ERP adalah istilah yang banyak digunakan namun mungkin tidak dipahami dengan baik. Itu singkatan dari Enterprise Resource Planning dan meskipun awalnya ditargetkan untuk perusahaan manufaktur, hari ini ia mencakup produk apa pun yang dapat digunakan di seluruh perusahaan. Ketika diimplementasikan secara efektif, ERP memungkinkan perusahaan untuk memecah silo organisasi tradisional, menggantinya dengan struktur horizontal yang terintegrasi erat di mana strategi, struktur organisasi, proses dan teknologi sangat erat selaras. Aplikasi dapat mencakup keuangan, distribusi, manufaktur, sumber daya manusia, penggajian, dan biaya proyek.
Implementasi ERP yang sukses - Kompleksitas vs. Kesederhanaan
Ada banyak kebingungan antara sistem akuntansi dan ERP. Di masa lalu, sistem akuntansi hanya terbatas pada keuangan, tetapi itu telah berubah selama beberapa tahun terakhir dan sekarang sulit untuk membedakan antara sistem akuntansi dan sistem ERP. Perbedaan di antara mereka adalah masalah derajat seperti yang dapat dilihat pada tabel berikut.
Kriteria
Sistem AkuntansiERP
Enterprise-wideMaybeYes
ScalablePartiallyYa
Biaya Rendah ke Sedang Tinggi
Rasio Biaya Implementasi: Lisensi 1
Kemampuan penyesuaianDependsExtensive
Fungsionalitas Tergantung Tergantung
Platform TeknologiSingleMultiple
Analisis
Mulailah dengan pemahaman tentang Faktor Keberhasilan Penting (CSF)
CSF didefinisikan sebagai hal-hal yang harus Anda lakukan dengan baik agar menjadi sukses. Anda dapat menggunakan CSF sebagai cara untuk menentukan apakah suatu persyaratan benar-benar penting. Jika persyaratan tidak dapat dipetakan langsung ke CSF, maka itu tidak penting.
Tentukan ukuran keberhasilan
Sebelum memulai proyek apa pun, Anda harus tahu cara mengukur kesuksesan dalam hal menghemat uang dengan merampingkan operasi, meningkatkan pendapatan, meningkatkan pangsa pasar ... Pengukuran keberhasilan bertindak sebagai motivator bagi staf selama implementasi, membantu menjaga proyek tetap pada jalurnya dan fokus pada upaya mencapai tujuan bisnis yang penting.
Memahami proses bisnis yang ada dan mencari peluang untuk peningkatan proses bisnis
Sampai Anda memahami proses bisnis yang ada, Anda belum siap. Karyawan mungkin tidak tahu bahwa apa yang mereka lakukan tidak lazim. Menyingsingkan lengan baju Anda dan berbicara dengan orang-orang yang melakukan pekerjaan. Ingatlah iblis ada dalam perinciannya. Sepanjang jalan, nilai tambah Anda mungkin dalam mengidentifikasi cara untuk meningkatkan proses bisnis.
Jangan ambigu dalam definisi persyaratan
Semakin ambigu persyaratan, semakin banyak interpretasi apakah vendor tertentu memenuhi persyaratan. Anda harus tepat sehingga Anda dapat membandingkan apel dengan apel.
Jangan buang waktu untuk fungsionalitas dasar
Sistem telah matang ke titik di mana dasar-dasar dilakukan dengan baik. Fokus hanya pada persyaratan yang unik atau dapat berbeda menurut vendor.
Kelola ruang lingkup, anggaran, dan waktu
Manajemen proyek adalah faktor kunci dalam memprediksi keberhasilan suatu proyek. Manajemen proyek meliputi manajemen ruang lingkup, anggaran dan waktu. Daripada menggunakan sekolah ketukan keras, Anda harus mempertimbangkan bekerja dengan metodologi terstruktur seperti yang diterbitkan oleh Project Management Institute (PMI).
Dapatkan keterlibatan karyawan
Mengenali sejumlah besar pengetahuan karyawan dan potensi kontribusi karyawan. Sayangnya, pengetahuan itu biasanya ada di kepala karyawan dan perhatian harus diberikan untuk memasukkan masukan mereka. Pada saat yang sama, Anda secara efektif memasukkan mereka dalam proses dan mengamankan dukungan mereka untuk proses tersebut.
