Namun kursus pelatihan MS Project mengajarkan siswa bagaimana menggunakan perangkat lunak dan bukan bagaimana merencanakan proyek. Menampar jadwal sewenang-wenang dan tidak realistis membuat Proyek cara yang efektif untuk melacak kejatuhan perusahaan.
Mari kita mulai dengan dasar-dasar: definisi tugas yang tepat. Semua proyek dipecah menjadi tugas-tugas individu yang ditugaskan untuk masing-masing orang dan jika tugas-tugas tersebut tidak ditandai dengan baik, rencana itu akan gagal.
Berpikir Dalam Jam, Bukan Dalam Minggu
Salah satu kesalahan paling umum yang dilakukan perencana proyek baru adalah mendefinisikan tugas-tugas yang terlalu luas. Jika rencana tersebut memiliki tugas seperti :Menulis dokumentasi - 2 bulan: maka tidak mungkin tugas tersebut selesai tepat waktu.
Pelajari Proyek Microsoft dalam 16 menit Flat!
Ketika seorang perencana menciptakan tugas besar seperti itu maka tidak ada pemikiran telah diberikan kepada langkah-langkah individu tugas terdiri dan itu berarti bahwa beberapa langkah pasti akan ditinggalkan. Ini mengarah pada pekerjaan tambahan karena elemen yang dilupakan dipasangkan retro ke dalam produk jadi atau hampir jadi.
Tugas besar juga sulit dilacak. Ketika tugas dokumentasi pasti terlambat, manajer kemungkinan tidak akan tahu apa masalahnya, apa yang dapat dilakukan untuk mempercepat, atau kapan tanggal selesai yang sebenarnya adalah.
Sebaliknya, setiap tugas harus dipecah menjadi langkah-langkah kecil yang diukur dalam jam - masing-masing tidak lebih dari 16 jam atau dua hari kerja.
Ini memaksa perencana untuk berpikir tentang apa yang sebenarnya terlibat dalam sesuatu seperti menulis dokumentasi. Tidak hanya penulisan tetapi penelitian, pemformatan, pembuatan diagram, pengindeksan, proofreading, dan sejumlah fitur lainnya sekarang ditata memungkinkan perkiraan yang lebih realistis tentang berapa lama proyek akan benar-benar berlangsung.
Pekerja, Bukan Manajer, Perkirakan Penyelesaian Tugas
Ketika manajer memaksakan tenggat waktu tugas sewenang-wenang pada staf mereka, rencana proyek mungkin juga dijalankan melalui shredder. Karyawan adalah hakim terbaik dari apa yang mampu mereka lakukan. Seorang manajer mungkin berpikir menyusun rencana desain widget hanya membutuhkan waktu 4 jam; perancang sebenarnya tahu bahwa 4 jam menggambar berarti 2 lagi pengeditan dan perubahan dan 1 kegiatan tambahan lainnya sehingga proyek akan benar-benar memakan waktu 7 jam.
Jika sebuah proyek akan memakan waktu 7 jam maka penjadwalan 4 mengarah ke tenggat waktu yang terlewat, karyawan yang tidak bahagia, dan manajer proyek yang rewel.
Pelatihan Proyek MS Hanya Langkah Pertama
Ini adalah perjalanan panjang untuk menjadi benar-benar mahir dengan Proyek MS. Pelatihan adalah bantuan besar tetapi tidak ada pengganti untuk pengalaman dan teknik manajemen proyek yang tepat. Ketika dikombinasikan dengan akal sehat, itu menjadi alat yang ampuh untuk bisnis apa pun.