Jika Anda pernah mengelola proyek dengan banyak orang, penuh dengan banyak tugas, semua karena pada tenggat waktu yang banyak, Anda mungkin mengalami beberapa sakit kepala. Mengelola proyek yang rumit tidak mudah - itu adalah sesuatu yang tampaknya hanya dapat dicapai oleh orang-orang tertentu dengan rahmat. Tetapi mengelola proyek tidak harus rumit dengan perangkat lunak yang tepat dan satu atau dua kursus MS Project.
Setelah beberapa kursus MS Project, Anda mungkin menjadi salah satu dari orang-orang yang berada di bawah tekanan di kantor yang tampaknya mampu mencapai hasil lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat daripada orang lain. Berita baiknya adalah bahwa tidak diperlukan perubahan total dalam kepribadian atau proses berpikir untuk mengelola proyek secara efisien. Kursus MS Project menunjukkan kepada Anda cara menggunakan perangkat lunak pintar yang dirancang untuk mengikat semua jalan keluar yang mengirim sebagian besar proyek ke tailspin. Pada artikel ini, kita akan membahas dua dasar-dasar yang akan Anda pelajari dalam kursus MS Project yang menjadikan perangkat lunak ini favorit bagi begitu banyak manajer proyek..
Manajemen Proyek Sederhana: Pelajari Dasar-dasar Kerangka Kerja PMI ✓
Kemudahan Membangun Dependensi
Salah satu hal pertama yang akan Anda pelajari dalam kursus Proyek MS adalah bagaimana membangun dependensi. Untuk proyek yang melewati banyak tangan atau proses, kemacetan pasti muncul jika Anda tidak mengidentifikasi dan merencanakan dependensi terlebih dahulu. Mungkin Anda cukup beruntung untuk memiliki pikiran yang sangat terorganisir atau telah mengembangkan dan metode rumit menggunakan berbagai catatan Post It berwarna untuk membantu Anda mengatasi masalah ketergantungan..
Namun, sementara sistem ini dapat bekerja untuk Anda, masalahnya adalah bahwa anggota tim yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas-tugas mungkin tidak dapat menggunakan metode organisasi Anda secara efektif dan karena itu, tidak memahami bagaimana karya mereka terkait dengan keseluruhan proyek. Investasi dalam kursus Proyek MS berarti bahwa anggota tim selalu menyadari keadaan proyek saat ini dan ketergantungannya pada saat tertentu.
Gantt Charts
Gantt chart adalah representasi visual dari kemajuan seluruh proyek Anda. Anda akan langsung dapat melihat tugas mana yang tepat sasaran dan mana yang tertinggal. Tanpa kemampuan untuk melihat hambatan secara visual, diperlukan beberapa hari atau minggu sebelum Anda mengetahui adanya penyempitan dalam proses proyek.
Mungkin aspek yang paling penting dari Proyek MS yang menjadikannya alat manajemen proyek yang sangat berharga adalah kemudahan di mana ia dapat diubah ketika hal-hal jatuh keluar dari langkah - dan mereka akan jatuh keluar dari langkah. Setelah Anda menyadari masalah potensial dengan melihat grafik Gantt Anda, Anda dapat dengan cepat menyesuaikan rencana proyek Anda menggunakan langkah-langkah sederhana yang akan Anda pelajari dalam kursus Proyek MS.
Kemungkinan besar, alasan proyek Anda tidak sesuai dengan cara yang Anda bayangkan adalah karena alat yang Anda gunakan - atau tidak digunakan, bukan karena tim Anda. Jika Anda kehilangan waktu tidur karena proyek, menghabiskan terlalu banyak untuk obat sakit kepala atau mengelola mikro tim Anda sampai pada titik iritasi, mungkin sudah saatnya kursus Proyek MS membuat seluruh tim memulai dengan awal yang baru. Bagaimana Mengelola Proyek Industri konstruksi terus berkinerja baik. Vendor di pasar $ 5 juta hingga $ 100 juta telah bekerja keras untuk menambahkan fitur manajemen proyek terbaru dan terhebat untuk produk mereka. Mereka memahami bahwa kontraktor memerlukan fitur-fitur ini untuk meningkatkan efisiensi dan bahwa jika perangkat lunak mereka tidak menyertakan fitur yang dibutuhkan manajer proyek, mereka akan menemukan perangkat lunak mereka di tempat lain. Berlangganan praktik terbaik industri dapat membantu organisasi meningkatkan alur kerja dan memberikan lebih banyak informasi dan kontrol kepada banyak orang yang bekerja di proyek.
