Jika Anda menggunakan internet secara teratur, Anda telah menerima setidaknya beberapa email yang terlihat :tidak berbentuk:.
Ini merupakan hasil dari beberapa penerusan, atau pemformatan yang buruk pada bagian pengirim. Tidak banyak orang akan mencoba menafsirkan kekacauan semacam ini jika dikirim kepada mereka oleh orang asing, bahkan jika informasi itu diminta. Bagaimana Anda bisa menghindari memberikan pesan autoresponder Anda yang berombak, saya-tidak-bisa-tidak-menggunakan-komputer?
Pertama, Anda harus memahami mengapa ini terjadi. Setiap program email berbeda, memungkinkan panjang garis yang berbeda untuk jendela tampilan mereka. Jika program surel Anda memperbolehkan 75 karakter per baris, mungkin terlihat bagus di layar Anda. Tetapi ketika Anda mengirimnya ke seseorang yang programnya hanya mengizinkan 70 karakter per baris, lima karakter terakhir dipindahkan ke baris berikutnya dan memecah pesan Anda.
Email Auto-Responder - Kirim Balasan Cerdas dengan Gmail
Masalah potensial lainnya adalah font yang Anda pilih. Font seperti Courier New adalah fixed-width: setiap karakter membutuhkan jumlah ruang yang sama. Tetapi font seperti Times New Roman (font default untuk sebagian besar program pengolah kata) dan Arial memiliki lebar yang bervariasi sesuai dengan karakternya: huruf :i: membutuhkan lebih sedikit ruang daripada huruf :w: dan sebagainya. Variasi dalam ruang ini menciptakan efek patah yang sama dengan masalah panjang garis.
Simpan pesan Anda dalam font dengan lebar tetap (ukuran 10 poin paling baik di hampir setiap kasus) dan pastikan setiap baris memiliki panjang 60 hingga 65 karakter. Ketika Anda mencapai batas, gunakan pengembalian keras untuk memulai baris berikutnya daripada membiarkan program pengolah kata Anda untuk membungkus teks. Jika Anda menggunakan Microsoft Word untuk menulis pesan Anda, ada penghitung di bagian bawah jendela yang memberi tahu Anda apa garis dan nomor karakter Anda saat Anda mengetik (ini bertuliskan Ln ## Col ##) yang dapat Anda gunakan untuk pastikan Anda tinggal di 65 atau kurang. Anda juga dapat membuat panduan di bagian atas halaman yang sedang Anda kerjakan (Anda akan menghapus panduan setelah Anda menyelesaikan pesan Anda) yang akan memungkinkan Anda untuk menentukan panjang garis Anda secara sekilas.
Cara lain untuk menghindari pengiriman pesan yang salah adalah menyimpannya dalam format universal. Banyak orang secara keliru percaya ASCII bekerja di semua komputer, tetapi ini bukan masalahnya. Anda harus menyimpan (dan menyalin dan menempel) pesan Anda dalam Teks Biasa (ini hampir selalu dalam font Courier New) atau format Teks Kaya (format yang dapat dibuka setiap program pengolah kata, yang memungkinkan Anda untuk mempertahankan warna, cetak tebal, dan huruf miring ). Anda akan menemukan format file ini tercantum di kotak dropdown Save As di jendela Save Anda.