Tetapkan juara internal
Seorang juara internal harus dialokasikan ke proyek. Bahkan proyek yang paling sulit dapat menjadi sukses ketika Anda memiliki juara internal yang siap untuk melakukan apa pun untuk menyelesaikan pekerjaan. Yang terbaik adalah menetapkan juara internal pada awal proyek pemilihan sistem untuk memastikan komitmen dan persetujuan mereka dengan sistem yang dipilih.
Kelola risikonya
Carilah potensi risiko, dampaknya, dan kemungkinan terjadinya. Dorong semua pihak yang berkepentingan untuk mengembangkan strategi untuk mengurangi risiko. Setiap organisasi memiliki setidaknya 1 penentang, yang dapat menyebabkan banyak masalah, tetapi juga sangat berpengetahuan. Penentang harus dimasukkan dalam proses manajemen risiko. Dengan mendapatkan masukan mereka lebih awal, Anda dapat menghindari masalah dan Anda secara efektif membatasi negativitas mereka.
Pastikan dukungan manajemen
Komunikasikan ruang lingkup proyek dan dapatkan tanda tangan pada langkah-langkah penting di sepanjang jalan. Manajemen harus mengembangkan atau meratifikasi ukuran keberhasilan.
Pemilihan Vendor
Identifikasi vendor potensial
Anda akan kagum pada berapa banyak vendor yang menginginkan bisnis Anda. Mulailah dengan panduan pembeli seperti yang diterbitkan di situs web CAmagazine yang dapat Anda akses dari menu di sebelah kiri. Anda akan melihat dalam panduan pembeli bahwa vendor dibagi menjadi Tiers. Perusahaan terbesar biasanya paling baik dilayani oleh vendor Tingkat Satu dan Tingkat Dua. Perusahaan kecil umumnya dilayani lebih baik oleh vendor lain sebagian karena investasi yang lebih kecil, tetapi juga karena kompleksitas yang lebih kecil. Produk Tier One umumnya memiliki banyak fleksibilitas tetapi butuh lebih banyak waktu untuk mengatur, melatih dan mengoperasikan.
Biasanya ada lebih banyak risiko yang terkait dengan vendor vertikal dan kustom. Namun, manfaatnya dapat melebihi risiko potensial. Untuk mendapatkan daftar vendor potensial:
• menggunakan pencarian internet
• hubungi akuntan Anda
• menghubungi rekan kerja
• menghubungi konsultan
• menghubungi asosiasi industri
• lihat jurnal perdagangan untuk artikel dan iklan
• menghadiri pameran dagang
Temukan pengecer yang baik
Pengecer atau Value Added Reseller (VAR) / implementer dapat membuat perbedaan besar. Seringkali, perusahaan yang memilih sistem baru menghabiskan banyak waktu menganalisis produk dan vendor tetapi tidak cukup waktu menganalisis kemampuan VAR. VAR bisa saja ditetapkan oleh vendor, dan VAR mungkin bukan pilihan terbaik. Vendor memiliki metodologi untuk menetapkan lead ke mitra / VAR mereka yang tidak dipahami dengan baik. Anda bisa mendapatkan VAR berikutnya dalam daftar. Setelah VAR ditugaskan, vendor enggan untuk memperkenalkan VAR lain, karena dapat menyebabkan VAR bersaing satu sama lain untuk prospek yang sama. Jadi lakukan beberapa pra-screening VAR. Lebih baik lagi, dapatkan nama VAR dari seseorang yang Anda kenal.
Mengeluarkan Permohonan untuk Proposal (RFP)
RFP adalah alat yang baik untuk mengomunikasikan kebutuhan Anda secara seragam kepada vendor dan membuat daftar pendek vendor. Minta vendor untuk menjawab pertanyaan yang terkait dengan biaya, teknologi, basis pelanggan, kualifikasi pengembang dan pelaksana, dan pelanggan serupa. Mintalah vendor menanggapi setiap persyaratan dengan angka seperti :7: dalam rilis saat ini dan dikutip dalam perkiraan, :6: dalam rilis saat ini, :5: tersedia dalam 6 bulan, :4: modifikasi kecil atau solusi, :3: ketiga pihak, :2: tersedia dalam setahun, :1: modifikasi besar atau solusi, :0: tidak tersedia. Dengan memperluas prioritas setiap persyaratan kali respons vendor, dan kemudian menjumlahkan hasilnya, Anda mendapatkan skor yang akan memberi Anda indikasi kedekatan cocok untuk masing-masing vendor.
