Pemetaan Proses dan Desain Ulang Proses
Setiap organisasi adalah kumpulan proses - teknis dan sosial. Proses-proses ini adalah aktivitas bisnis khas perusahaan yang menghasilkan nilai, memuaskan kebutuhan pelanggan, dan menghasilkan pendapatan. Seharusnya tidak ada keraguan bahwa m
Upaya rekayasa ulang memiliki perusahaan dalam mengejar janji peningkatan kualitas, layanan, produktivitas, dan keuntungan secara dramatis. Efek paling signifikan dari :revolusi rekayasa ulang: ini adalah fokus pada - dan meningkatnya kesadaran terhadap - proses bisnis. Tahun delapan puluhan menyaksikan :Revolusi Kualitas: di Amerika Serikat. Perusahaan-perusahaan Amerika menghabiskan jutaan dolar dan jam kerja untuk Total Quality Management (TQM) dan Peningkatan Berkesinambungan. Ketika tahun sembilan puluhan berlangsung, rekayasa ulang proses menjadi populer (dengan ISO 9001, Six Sigma, dan Lean) dan lagi-lagi perusahaan terus berinvestasi besar-besaran. Namun, melalui semua ini, relatif sedikit perhatian telah diberikan pada apa yang dapat dianggap sebagai dasar-dasar inti: optimasi proses tidak hanya bergantung pada bagaimana suatu proses dirancang, tetapi lebih dari itu, pada bagaimana ia dikelola. Setiap organisasi adalah kumpulan proses - teknis dan sosial. Proses-proses ini adalah aktivitas bisnis khas perusahaan yang menghasilkan nilai, memuaskan kebutuhan pelanggan, dan menghasilkan pendapatan. Seharusnya tidak ada keraguan bahwa manajemen proses perusahaan adalah kunci keberhasilan organisasi. Seperti halnya dalam sepak bola, bahkan buku pedoman terbaik tidak ada artinya jika eksekusinya cacat. Manajemen proses yang sukses membutuhkan dokumentasi, analisis, dan upaya peningkatan yang berkesinambungan untuk merampingkan dan mendesain ulang agar tetap kompetitif dalam lingkungan bisnis yang dinamis. Ada sejumlah alat pemodelan bisnis dan simulasi yang tersedia untuk mengevaluasi dan mengelola proses organisasi, tetapi semuanya harus dimulai dengan pemahaman dasar-dasar: input proses, transaksi, output, dan keterkaitan masing-masing. Setelah didefinisikan, kami dapat: 1. Memahami bagaimana proses berinteraksi dalam :sistem bisnis: perusahaan. 2. Temukan kelemahan proses yang menyebabkan masalah sistemik. 3. Menentukan kegagalan proses teknis yang disebabkan oleh kegagalan sistem sosial. 4. Mengevaluasi kegiatan mana yang menambah nilai bagi pelanggan. 5. Merampingkan dan meningkatkan alur kerja. 6. Identifikasi proses yang perlu dirancang ulang dan / atau area yang perlu direstrukturisasi. 7. Meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan. Ketika suatu proses gagal untuk melakukan seperti yang dipersyaratkan kita memiliki celah, krisis, kebakaran. Semua istilah ini menyiratkan rasa urgensi. Kecenderungan sebagian besar pemecah masalah adalah mencari nyala api (celah) dan mengambil tindakan apa pun yang diperlukan untuk memadamkannya. Lebih buruk lagi, beberapa cenderung hanya melihat asap yang berasal dari api dan menciptakan :pekerjaan di sekitar: untuk meminimalkan kerusakan asap. Untuk ini kita dipuji dan dihargai; akibatnya, kita telah menjadi pemadam kebakaran yang sangat mahir. Sayangnya, memadamkan nyala api tidak serta merta menghilangkan aliran bahan bakar yang memungkinkan api meletus. Perbaikan cepat kami memecahkan krisis langsung, tetapi menambahkan :mengatasi: atau :bantuan band: untuk proses tersebut. Langkah-langkah tambahan yang tidak bernilai ini dapat menutup atau mengisolasi kesenjangan, tetapi membiarkan akar permasalahan tetap utuh. Band-aids dengan waktu dan di bawah tekanan cenderung rontok, meninggalkan organisasi dalam risiko. Api kembali dan kemungkinan besar adalah saat kita paling tidak mampu membelinya. Untuk menghilangkan bahan bakar, ada empat langkah untuk meningkatkan proses: Pemetaan Value Stream, Pemetaan Proses, Definisi Asal Gap, dan Penutupan Gap. Kunjungi www.pinnacleeg.com untuk rincian lebih lanjut. Pemetaan Proses Bagaimana Para Bisnis telah mengakui sekarang selama beberapa tahun bahwa karyawan yang termotivasi adalah karyawan yang produktif. Ini berlaku lintas batas internasional, seperti yang ditunjukkan oleh penelitian utama. Studi yang dilakukan oleh rumah penelitian seperti Towers Perrin, BlessingWhite dan Gallup Consulting secara konsisten mengungkapkan korelasi yang kuat antara tingkat keterlibatan karyawan dalam suatu organisasi dan kemampuannya untuk memenuhi tujuan bisnisnya..
