Apakah Anda tiba di akhir tahun bertanya-tanya ke mana uang Anda pergi? Jika demikian, saya yakin Anda ingin belajar bagaimana menghindari hasil yang buruk itu.
Perhatikan di sini, saya akan memberi Anda rahasia kecil yang akan membantu Anda mengakhiri kejutan-kejutan akhir tahun yang tidak menyenangkan itu. Condong dekat. Jangan beri tahu siapa pun tentang ini. Sangat tertutup sehingga beberapa kontraktor melakukannya. Apakah kamu siap?
Gunakan anggaran
Itu dia. Hanya itu yang dibutuhkan. Buat anggaran, lacak varians, dan ambil tindakan korektif bila perlu. Kelas dibubarkan.
Cara Melakukan Anggaran Bulanan
Oh, Anda ingin mendengar lebih banyak? Baik. Teruslah membaca untuk mempelajari cara menghentikan kejutan-kejutan akhir tahun yang tidak menyenangkan itu.
Anggaran tahunan memungkinkan Anda untuk tetap di atas kemajuan keuangan Anda saat tahun Anda dibuka. Mereka mempersenjatai Anda dengan kemampuan untuk menarik dalam pengeluaran sebelum mereka membunuh garis bawah Anda. Mereka memaksa Anda untuk memikirkan bisnis Anda? strategi dan alokasi sumber dayanya.
Ketika Anda tidak memiliki anggaran untuk memantau, atau tidak memantau yang Anda miliki, Anda ditakdirkan untuk sampai pada pemikiran akhir tahun? Tikus. Kemana uang saya pergi??
Kontraktor? keengganan terhadap penganggaran selalu membuatku lucu (tidak dalam arti ha-ha). Di satu sisi, kontraktor cenderung obsesif tentang perencanaan kerja lapangan. Mereka tahu bahwa membiarkan kru lapangan mereka memilah apa yang harus dilakukan dari hari ke hari adalah resep untuk bencana. Tetapi di sisi lain, mereka tidak menerapkan alasan itu untuk bisnis mereka. Kurangnya perencanaan bisnis menyebabkan kinerja keuangan yang buruk; sesederhana itu.
Anda memerlukan anggaran, itu harus mencerminkan realitas pasar Anda, Anda harus mengawasi dengan cermat kemajuannya, dan Anda perlu mengambil tindakan korektif ketika diperlukan. Apa pun kekurangan ini akan meninggalkan Anda dengan itu? Apa yang terjadi ?? perasaan.
Lihatlah Pasar
Sebelum masuk ke detail cara-anggaran, mari pastikan Anda memahami koneksi antara anggaran Anda, rencana bisnis Anda, dan pasar Anda.
Anggaran Anda adalah representasi keuangan dari rencana bisnis Anda. Tujuan rencana bisnis Anda adalah untuk mengambil keuntungan dari peluang yang menguntungkan di pasar. Penganggaran tidak boleh dicoba sampai rencana bisnis Anda telah dikembangkan.
Rencana bisnis Anda harus disesuaikan dengan ukuran pasar Anda, harga yang akan dibayar pasar Anda, dan biaya untuk memenuhi kebutuhannya. Anda hanya dapat menghasilkan uang sebanyak yang didukung pasar dan rencana bisnis Anda akan menghasilkan. Sesuai anggaran.
Kontraktor sering meletakkan kereta di depan kuda. Mereka menetapkan target penjualan, overhead, dan laba bersih, memasukkannya ke dalam anggaran, dan kemudian mencoba menyusun strategi untuk memenuhinya. Urutan itu benar-benar mengabaikan pasar.
Sangatlah bodoh untuk membuat model keuangan dan kemudian mencoba membuat rencana bisnis yang cocok ketika rencana bisnis belum disesuaikan ke pasar. Strategi pertama; lalu anggaran; lalu penuhi anggaran; kemudian buat rekening bank yang menonjol.
Anggaran Anda akan dikembangkan melalui lima tahap: persiapan, rancangan kasar, penyempurnaan, pengecekan realitas, dan peluncuran.
Tahap 1 ? Persiapan
Kecuali jika Anda menerapkan rencana penjualan dan pemasaran baru, Anda meningkatkan produktivitas tenaga kerja, atau Anda mengurangi biaya overhead, kinerja keuangan Anda akan dikendalikan oleh pasar dan ekonomi. Jika mereka tumbuh, Anda akan menghasilkan lebih banyak uang. Jika mereka menyusut, Anda akan menghasilkan lebih sedikit, atau bahkan kehilangan, uang.
