Menulis surat bisnis adalah seni yang terlupakan. Internet telah membuat kami penulis malas. Dengan beberapa penekanan tombol, kita dapat memulai email singkat tanpa banyak memikirkan konten, apalagi memformat. Pernahkah Anda meninjau email Anda sendiri dan menemukan kesalahan ejaan, kalimat tidak lengkap, kesalahan pemformatan, dan kesalahan tata bahasa? Biasanya kita tidak memikirkan apa pun tentang bagaimana malas menulis kita secara negatif mempengaruhi e-mail kita; orang lain mengirim email kepada kami jenis sampah yang sama sepanjang waktu. Tapi, tetap saja, menulis email yang buruk seharusnya tidak memberi kita alasan untuk menjadi penulis malas sepanjang waktu, online atau offline.
Cara Menulis Surat Bisnis
Menulis surat bisnis mungkin merupakan salah satu keterampilan terbaik yang dapat dimiliki oleh pelaku bisnis, terutama selama masa-masa ini ketika sedikit orang yang memilikinya. Kiat berikut akan membantu Anda membuat surat bisnis yang lebih baik. Anda juga dapat mengadaptasi prinsip-prinsip ini untuk menulis email bisnis yang lebih baik, baik dari segi format, gaya dan nada.
KOMPONEN DAN PEMBUATAN
Semua surat bisnis terdiri dari elemen-elemen berikut, dalam urutan ini:
Tanggal
Nama dan alamat penerima
Salam
Paragraf pembuka
Tubuh
Paragraf penutup
Penutupan
Nama dan alamat anda
Gaya pemformatan akan menentukan bagaimana elemen-elemen ini terletak pada halaman. Tiga gaya pemformatan yang paling umum adalah:
BLOCK: Setiap bagian dari huruf dibenarkan kiri, dan teks adalah spasi tunggal, kecuali istirahat paragraf dua spasi.
MODIFIED BLOCK: Paragraf pembuka, badan dan penutup dibenarkan kiri dan spasi tunggal, tetapi tanggal, penutupan dan salam diselaraskan dengan pusat.
SEMI-BLOCK: Persis seperti blok yang dimodifikasi, kecuali setiap paragraf indentasi, tidak dibenarkan kiri.
Apa pun gaya yang Anda pilih, Anda juga harus mempertimbangkan font; pilihan Anda penting, karena font mewah terkadang tidak dapat dibaca. Font yang paling umum digunakan dan diterima secara luas adalah Times New Roman, ukuran 12. Ini dapat dibaca, profesional, dan digunakan secara universal untuk surat bisnis. Namun, bukan di luar bidang kemungkinan, untuk mengambil kebebasan di sini; Anda benar-benar dapat menggunakan font apa pun yang dapat dibaca (Arial, Verdana, Helvetica), tetapi selalu pertimbangkan apa yang ingin dilihat oleh penerima Anda.
PARAGRAF PEMBUKAAN
Karena poin prinsip dari surat bisnis Anda adalah untuk merebut dan menjaga perhatian pembaca, Anda harus fokus pada pembukaan, kesempatan pertama (dan kadang-kadang saja) yang harus Anda ambil perhatian penerima. Pembukaan juga mengatur nada untuk seluruh huruf, sehingga harus sekuat dan karakteristik mungkin.
JANGAN langsung ke intinya. Penerima Anda tidak memerlukan banyak info yang tidak perlu., Terutama tidak langsung di depan. Jika itu tidak berkaitan dengan atau membuat mereka bosan, mereka hanya akan berhenti membaca.
JANGAN mulai dengan klise? frasa seperti? Saya menulis karena ...? atau? Sehubungan dengan ...?. Ini hanya muncul bahwa Anda tidak tahu harus mulai dari mana. Pesan sebenarnya tidak akan mulai sampai setelah frasa itu, jadi mengapa tidak menghilangkan kata-kata yang tidak perlu dan tidak kreatif?
DO menggunakan kata kerja aktif dan kuat. Ini menjaga fokus pada pembaca dan membuat surat itu jauh lebih menarik. Misalnya, alih-alih menulis? Penawaran ini diperpanjang untuk Anda untuk jangka waktu yang singkat ,? coba? kami sebentar memperluas penawaran ini untuk Anda.? Lihat betapa mudahnya itu?
JANGAN berkepanjangan. Pertahankan pembukaan yang singkat dan langsung, gunakan kata-kata terbaik, dan jangan pernah membuat pembaca bekerja pada titik surat itu.
TUBUH
Ini adalah daging surat, di mana Anda akan sepenuhnya menjelaskan ide-ide yang diperkenalkan pada pembukaan. Mudah kehilangan momentum di sini, tetapi bagian ini harus sama kuatnya dengan pembukaan.
DO menulis seperti bicara. Ini tidak berarti menggunakan bahasa gaul atau kata-kata kotor yang tidak resmi, tetapi mengapa harus terjun ke bisnis berbicara ketika itu basi dan membosankan? Kemungkinannya adalah, Anda bukan pria Inggris abad ke-19, jadi jangan menulis seperti itu! Gunakan percakapan, namun hormat, nada dan mencoba untuk mengucapkan hal-hal yang mirip dengan bagaimana Anda benar-benar mengatakannya.
JANGAN kehilangan poin. Simpan penyimpangan untuk obrolan tatap muka. Anda punya waktu singkat untuk menahan minat pembaca di sini dan kalimat tidak penting hanya akan memberi waktu bagi pembaca untuk menguap dan meletakkan surat itu. Tuliskan poin-poin yang perlu Anda buat sebelum menulis, dan patuhi.
Jaga agar informasi terkait tetap bersama. Jangan beralih ke titik lain sampai Anda menyelesaikan yang terakhir, dan tahan keinginan untuk menyebarkan topik secara sembarangan. Apa pun yang kurang dan Anda akan tampak mengoceh tanpa rasa fokus.
JANGAN sombong. Tentu, itu bagus untuk memamerkan kosa kata kita, tetapi kata besar itu tidak ada gunanya jika kata yang lebih kecil akan lebih efektif dan mudah dibaca. Singkirkan tesaurus dan gunakan bahasa yang akrab.
PARAGRAF PENUTUP
Paragraf ini adalah rangkaian kalimat terakhir yang akan dilihat pembaca Anda, jadi harus sekuat kalimat lainnya.
Jaga singkat. Paragraf penutup dapat menjadi bagian tersingkat dari surat itu karena Anda hanya menyatakan kembali, dalam bahasa yang sederhana, apa yang sudah Anda tulis. Nyatakan kembali poin Anda dan keluar.
JANGAN gagal. Sangat menggoda untuk membiarkan paragraf penutupnya mati dengan cepat atau menjadi tiruan yang tepat dari kalimat lain hanya karena Anda sudah bekerja sangat keras pada sisanya. Tahan keinginan itu - jaga agar endingnya tetap kuat, dan tahan nada bicara Anda.
Jelaskan niat Anda. Jika Anda mencari respons email atau pertemuan bisnis, jelaskan. Inti surat Anda akan hilang jika pembaca tidak tahu apa yang Anda inginkan dari mereka atau bagaimana melanjutkan dari sini.
JANGAN basi. Hindari klise yang khas? akhir seperti? Terima kasih sebelumnya ...? atau? Harap jangan ragu menelepon ...?; ini mengakhiri surat bisnis dengan nada lemah. Jadilah sejelas dan sekreatif mungkin tanpa menjadi mangsa bahasa bisnis yang khas.