Ada banyak faktor organisasi dan pribadi yang berkontribusi pada tingkat komitmen karyawan. Salah satu metode yang kuat tetapi sering tidak digunakan untuk meningkatkan motivasi dan efektivitas karyawan adalah memetakan proses bisnis. Pemetaan proses mencakup pengidentifikasian dan representasi dalam bentuk grafik sederhana langkah-langkah yang digunakan untuk mengirimkan produk atau layanan kepada pelanggan internal dan eksternal. Proses pemetaan adalah kegiatan utama dalam semua inisiatif kualitas. Dan tidak heran. Anda tidak dapat memperbaiki apa yang tidak Anda mengerti.
Banyak organisasi terus berjuang dengan proses yang tidak jelas dan dikomunikasikan. Bagaimana faktur diproses, keluhan pelanggan ditangani atau gambar teknik disetujui di banyak organisasi lebih tergantung pada siapa yang melakukannya dan hari apa dalam seminggu itu dilakukan pada bukan pada alasan bisnis yang sehat. Dengan kurangnya proses dan kejelasan peran ini, motivasi karyawan tergelincir karena keanehan pribadi dan manuver politik mengambil alih pengambilan keputusan.
Selain itu, penelitian menunjukkan bahwa kurang dari 20 persen cacat produk dan masalah layanan disebabkan oleh faktor non-acak, seperti karyawan jahat, kerusakan mesin dan bahan baku yang buruk. 80 persen lainnya atau lebih masalah disebabkan oleh kekurangan sistemik dengan proses. Jadi, meskipun memetakan proses bisnis Anda relatif mudah dilakukan dan tidak melibatkan pengeluaran modal yang mahal, ia membayar dividen besar dalam efisiensi bisnis dan komitmen karyawan.
Dalam membantu perusahaan, baik besar maupun kecil, memetakan proses mereka, saya telah memainkan peran pertama dalam mendorong tuas kembar mengklarifikasi proses bisnis dan memotivasi karyawan. Di bawah ini adalah beberapa petunjuk utama untuk memaksimalkan sinergi alami ini antara mendefinisikan proses dan melibatkan karyawan.
Libatkan karyawan yang benar-benar melakukan pekerjaan dalam pemetaan
Karyawan yang melakukan pekerjaan aktual berada di posisi terbaik untuk mengetahui langkah-langkah terperinci dalam setiap proses. Mereka juga paling akrab dengan hambatan umum dan hambatan serta kontak utama dalam organisasi untuk menyelesaikan sesuatu. Manajer harus mundur dari keinginan untuk dilihat sebagai :ahli: dan memberikan suara kepada karyawan garis depan. Jadi, ketuklah ke dalam banyak sekali pengalaman yang berjalan melewati pintu Anda setiap pagi dan berjalan keluar lagi setiap malam. Mulailah dengan secara eksplisit mengundang karyawan Anda untuk bergabung dengan tim pemetaan proses baru.