Dalam industri ini, kinerja masa lalu adalah prediktor terbaik untuk kinerja masa depan - kecuali jika Anda memaksakan perubahan. Bangun anggaran Anda di atas dasar kinerja keuangan tiga tahun terakhir Anda. Untuk melakukan itu, kumpulkan neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas untuk tahun-tahun itu.
Selanjutnya, ketuk sumber informasi sebanyak mungkin untuk mendapatkan pandangan yang terinformasi tentang perubahan pasar yang akan datang. Kunjungi bankir Anda. Kunjungi agen asuransi dan obligasi Anda. Beli data ramalan konstruksi dari McGraw-Hill atau penyedia serupa. Cari biro sensus? situs web untuk laporan proyeksi ekonomi. Hubungi Federal Reserve dan lihat laporan apa yang tersedia. Hubungi dewan pengembangan ekonomi lokal Anda.
Akhirnya, Anda akan menemukan para ahli? pendapat konsensus. Bahkan mereka dapat sepenuhnya dibutakan oleh belokan dalam ekonomi, tetapi mereka adalah kelompok yang paling berpengetahuan untuk mendengarkan.
Periksalah informasi dengan tim eksekutif Anda. Raih konsensus tentang peluang pasar Anda yang akan datang.
Berikut adalah langkah-langkah Tahap 1.
Rebut tiga set laporan tahunan terakhir.
Kumpulkan perkiraan konstruksi.
Diskusikan peluang pasar.
Tahap 2 ? Konsep corat-coret
Tujuan rancangan kasar ini adalah untuk memberi Anda titik awal yang masuk akal. Draf kasar Anda tidak akan mempertimbangkan perubahan pada rencana bisnis Anda atau perubahan dalam perekonomian. Untuk membuat konsep kasar, pelajari laporan pendapatan dari tiga tahun terakhir dan tentukan:
Tren penjualan Anda
Tren biaya langsung Anda
Tren overhead administrasi Anda
Tren pengeluaran penjualan dan pemasaran Anda
Operasi Anda mendukung tren
Tren beban tenaga kerja Anda
Margin kotor rata-rata Anda
Ambil laporan pendapatan terbaru dan sesuaikan setiap item baris untuk tren (naik atau turun) atau catat rata-rata tiga tahun, mana yang menurut Anda paling sesuai.
Inilah langkah-langkah Tahap 2.
Tentukan tren dan rata-rata untuk setiap item baris laporan laba rugi.
Putuskan apakah rata-rata atau tren adalah asumsi yang paling tepat.v
Mark-up laporan laba rugi tahun lalu yang sesuai.
Tahap 3? Perbaikan
Sekarang, sesuaikan angka untuk perubahan di pasar dan perubahan dalam rencana bisnis Anda.
Jika Anda mengharapkan pasar menyusut, anggap volume penjualan dan margin Anda akan menyusut. Jika Anda mengharapkan pasar Anda tumbuh, anggap volume penjualan Anda atau margin Anda akan tumbuh. Jangan menganggap keduanya akan tumbuh (kita tidak akan membahas ini tetapi biasanya berlaku).
Sekarang perkirakan dampak biaya dari strategi bisnis baru. Misalnya, Anda dapat memutuskan untuk memperluas penjualan dengan mengejar pasar gedung kantor. Untuk mendapatkan pekerjaan, Anda akan mengesahkan kampanye iklan $ 10.000,00 yang terdiri dari iklan majalah, surat langsung, dan hiburan klien. Pengeluaran ini akan berada di atas iklan yang Anda lakukan untuk menghasilkan beban kerja Anda saat ini. Anggaran iklan Anda perlu mencerminkan tambahan investasi $ 10.000.