Hadiri demonstrasi
Vendor sekarang harus mengetahui Faktor Sukses Kritis Anda dan persyaratan utama, dan harus diberi agenda sehingga waktu dialokasikan dengan tepat. Anda harus menghadiri tidak lebih dari 4 demonstrasi, dan batasi waktunya hanya 2-3 jam. Mintalah setiap peserta untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan utama, serta skor (-10 hingga +10) seberapa baik yang mereka lakukan untuk setiap topik dalam agenda serta menunjukkan kepentingannya (1 hingga 10).
Referensi panggilan
Anda akan kagum pada seberapa banyak Anda belajar dan betapa sedikit dari beberapa vendor mengetahui pelanggan mereka. Siapkan daftar pertanyaan untuk diajukan seperti daftar periksa kami yang dapat diperoleh dengan mengklik di sini. Ceritakan sedikit referensi tentang diri Anda sebelum mengajukan pertanyaan sehingga mereka merasa nyaman dengan Anda.
Buktikan bahwa sistem akan bekerja untuk Anda
Menyiapkan skrip yang berisi contoh transaksi yang harus diproses melalui seluruh sistem. Script adalah satu hari dalam kehidupan di perusahaan Anda akan berisi proses bisnis yang paling penting dengan contoh dokumen dan laporan. Anda bisa meminta 1-2 vendor untuk menyiapkan bukti konsep. Ini adalah tugas yang memakan waktu untuk vendor dan juga untuk Anda dalam menghadiri demonstrasi. Tetapi Anda hanya berfokus pada vendor yang kemungkinan besar dapat memenangkan bisnis Anda.
Negosiasikan harga dan kontrak
Ini pasar pembeli. Anda akan mendapatkan minimum 10% dari penawaran pertama. Banyak vendor menawarkan harga yang kompetitif ketika mereka tahu mereka bisa kalah dari pesaing yang bisa menawarkan solusi yang masuk akal dengan harga lebih rendah.
Ketahui Total Biaya Kepemilikan (TCO)
Anda perlu memahami semua biaya termasuk biaya lisensi, implementasi, dukungan, perangkat keras, jaringan dan komunikasi sebelum membuat keputusan. Seharusnya tidak ada kejutan nanti. Klik di sini untuk informasi lebih lanjut tentang TCO.
Lakukan Pilot Boardroom
Anda perlu bekerja dengan sistem untuk memahami banyak opsi. Anda mungkin berpikir bahwa penyesuaian diperlukan hingga Anda lebih memahami berbagai solusi. Vendor memiliki gagasan penyesuaian, tetapi mungkin belum membuat spesifikasi atau memberi Anda penawaran tegas. Gunakan pilot ruang rapat sebagai cara bagi vendor untuk memahami persyaratan Anda dan bagi Anda untuk lebih memahami sistem sebelum menandatangani kontrak dan membeli perangkat lunak. Anda harus membayar vendor untuk waktu mereka. Anda harus mendapatkan harga tetap sebagai salah satu hasil dari pilot ruang rapat.
Pelaksanaan
Yayasan Kasus Bisnis
Jangan lupa apa yang seharusnya Anda ketahui selama proses seleksi. Anda seharusnya sudah memahami Critical Success Factors (CSFs). CSF didefinisikan sebagai hal-hal yang harus Anda lakukan dengan baik agar menjadi sukses. Selain itu, Anda harus menentukan ukuran keberhasilan. Sebelum memulai proyek apa pun, Anda harus tahu cara mengukur kesuksesan. Pengukuran keberhasilan bertindak sebagai motivator bagi staf selama implementasi, dan membantu menjaga proyek tetap pada jalur dan fokus pada CSF. Bahkan jika Anda belum melakukannya untuk pemilihan sistem, belum terlambat.