Membuat karyawan Anda memetakan proses mereka sendiri adalah pendorong semangat yang kuat. Selain saling menentukan tujuan, tidak ada metode yang lebih kuat yang saya tahu untuk melibatkan hati dan pikiran karyawan. Saya telah melihat mata karyawan menyala selama sesi pengarahan di mana saya menawarkan mereka kesempatan untuk mengidentifikasi dan menghapus penghalang jalan bagi mereka melakukan pekerjaan dengan baik. Sebagian besar karyawan bosan dengan pemadaman kebakaran sehari-hari yang datang dengan banyak pekerjaan. Pada satu sesi briefing, karyawan sangat antusias sehingga mereka semua mengajukan diri untuk bergabung dengan tim!
Identifikasi tujuan proses dan input dan output
Di sinilah pekerjaan mulai mengambil makna baru bagi karyawan. Untuk setiap proses, minta tim pemetaan proses untuk bertanya mengapa itu dilakukan dan apa hasil yang diharapkan dari setiap proses. Hal ini tidak hanya membantu memusatkan perhatian pada penghilangan aktivitas yang tidak bernilai tambah, tetapi juga memberi karyawan rasa tujuan dalam kehidupan kerja mereka. Alih-alih bekerja sebagai rangkaian kegiatan yang tidak berarti yang terputus, karyawan mulai menghargai bahwa semua yang mereka lakukan membantu mencapai tujuan yang lebih besar. Jadi, Joe Worker tidak lagi hanya mengeluarkan kotak dari satu rak untuk meletakkannya di rak lain. Dia memaksimalkan penggunaan ruang gudang dan mengurangi waktu penjemputan sehingga tim gudang dapat mengirimkan widget kepada pelanggan mereka lebih cepat dan lebih murah.
Kemudian minta setiap tim untuk mengidentifikasi input untuk setiap proses dan output yang diharapkan. Melakukan ini akan menjelaskan untuk mereka apa yang dibutuhkan setiap proses sebelum dapat dimulai. Ini juga menjelaskan apa yang pelanggan akan dapatkan dari proses selanjutnya sebelum mereka dapat memulai. Sebagai contoh, menyetujui bahwa perakitan widget tidak dapat dimulai sampai sekrup bergabung disediakan akan menghilangkan banyak pekerjaan idle yang sedang berlangsung.
Identifikasi persyaratan Pelanggan dan Pemasok
Selanjutnya, minta setiap tim untuk mencari tahu siapa pemasok dan pelanggan dari setiap proses. Langkah ini sangat penting karena mengidentifikasi siapa yang perlu bekerja dengan tim secara kolaboratif untuk memaksimalkan hasil bisnis. Jika suatu proses tidak memiliki pelanggan, maka hilangkan karena tidak memiliki tujuan yang berguna. Setiap karyawan yang bekerja dalam suatu proses harus melayani pelanggan internal atau pelanggan eksternal atau keduanya. Setiap tim kemudian harus bertanya kepada pelanggan mereka apa yang mereka inginkan dari proses, dalam hal kualitas, waktu berbalik, dan sebagainya. Sebagai contoh, pelanggan internal dari tim pembelian mungkin meminta pesanan dipenuhi dalam waktu dua hari kecuali ditempatkan di pesanan kembali.
Sebaliknya, tim perlu mengklarifikasi apa yang mereka butuhkan dari pemasok mereka, baik internal maupun eksternal, untuk melakukan proses mereka secara efektif dan efisien. Tim pembelian mungkin memerlukan departemen lain, misalnya, untuk mengisi semua bidang Pesanan Pembelian sebelum diserahkan.
Melihat bagaimana proses lokal mereka sesuai dengan proses dan tujuan organisasi yang lebih luas memungkinkan karyawan untuk melihat :gambaran besar:. Bagi banyak orang, ini sangat memberdayakan dan memotivasi. Melalui melibatkan pelanggan dan pemasok dan mengambil tanggung jawab untuk proses yang lengkap, karyawan, penyelia, dan manajer semua akan mulai bernyanyi dari lembar nyanyian pujian yang sama.
