Apakah Anda frustrasi dengan ruang kantor Anda? Apakah Anda berburu pena setiap kali Anda meletakkannya? Apakah pencarian dokumen merupakan peristiwa setengah hari? Apakah makalah Anda diajukan secara kronologis - merosot ke ';satu minggu lalu'; dan tidak dapat menarik ';empat bulan lalu'; karena takut akan bencana banjir kertas?
Setiap kantor berurusan dengan kelebihan kertas dan apakah besar atau kecil, bisnis Anda menderita ketika Anda tidak beroperasi di ruang yang terorganisir.
Jadi, bagaimana Anda membersihkan kekacauan dan mendapatkan kendali?
Cara Mengatur File Kantor (Bagian 1 dari 9 Seri Organisasi Rumah Kantor)
SPACE IS ESENSIAL
Masalah terbesar dengan tetap teratur di kantor adalah orang-orang membuat sistem dan tidak memberi diri mereka cukup ruang untuk tumbuh.
Jika Anda telah menghabiskan sebagian besar hari membersihkan laci dan mengganti item dalam file yang terorganisir dan berlabel, tetapi Anda tidak dapat memeras selembar kertas ekstra yang telah Anda buang-buang waktu dan kertas yang belum diarsipkan akan tumbuh lagi.
Pastikan memiliki setidaknya seperempat hingga sepertiga (lebih jika mungkin) ruang tumbuh ketika menerapkan sistem. Anda mungkin perlu berubah pada beberapa titik, tetapi memiliki ruang ekstra akan mendorong Anda untuk mengikuti pengorganisasian.
Ini juga berlaku untuk barang-barang seperti gambar arsitektur atau produk atau dokumen lain yang mungkin Anda kumpulkan.
Sisihkan waktu untuk membersihkan dokumen yang tidak perlu. Ini tidak hanya akan memberikan lebih banyak ruang tetapi akan menghemat waktu Anda yang seharusnya terbuang untuk melihat melalui dokumen yang tidak berharga.
SISTEM PENYARINGAN SEDERHANA
Sejauh ini, kami telah menemukan beberapa fakta menarik tentang makalah, kantor, pengorganisasian, istilah. Anda dapat memutuskan bahwa informasi berikut ini bahkan lebih menarik.
Jangan membuat sistem Anda terlalu rumit atau akan sulit untuk ditindaklanjuti. Pengodean warna bisa menjadi yang termudah jika Anda tidak memiliki terlalu banyak kategori. Ini efektif untuk sistem yang hanya membutuhkan ';Penghasilan';, ';Biaya';, ';Proyek';, ';Korespondensi'; atau yang serupa.
Untuk pengarsipan kelompok besar klien, proyek, atau faktur, gunakan laci tunggal untuk setiap grup file terkait. Lemari arsip yang tinggi bahkan dapat dibagi menjadi sistem alfabet atau kronologis.
Untuk item yang Anda lihat setiap hari atau bahkan setiap jam, Anda mungkin mempertimbangkan papan posting di dekat meja Anda. Ini adalah ide bagus untuk daftar nomor telepon, daftar ';To Do'; dan kalender janji temu.
PEMELIHARAAN
Sistem pengarsipan hanya sebaik pemeliharaannya. Anda mungkin lebih mudah memiliki sistem kecil file yang terletak di atau dekat meja Anda dan setiap hari atau setiap minggu mentransfer item ke rumah permanen mereka.
Ini juga berfungsi untuk item yang Anda perlu dekat seperti informasi proyek saat ini atau daftar harga dll.
STYLE OF FILING
Pertimbangkan apakah Anda dapat secara realistis mengelola sistem pengarsipan. Mungkin kotak berlabel lebih cocok untuk Anda (terutama jika Anda cenderung menumpuk kertas). Kuncinya adalah menemukan sesuatu yang Anda akan merasa nyaman dirawat. Jika kertas diurutkan dan sesekali dibersihkan, sistem Anda akan berfungsi.
