Ukuran tidak masalah. Demikian halnya dengan memo itu. Bukankah luar biasa bagaimana satu dokumen yang relatif singkat bisa sangat menyusahkan? Memo adalah dokumen kantor yang diabaikan. Kami mengasumsikan jumlah kata paling sedikit pada selembar kertas membuatnya tidak begitu penting. Betapa salahnya kita. Memo sama pentingnya dengan surat bisnis sepuluh halaman yang ditandatangani oleh Brad Pitt. Memo yang ditulis dengan buruk dapat mengganggu pembaca (yang benar-benar hanya ingin kembali bekerja) dan merusak pengirimnya (yang tidak tahu bagaimana ia berhasil terdengar terdengar begitu ceroboh). Belajar menulis memo yang singkat dan efektif adalah keterampilan yang vital bagi setiap pelaku bisnis. Kiat-kiat berikut menunjukkan kepada Anda cara membuat memo yang tangguh dan mudah dibaca.
Cara Menulis Risalah Rapat
JADILAH SINGKAT, TETAPI MANIS
Masalah paling umum dengan memo adalah panjangnya. Terlepas dari topiknya, memo tidak boleh lebih dari dua halaman; lebih lama dan memo itu mulai mengoceh seperti laporan. Kecuali Anda menegur setiap orang di departemen, tidak ada alasan untuk bersikap agresif atau kasar. Jaga agar tetap singkat, bersikap sopan dan langsung ke titik secepat mungkin.
TINGGAL JAUH DARI KAYA?
Frase yang berlebihan seperti? Kami minta maaf atas ketidaknyamanan ini ...? dan? Jangan ragu untuk menghubungi kami ...? bukan hanya klise ?, mereka agak tidak berperasaan. Menggunakan frasa basi seperti itu menunjukkan kepada pembaca bahwa Anda tidak cukup peduli untuk mengungkapkannya secara berbeda atau bersifat pribadi. Coba? Kami minta maaf tentang ini ...? atau? Telepon aku ...? sebagai gantinya. Ingat, Anda tahu orang-orang ini - bersikaplah seperti itu!
BUAT TITIK SEGERA
Alih-alih membahas masalah secara panjang lebar sebelum mengakhiri dengan kesimpulan yang samar-samar tentang apa yang Anda butuhkan dari pembaca, langsung saja pada kalimat pertama. Pembaca Anda akan lebih cenderung terus membaca jika mereka sudah tahu apa yang Anda minta dari mereka.
FOKUS PADA ORANG-ORANG
Hindari menggunakan kata kerja pasif; dan hindari kalimat yang jarang menyertakan kata ganti. Buat memo Anda tetap fokus pada pembaca dan diri Anda sendiri dengan menggunakan saya, Anda, kami, dan kami sering. Ini jauh lebih langsung dan pribadi dan membuat pembaca merasa seolah-olah Anda bersama mereka, bukan berkhotbah pada mereka.
TETAPI KONVERSASIONAL
Berusahalah untuk menulis saat Anda berbicara, atau setidaknya sedekat mungkin. Gunakan kalimat pendek, kata-kata yang akrab dan kontraksi. Coba baca memo Anda dengan keras setelah menulis; apakah itu terdengar seperti Anda? Apakah Anda benar-benar mengatakan hal-hal ini? Jika tidak, perbaiki sampai Anda mendapatkan perkiraan terdekat. Jangan pernah menjauhkan diri dari pembaca dengan kalimat bertele-tele.
MEMBUAT KEBUTUHAN ANDA
Apa yang Anda butuhkan dari pembaca? Kapan dan bagaimana Anda membutuhkannya? Pastikan untuk menutup memo Anda dengan ringkasan poin, tetapi juga sespesifik mungkin tentang apa yang Anda inginkan; jangan biarkan pembaca menebak. Jika Anda memerlukan respons melalui email sebelum pukul 14:00, katakan saja. Bersikap sopan mungkin di sini; tidak ada yang mematikan pembaca lebih dari yang dimintai tanggapan.