Untuk mengurangi hutang Anda secara efektif dan memperbaiki sejarah kredit Anda, Anda akan memiliki organisasi yang tepat dan cara yang efektif untuk melacak catatan keuangan Anda. Untuk membuat sistem pengarsipan yang efektif, para ahli merekomendasikan untuk menyusun dokumen yang relevan menurut abjad Anda berdasarkan subjek atau kategori. Tetapi jangan membuat kesalahan dengan memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit kategori. Selusin kategori luas harus maksimum dalam sistem pengarsipan apa pun. Oleh karena itu, indeks file sampel mungkin menyertakan kategori untuk:
Catatan perbankan (termasuk rekening giro dan tabungan)
Sistem Pengarsipan Termudah
Tagihan dibayar (tempat Anda mengajukan biaya bulanan reguler)
Anggaran (untuk daftar terperinci dari semua pengeluaran, pendapatan, dan aset Anda)
Kartu kredit (berguna untuk menyimpan tanda terima, pernyataan, dan kontrak)
Asuransi (catatan asuransi mobil, kesehatan, jiwa, dan properti)
Investasi (seperti 401 (k) dan laporan reksa dana)
Hipotek
Tanda terima
Pajak
Setelah file Anda diberi label, Anda mungkin bertanya-tanya berapa lama Anda harus menyimpan dokumen keuangan tertentu. Sebagai aturan, Anda harus menyimpan catatan pajak lama setidaknya selama tujuh tahun karena sejauh itu hukum memungkinkan IRS untuk pergi ketika ingin mengaudit Anda. Anda juga harus bergantung pada laporan saham, obligasi, dan reksa dana Anda tanpa batas waktu - terutama karena jika Anda menjual salah satu dari investasi tersebut nanti, Anda mungkin perlu menunjukkan basis biaya investasi Anda ke IRS. Namun, Anda tidak perlu menyimpan prospektus yang dikirimkan perusahaan reksa dana kepada Anda setiap kuartal, sehingga Anda dapat dengan aman membuangnya.
Mempertahankan Sistem Pengarsipan Anda
Setelah Anda memiliki sistem kerja, tentu saja langkah terakhir adalah tetap di atas dokumen Anda, sehingga tidak lepas kendali lagi. Para ahli mengatakan Anda harus menahan keinginan untuk memiliki file surat umum - seperti keranjang serba guna :masuk: dan :keluar: yang tampaknya menempati hampir setiap ruang kantor dan ruang kerja. Alih-alih, buat sistem aliran kertas yang langsung memberi tahu Anda apa yang seharusnya Anda lakukan dengan surat yang ada di sana.
Setelah Anda menyaring file-file Anda, membersihkan dokumen yang tidak perlu dan mengurangi jumlah tumpukan yang Anda susun, kemungkinan Anda akan jauh lebih jelas tentang keuangan Anda dan tentu saja lebih terorganisir. Terlebih lagi, jika Anda mengambil beberapa menit setiap hari untuk menangani dokumen Anda, Anda akan menghemat banyak waktu - jika tidak berhari-hari - harus melalui banyak kertas di akhir tahun ketika Anda mencoba menemukan beberapa hal penting dokumen. Ini khususnya benar ketika waktu pajak berputar. Bayangkan betapa hebatnya rasanya jika Anda tidak harus menyaring tumpukan kertas tua yang mencoba membenarkan semua pengurangan pajak Anda. Alih-alih, Anda bisa menyerahkan kepada akuntan Anda atau profesional pajak yang dibayar, file yang bagus dan rapi dari kwitansi dan catatan yang tertata rapi. Bagaimana Cara Mengarsipkan Apakah meja kerja Anda berantakan? Apakah Anda menumpuk kertas di mana-mana karena Anda tidak tahu harus berbuat apa dengan mereka? Artikel ini akan memberi Anda beberapa informasi berguna yang akan membantu Anda mengembangkan sistem pengarsipan yang terorganisir dengan folder file. Spesifik dapat bervariasi dari orang ke orang; namun, informasi berikut mencakup pedoman yang bermanfaat dan penting dari mana setiap orang dapat memperoleh manfaat.