Namun, manfaat terbesar dari solusi perangkat lunak manajemen proyek konstruksi yang baik bukanlah membuat pengelolaan jejak kertas menjadi lebih mudah. Perangkat lunak modern yang dilengkapi dengan pelaporan real-time dengan cepat mengganti metode lama menggunakan pada lembar waktu kerja untuk melacak tenaga kerja. Hari-hari menunggu penggajian untuk diproses untuk mendapatkan ide yang lebih baik tentang biaya proyek diganti dengan hari-hari mengetahui dengan tepat berapa biaya proyek saat ini. Jenis data yang kuat ini memberikan analisis anggaran yang jauh lebih akurat dan fitur pelaporan yang lebih baik yang memungkinkan manajer untuk membuat keputusan yang paling tepat setiap saat.
Selanjutnya, perangkat lunak manajemen konstruksi juga dapat digunakan untuk melacak perubahan yang tak terhindarkan yang muncul pada hampir setiap pekerjaan. Mengubah pesanan, RFI, dan pengiriman semua dapat dibuat dan dilacak di beberapa perangkat lunak proyek konstruksi yang baru dikembangkan. Banyak dari dokumen khusus ini memerlukan persetujuan dari satu atau lebih manajer, dan perangkat lunak yang digunakan dapat membantu mengarahkan mereka ke staf yang tepat dengan cara seefisien mungkin. Manajer proyek juga dapat menggunakan perangkat lunak untuk membuat daftar :yang harus dilakukan: untuk staf yang akan memungkinkan mereka semua untuk melihat kemajuan saat ini dari tugas tertentu.
Banyak perusahaan juga menggunakan sistem manajemen proyek mereka sebagai tempat untuk menyimpan salinan elektronik dari dokumen-dokumen penting. Semua dokumen yang disimpan dalam sistem dapat dilampirkan ke catatan transaksi apa pun yang akan memungkinkan cara mudah untuk mencari dan menjawab pertanyaan jika muncul di kemudian hari. Oleh karena itu, jika perusahaan menerima faktur yang memiliki harga berbeda di atasnya dari Purchase Order yang asli, mereka akan dapat melihat dalam sistem untuk menemukan yang asli dan memiliki ulasan penyelia dan mengirim pesanan pembelian asli kembali ke vendor. Akhirnya, pengguna sistem dapat memilih untuk secara instan memperbarui anggaran proyek ketika pesanan diubah atau diminta, memberi mereka data paling akurat secara real time.
Perangkat lunak konstruksi juga dapat digunakan untuk melacak jadwal pekerjaan melalui grafik Gantt. Dengan menggunakan teknologi yang sama, pengguna dapat membuat catatan tentang penjadwalan pekerjaan yang menyertakan tautan langsung ke catatan biaya pekerjaan untuk pekerjaan itu. Catatan-catatan ini dapat dengan mudah dikirim ke manajer proyek yang dapat bertindak berdasarkan data. Teknologi semacam ini dulunya hanya tersedia dalam perangkat lunak yang paling mahal, namun saat ini jauh lebih terjangkau dan tersedia.
Terakhir, jika Anda mengoperasikan perusahaan pasar menengah, Anda dapat memanfaatkan fitur pelacakan baru yang merupakan bagian dari sebagian besar perangkat lunak konstruksi baru. Perangkat lunak ini dapat digunakan untuk melacak penggunaan alat kecil dan biaya serta membuat perintah kerja dari lapangan. Fitur penagihan dan pengumpulan pembayaran juga tersedia. Gabungan, semua fitur ini mungkin persis seperti yang dibutuhkan oleh perusahaan pasar menengah yang lebih kecil untuk meningkatkan operasi mereka hingga mereka menjadi pemain yang lebih besar di pasar..