SEGALA SESUATU MEMBUTUHKAN RUMAH
Semuanya HARUS diberi rumah. Dengan memberikan setiap item tempat Anda tidak akan kehilangan pulpen, ponsel, kacamata dan sebagainya. Jangan memadati barang-barang atau Anda akan frustrasi. Ketahuilah bahwa semua upaya Anda akan membantu Anda menjalankan bisnis Anda lebih efisien, dan dengan demikian produktif. Hadiahi diri Anda sendiri untuk menjaga sistem tetap berfungsi!
Mengetahui cukup tentang makalah, kantor, mengatur, istilah untuk membuat pilihan, padat informasi mengurangi faktor ketakutan. Jika Anda menerapkan apa yang baru Anda pelajari tentang makalah, kantor, mengatur, istilah, Anda tidak perlu khawatir. Cara Mengatur Kantor Fitur terpenting dari desain kantor yang sangat baik adalah fungsionalitas. Tetapi seringkali kantor kami dipenuhi oleh banyak mesin kantor, persediaan, potongan kertas dan peralatan yang membuat kantor kecil kami benar-benar tidak berfungsi..
Tempat kerja Anda harus sedemikian rupa sehingga akan membuat Anda merasa senyaman di rumah. Jika kantor Anda tidak seperti itu maka Anda perlu mengatur kembali kantor Anda. Beberapa ide yang diberikan di bawah ini dapat memandu Anda melalui proses pengorganisasian kantor yang indah dan akan membantu dalam meningkatkan desain kantor Anda:
Bersihkan jalur:
Jaga agar jalur kantor Anda benar-benar jelas sehingga seseorang dapat bergerak tanpa rintangan.
Desktop harus dibersihkan:
Meja kerja Anda akan mencerminkan kepribadian Anda. Saat mengatur kantor Anda, Anda harus melihat meja kantor Anda dan mengambil keputusan tentang apa yang harus Anda pertahankan. Beberapa hal penting seperti komputer, telepon, dan barang pameran hanya boleh disimpan di desktop Anda. Hal-hal lain seperti donat yang setengah dimakan dan tumpukan kertas membuat tampilan desktop jelek. Tampilan lusuh akan memberikan sinyal yang salah kepada pengunjung Anda.
Baki dan Caddy harus dibawa dan digunakan untuk mengatur meja dan laci Anda:
Pengecer berantai dan toko peralatan kantor berisi semua jenis caddies dan baki plastik yang dirancang sempurna untuk laci meja. Mereka harus digunakan untuk mengatur perlengkapan kantor Anda.
Perbarui lingkungan Anda:
Perubahan kecil dalam penempatan furnitur kantor setiap beberapa hari akan memberikan tampilan segar ke kantor Anda. Saya t
Dapatkan dari meja Anda:
Atur kantor Anda dengan menempatkan barang-barang penting kantor Anda di ruang terpisah mereka sendiri. Untuk mis. printer atau mesin fotokopi harus ditempatkan pada dudukan printer. Terlalu banyak buku harus diletakkan di rak buku.
Mata harus diberi istirahat dengan meletakkan sesuatu yang menarik:
Sesuatu yang terlihat layak seperti lukisan, poster atau cetak atau tanaman mekar harus dimasukkan ke dalam Anda
desain kantor yang dapat bekerja dengan baik dalam memberi makan semangat Anda.
Berikan tes jangkauan meja kantor Anda yang telah diperbarui:
Atur meja Anda sedemikian rupa sehingga semua yang Anda butuhkan setiap hari tetap praktis. Itu harus dirancang sedemikian rupa sehingga semuanya berada dalam jangkauan Anda.
Pusat daur ulang harus diatur:
Bahan-bahan seperti botol plastik, kardus, kertas dll. Yang dibuang di kantor kami dapat didaur ulang. Karena itu, siapkan pusat daur ulang di kantor Anda.
Dengan demikian, dengan menerapkan ide-ide di atas di kantor Anda, Anda dapat mengatur kantor Anda dan meningkatkan desain kantor Anda dengan cara yang lebih baik dan lebih mudah.