Hidup kita sangat sibuk! Pada saat kita menyelesaikan pekerjaan juggling, anak-anak, pekerjaan rumah, pekerjaan rumah tangga dan pasangan, tidak ada waktu untuk hal lain. Tidak mengherankan bahwa kebanyakan orang tidak teratur - mereka tampaknya tidak dapat menemukan waktu untuk mengajukan secara teratur.
Selalu ada satu tempat yang Anda gunakan sebagai tangkapan-semua. Ini bisa menjadi sudut meja Anda di tempat kerja, meja dapur Anda, atau laci :sampah:. Ini adalah tempat Anda meletakkan :barang: Anda - barang yang Anda tidak tahu apa lagi yang harus dilakukan dengan itu tetapi Anda tahu Anda mungkin akan membutuhkannya di beberapa titik (seperti setelah Anda membuangnya). Di sinilah Anda melemparkan kunci Anda, surat Anda, pekerjaan rumah anak-anak Anda, tagihan yang jatuh tempo dan yang akan Anda bayar nanti, laporan dari pekerjaan yang jatuh tempo kemarin - sebut saja!
Sekarang, bukankah lebih bagus jika Anda bisa mempertahankan tempat yang sama tetapi mengatur semuanya dengan rapi? Yah, mungkin bukan segalanya, tapi cukup dekat. Tentu saja disarankan agar Anda segera menyimpan dokumen dan dokumen Anda, tetapi Anda tidak selalu dapat menemukan waktu untuk melakukannya. Tetapi ketika Anda melakukannya, Anda akan menginginkan sistem pengarsipan yang memungkinkan Anda mengajukan dengan cepat dan efisien sehingga ketika Anda akhirnya mencari barang-barang Anda, Anda sebenarnya dapat menemukannya.
Ada beberapa cara untuk membuat sistem pengarsipan yang baik. Semuanya dimulai dengan folder file. Folder file akan menampung semua dokumen Anda dan Anda dapat mengaturnya sesuka Anda. Anda dapat memberi kode warna pada mereka, mengurutkannya berdasarkan abjad, memecahnya berdasarkan bulan, melabeli mereka, apa pun yang Anda pilih. Kuncinya adalah menjaga sistem pengarsipan Anda dan memberi label dan mengarsipkan dokumen Anda dengan benar sehingga Anda selalu dapat menemukan yang Anda butuhkan.
Mengapa repot, Anda mungkin bertanya? Nah, pikirkan apa yang mungkin terjadi jika Anda salah menaruhkan beberapa tagihan - seperti hipotek atau pembayaran mobil Anda. Semakin lama sebuah dokumen berada di atas meja, rak atau tempat lain tetapi dalam file tersebut, semakin besar kemungkinan dokumen itu salah tempat, ditutupi, disembunyikan, atau hilang..
Plus, beberapa makalah berisi informasi yang bukan untuk konsumsi semua orang. Lain kali ketika sahabat Anda mampir, apakah Anda benar-benar ingin gaji Anda nongkrong agar mereka melihatnya? Ketika kertas ditempatkan ke dalam file segera alih-alih diizinkan untuk duduk di tempat terbuka, kemungkinan berbagi dokumen pribadi secara tidak sengaja berkurang secara substansial.
Dan terakhir, daripada menumpuk kertas di mana-mana, meninggalkan Anda dengan dua inci persegi ruang kerja atau ruang kontra, segera masukkan kertas ke dalam sistem pengarsipan sehingga Anda memiliki lebih banyak ruang untuk melakukan apa yang perlu Anda lakukan. Anda akan terkejut melihat bagaimana tugas sederhana itu dapat mengubah kehidupan Anda dan keluarga Anda!