Identifikasi Pemilik Proses untuk setiap proses
Untuk setiap proses, minta tim untuk menentukan satu Pemilik Proses yang bertanggung jawab atas proses ujung ke ujung. Di mana proses mengalir melalui departemen, seperti semua proses utama, Pemilik Proses perlu memiliki otoritas dan kredibilitas yang cukup untuk membuat keputusan yang mencakup departemen ini. Saya tahu tidak ada cara yang lebih efektif untuk membongkar dinding silo yang dibangun terpisah departemen. Dengan jalur komunikasi terbuka, karyawan Anda akan merasa dimungkinkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efisien dan efektif.
Bagikan dokumen proses
Setelah proses didokumentasikan, pastikan prosesnya mudah diakses oleh semua yang membutuhkannya. Semua upaya organisasi Anda akan sia-sia jika dokumen disembunyikan di laci bawah seseorang. Memperbaikinya ke mesin operator, mempostingnya di intranet perusahaan atau menempatkannya di binder lepas di meja masing-masing petugas. Tempatkan mereka di tempat orang melakukan pekerjaan mereka dan pastikan mereka akurat, ringkas dan mudah dimengerti. Latih semua karyawan tentang cara membaca peta proses dan tetap perbarui. Karyawan Anda yang baru saja termotivasi akan segera melepaskan diri jika mereka tidak dapat menggunakan dokumen tersebut.
Sampaikan komitmen manajemen dan latih tim Anda
Meskipun memetakan proses bisnis tidak akan menghabiskan banyak biaya dalam pengeluaran modal, itu memang membutuhkan upaya bersama. Dapatkan tim manajemen untuk menunjukkan dukungan dan komitmen yang terlihat terhadap proyek. Kegiatan di sini termasuk mengadakan pertemuan kemajuan proyek secara rutin dan memberi penghargaan kepada tim yang paling produktif. Tim akan kehilangan kepercayaan dan energi dengan cepat jika dukungan manajemen dipandang sedikit demi sedikit atau diberikan dengan enggan. Para pemimpin tim perlu dapat mengatur secara efektif dan mengelola waktu mereka, serta memiliki keterampilan berpikir interpersonal dan analitis yang diperlukan. Setiap tim juga akan membutuhkan campuran kemampuan; orang-orang yang dapat berpikir secara kreatif, mengikat tim dan menindaklanjuti tugas, untuk menyebutkan beberapa saja. Di mana keterampilan ini kurang, mereka perlu dipelajari. Jangan berhemat melatih tim dan pemimpin tim mereka. Ini adalah komitmen yang sangat bijak, karena tim-tim seperti itu terbukti menjadi lahan subur untuk mengembangkan jajaran pemimpin berikutnya.
Gunakan sebagai dasar untuk perbaikan lebih lanjut
Reengineering Proses Bisnis adalah kata kunci di tahun 80-an dan 90-an. Tujuan umum dari upaya rekayasa ulang tersebut adalah implementasi teknologi radikal yang membutuhkan langkah manual yang jauh lebih sedikit dalam proses baru. Dalam kasus-kasus ini, pengurangan pegawai yang kejam sebagai akibatnya menyebabkan penurunan dramatis dalam semangat kerja karyawan. Apa yang tidak begitu dikenal adalah bahwa melalui rekayasa proses mereka untuk pertama kalinya, organisasi dapat secara dramatis meningkatkan antusiasme karyawan dan efisiensi bisnis..
Ada banyak yang bisa diperoleh dari awalnya memetakan proses inti organisasi Anda. Setiap tim yang telah bekerja sama dengan saya telah menemukan banyak bidang untuk perbaikan. Satu tim secara dramatis mengurangi insiden kehilangan inventaris sementara yang lain secara substansial meningkatkan tingkat kelulusan modul sirkuit elektronik.
Setelah Anda memetakan proses kunci Anda, mereka membuat untuk induksi dan sumber daya pelatihan yang sangat baik. Namun, utilitas mereka tidak berhenti di situ. Peta proses sekarang akan berfungsi sebagai garis dasar yang disepakati untuk perbaikan proses yang sedang berlangsung. Ubah tim pemetaan proses Anda menjadi tim perbaikan berkelanjutan dan saksikan karyawan Anda tetap terlibat secara emosional dengan organisasi dan termotivasi untuk terus bekerja menuju tujuan organisasi bersama.
© Leslie Allan. Seluruh hak cipta.
Proses pemetaan