Peningkatan Proses Bisnis
Jangan berasumsi bahwa proses bisnis Anda saat ini adalah cara terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan. Lebih buruk lagi, jangan bersikeras memodifikasi sistem baru untuk melakukan apa yang dilakukan sebelumnya. Pertama, pastikan ada pemahaman tentang proses bisnis yang ada. Menyingsingkan lengan baju Anda dan berbicara dengan orang-orang yang melakukan pekerjaan. Minta mereka untuk memberi tahu Anda berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk kegiatan. Mungkin tidak terlihat serius jika 1 orang menghabiskan 15 menit per hari - tetapi berapa biayanya jika ada 10 orang melakukan hal yang sama sepanjang tahun? Dengan asumsi tingkat $ 25 / jam dan 1.800 jam atau bekerja per tahun, masalah kecil itu telah menelan biaya perusahaan $ 112.500 untuk tahun ini.
Manajemen proyek
Manajemen proyek adalah faktor kunci dalam memprediksi keberhasilan suatu proyek. Manajemen proyek meliputi manajemen ruang lingkup, anggaran dan waktu. Daripada menggunakan sekolah ketukan keras, Anda harus mempertimbangkan bekerja dengan metodologi terstruktur seperti yang diterbitkan oleh Project Management Institute (PMI). Manajer proyek yang baik memiliki dukungan manajemen tingkat atas, dan bisa jadi tangguh. Jika manajer proyek ingin menyenangkan semua orang, dia bukan orang yang tepat.
Juara internal
Juara internal harus dialokasikan ke proyek. Bahkan proyek yang paling sulit dapat menjadi sukses ketika Anda memiliki juara internal yang siap untuk melakukan apa pun untuk menyelesaikan pekerjaan.
Keterlibatan Karyawan
Anda perlu keterlibatan mereka karena berbagai alasan. Tanpa itu, Anda bisa mengambil risiko kehilangan proses bisnis penting yang hanya mereka ketahui. Dan sama pentingnya adalah komponen psikologis. Orang sering terancam oleh perubahan. Dengan melibatkan mereka, mereka lebih cenderung mendukung.
Orang-orang terbaik
Anda ingin orang-orang terbaik Anda terlibat dalam implementasi. Mereka memiliki kepercayaan diri dari kolega mereka, mengenal bisnis dengan baik, dan biasanya memiliki sikap yang benar. Implementasinya akan memakan waktu. Anda harus mengurangi beban kerja normal mereka.
Manajemen risiko
Carilah potensi risiko, dampaknya, dan kemungkinan terjadinya. Dorong semua pihak yang berkepentingan untuk mengembangkan strategi untuk mengurangi risiko. Setiap organisasi memiliki setidaknya 1 penentang, yang dapat menyebabkan banyak masalah, tetapi juga sangat berpengetahuan. Penentang harus dimasukkan dalam proses manajemen risiko. Dengan mendapatkan masukan mereka lebih awal, Anda dapat menghindari masalah dan Anda secara efektif membatasi negativitas mereka.
Menyampaikan
Jangan biarkan orang dalam kegelapan. Berkomunikasi secara formal, informal dan sering.
Latih Pelatih
Ini adalah cara yang baik untuk memotong biaya pelatihan, dan memaksa karyawan untuk mengetahui sistem. Cara terbaik untuk mempelajari suatu subjek adalah dengan mengajarkannya.
Prototyping yang luas
Ada banyak opsi dalam pengaturan sistem baru termasuk opsi pengaturan, konversi, integrasi, dan penyesuaian. Proses berulang diperlukan hingga prototipe selesai. Mungkin perlu beberapa kali sebelum Anda melakukannya dengan benar. Ambil sampel transaksi yang kecil dan representatif melalui sistem termasuk laporan dan kontrol. Jangan tayang sebelum semua orang siap.
Waspadai Kustomisasi
Kustomisasi dapat menggigit. Gigitan pertama adalah memperlambat implementasi dan biaya melambung tinggi. Gigitan kedua terjadi ketika Anda ingin meningkatkan ke rilis terbaru. Ini bukan untuk mengatakan bahwa beberapa penyesuaian dijamin dan memiliki kasus bisnis yang menarik.
Bertahap dalam pendekatan
Ada juga yang disebut teori big bang, ketika Anda melakukannya sekaligus. Saya pikir itu mendapat namanya karena semua orang saling menembak. Usaha kecil dan menengah terutama tidak memiliki tenaga untuk melakukan semuanya sekaligus.
Ulasan Pasca Implementasi
Belajarlah dari kesalahan Anda dan selalu ada ruang untuk perbaikan.