Saat memikirkan rencana bisnis Anda, perhatikan dengan cermat dampak biaya dari:
Peningkatan iklan untuk mengejar pasar baru
Perluasan staf penjualan
Beli peralatan baru
Menambah staf kantor
Menerapkan atau mengubah sistem informasi manajemen
Pelatihan dan pengembangan karyawan
Mengubah paket bonus
Memasuki wilayah geografis baru lengkap dengan kantor lokal
Kenaikan gaji
Meningkatnya premi perawatan kesehatan
Dampak anggaran lain yang perlu Anda pertanggungjawabkan adalah peningkatan kinerja penjualan. Anggaplah tim penjualan Anda membujuk 20% klien Anda untuk menyerahkan kontrak yang dinegosiasikan kepada Anda. Anggaran Anda perlu mencerminkan kenaikan harga yang terkait dengan kontrak yang dinegosiasikan.
Anda siap menyelesaikan draft pertama Anda. Sesuaikan angka tren atau rata-rata untuk setiap item baris dengan dampak dari rencana bisnis Anda. Ketik ulang dokumen sehingga mudah disiapkan.
Berikut adalah langkah-langkah Tahap 3.
Verifikasi kumpulan tenaga kerja Anda dan tim staf pendukung operasi dapat menangani beban kerja yang diproyeksikan.
Verifikasi target volume penjualan dan markup biaya langsung masuk akal
Verifikasi peningkatan dalam biaya pemasaran dan penjualan.
Perbarui biaya dan penyusutan peralatan untuk mengakomodasi kebutuhan peralatan baru.
Perbarui sasaran volume penjualan.
Perbarui sasaran margin biaya langsung.
Hitung beban kerja yang diharapkan (tenaga kerja, material, biaya peralatan).
Perbaiki dan ketik ulang anggaran Anda.
Tahap 4? Pengecekan kenyataan
Salah satu alasan utama mengapa kontraktor gagal mencapai sasaran laba adalah karena mereka terlalu optimis dengan margin kotor mereka. Waktunya telah tiba bagi semua orang untuk bergabung dalam diskusi tanpa hambatan tentang operasi dan penjualan.
Anda perlu menantang semua asumsi yang dibuat bahwa para kru akan berkinerja lebih baik daripada sebelumnya. Tidak ada klaim tak berdasar, kue di langit yang diizinkan. Kecuali, ada alasan untuk meyakini bahwa pergantian telah sangat berkurang, peralatan yang lebih efisien telah dibeli, atau tim manajemen operasi akan dapat mengurangi waktu henti dan pengerjaan ulang, jangan menganggap tenaga kerja Anda akan lebih produktif daripada di masa lalu.
Klaim lain yang harus Anda pertanyakan dengan kuat adalah kemampuan tim penjualan dan pemasaran untuk menghasilkan arahan berkualitas lebih baik dan pekerjaan dengan bayaran yang lebih baik. Tenaga penjualan dan pemasaran pada dasarnya adalah individu yang sangat optimis. Terima janji mereka akan kemuliaan yang lebih besar dengan sebutir garam. Percayalah saat Anda melihatnya, bukan sebelumnya.
Dengan kata lain, jangan mengambil kata-kata mereka pada margin kotor pada nilai nominal. Anda perlu menganalisisnya segmen demi segmen. Diskusikan mark-up nyata yang dihasilkan setiap segmen. Tarik keluar laporan biaya pekerjaan Anda untuk melihat apa sebenarnya mark-up itu.
Tanyakan kepada mereka mengapa mereka percaya bahwa arahan akan lebih baik dan mengapa margin akan membaik. Segmen menurut segmen, perkiraan total penjualan dan margin. Gabungkan mereka dan bandingkan dengan biaya langsung yang dianggarkan dan laba kotor.
Sesuaikan anggaran Anda. Sekarang, Anda telah menyelesaikan anggaran Anda. Saatnya meluncurkannya.
Inilah langkah-langkah Tahap 4 Anda.
Hubungi rapat dengan staf operasi dan penjualan teratas Anda.
Tinjau dan diskusikan kinerja lapangan dan proyeksi untuk perbaikan.
Tinjau dan diskusikan segmen periklanan dan penjualan menurut segmen.
Tweak anggaran berdasarkan hasil dari percakapan ini.
Sekarang, Anda telah menyelesaikan anggaran Anda. Saatnya meluncurkannya.
Tahap 5? Peluncuran
Sekarang setelah Anda menyelesaikan anggaran 12 bulan, Anda harus memecahnya menjadi potongan yang dapat dikelola (12 potongan itu). Buat spreadsheet dengan 14 kolom. Beri label berdasarkan bulan. Setiap baris adalah biaya laporan laba rugi. Kolom pertama adalah nama pengeluaran. kolom kedua adalah total untuk tahun ini. Kolom ketiga untuk Januari, keempat untuk Februari, dan seterusnya.
