, maka sinyal peringatan utama akan terlewatkan. Ketika Anda memerangi kebakaran atau melakukan pekerjaan analis sistem atau analis bisnis Anda untuk mereka, beberapa item penting akan jatuh melalui celah - dengan hasil akhir yang tak terelakkan bahwa krisis berkembang pada tahap akhir proyek dan berakhir dengan :pemadaman kebakaran: mode ketika itu bisa dengan mudah dihindari.
Video Manajemen Proyek
Ini mungkin tampak seperti :mimpi pipa:. Sebagian besar proyek ada dalam lingkungan yang menuntut manajer proyek melakukan banyak tugas, atau menangani banyak proyek. Bahkan, jika kita mencoba melukis gambar manajer proyek yang khas, kita sering berakhir dengan gambar seorang pemain sulap - seorang individu yang sibuk dengan menyulap banyak bola.
Tetapi untuk menghasilkan kesuksesan, Anda harus belajar mengembangkan fokus yang ditargetkan. Apa artinya? Anda harus memusatkan perhatian Anda pada satu titik waktu hanya pada satu tugas dan satu tugas saja dan menyelesaikannya sebelum pindah ke sesuatu yang lain. Itu berarti Anda berurusan dengan satu bola, secara eksklusif, pada suatu waktu. Tetapi bagaimana kita dapat mencapai fokus yang ditargetkan ini dalam lingkungan proyek yang senantiasa dinamis?
Jawabannya sangat sederhana - perencanaan yang tepat. Anda, sebagai manajer proyek, telah berpartisipasi dalam pengembangan rencana proyek dan telah mendelegasikan tugas. Anda telah mengidentifikasi dan mengomunikasikan peran dan tanggung jawab yang sesuai. Anda telah menciptakan lingkungan yang tepat untuk mengembangkan hubungan tim yang kuat.
Sekarang Anda harus menerapkan jenis perencanaan yang sama untuk kegiatan Anda.
Berikut adalah dua ide yang akan membantu Anda fokus pada hal-hal yang benar:
Identifikasi, jelas dokumentasikan dan komunikasikan peran dan tanggung jawab. Pastikan bahwa semua tanggung jawab manajemen proyek diidentifikasi. Jika Anda bekerja di organisasi kecil atau toko pengembangan, maka pastikan bahwa tugas perencanaan, koordinasi, pengarahan, fasilitasi, pelacakan dan pemantauan, pelaporan, dan negosiasi ditugaskan dengan jelas.
Jika Anda tidak secara jelas mengidentifikasi semua tugas manajemen proyek yang perlu dilakukan, kemungkinan salah satu pemangku kepentingan Anda, bahkan mungkin manajer Anda, akan menganggap bahwa tugas-tugas ini tidak begitu penting dan akan meminta Anda melakukan beberapa tugas alternatif : untuk mengisi waktu Anda yang tersedia :. Identifikasi yang jelas, dokumentasi, dan komunikasi semua tugas akan membuat pekerjaan Anda jauh lebih mudah.
Pahami apa yang tidak Anda kuasai dan limpahkan tugas kepada anggota tim yang tepat. Misalnya, saya benci tugas administrasi, terutama dokumentasi berita acara. Bahkan, saya telah menemukan itu, meskipun saya akan menyelesaikan tugas ini, jika didorong, itu pasti bukan yang saya nikmati. Keterampilan saya lebih baik digunakan di bidang lain. Jadi saya berhasil mendelegasikan tugas ini kepada anggota tim saya. Mereka mendokumentasikan risalah, mengirimkannya kepada saya untuk ditinjau dan kemudian didistribusikan kepada pemangku kepentingan yang tepat.
Ini telah terbukti berhasil karena sekarang notulensi pasti dikirim lebih cepat daripada jika saya melakukannya secara pribadi. Selain itu, pendelegasian tugas ini memungkinkan saya untuk memberikan perhatian penuh pada fasilitasi diskusi daripada fokus pada pengembangan notulen..