Lihatlah setiap item baris laporan laba rugi dan tentukan apakah itu merupakan pengeluaran yang tetap konsisten setiap bulan (mis. Sewa kantor) atau bervariasi setiap bulan. Banyak biaya overhead ditagih dua kali setahun atau tiga bulanan. Masukkan nilai yang sesuai di bawah setiap bulan. Total untuk bulan harus sama dengan total untuk tahun ini.
Tarik penjualan bulanan selama tiga tahun terakhir. Hitung bobot penjualan per bulan. Misalnya, jika Anda biasanya menjual $ 400.000 pada Juli dari $ 3.200.000 per tahun, Juli menyumbang 12,5% dari penjualan Anda. Hitung 12,5% dari penjualan yang dianggarkan dan pengeluaran langsung Anda dan letakkan di kolom Juli.
Lanjutkan mengisi spreadsheet Anda hingga seluruh anggaran Anda dipertanggungjawabkan.
Buat salinan dari anggaran bulanan terperinci dan distribusikan ke semua individu yang memiliki otoritas pengeluaran. Tarik mereka ke rapat, matikan ponsel, dan jelaskan detail anggarannya kepada mereka. Mereka perlu memahami pengeluaran yang direncanakan oleh anggaran, logika di balik pengeluaran, margin kotor yang diasumsikan, dan waktu yang direncanakan dari pengeluaran.
Di sini ada kata tentang akuntansi kas versus akuntansi akrual. Jika Anda menjalankan bisnis Anda berdasarkan akuntansi kas, Anda harus mengatur anggaran Anda dan melacak kemajuan Anda pada metode akrual. Akuntansi tunai sangat bagus untuk pajak tetapi sangat menyesatkan untuk mengelola bisnis.
Berikut adalah Tahap 5 Langkah
Alokasikan biaya tahunan untuk bulan-bulan yang sesuai.
Tentukan pola historis penjualan bulanan Anda.
Buat anggaran bulanan untuk penjualan, biaya lapangan, overhead, dan laba.
Sampaikan anggaran terperinci kepada tim manajemen Anda.
Dengan menyelesaikan prosedur penganggaran 22 langkah, Anda sekarang memiliki alat yang memberdayakan Anda untuk mengelola kinerja akhir tahun Anda. Tentu saja, kata kunci di sana adalah? Kelola.?
Pelacakan
Alasan kedua mengapa kontraktor gagal mencapai target keuangan akhir tahun adalah karena mereka gagal melacak kemajuan mereka terhadap anggaran dan mengambil tindakan korektif seperlunya. Mintalah staf akuntansi Anda menghasilkan laporan laba rugi dan laporan arus kas pada akhir setiap bulan.
Sepatah kata juga untuk staf akuntansi Anda. Baik di dalam maupun di luar perusahaan, staf akuntansi Anda harus memberi Anda laporan ini selambat-lambatnya pada tanggal tujuh bulan tersebut. Buat mereka bertanggung jawab pada tanggal itu. Mereka mungkin akan merengek seperti orang gila tetapi mengabaikannya. Pelaporan yang tepat waktu harus menjadi tugas yang tidak dapat dinegosiasikan dari posisi atau layanan mereka.
Laporan pendapatan bulanan harus menunjukkan:
Nilai anggaran untuk bulan itu
Nilai aktual untuk bulan itu
Nilai anggaran year-to-date
Nilai aktual tahun-to-date
Varians aktual vs anggaran untuk bulan
Varians aktual vs anggaran tahun-to-date
Proyeksi akhir tahun berdasarkan tren saat ini.
Kumpulkan bersama tim manajemen Anda, tinjau dan diskusikan laporan pendapatan dan kas.
Mengambil tindakan
Anggaran tidak membuahkan hasil. Mengelola mereka adalah apa yang menghasilkan hasilnya.
Ketika varians menjadi jelas, selidiki penyebabnya dan lakukan semua tindakan yang diperlukan. Itu mungkin berarti mengunjungi dengan seseorang atau beberapa kelompok yang berkinerja buruk dan mendiskusikan hal-hal dapat dilakukan untuk memenuhi tujuan kinerja. Mengambil tindakan dapat berarti merevisi anggaran sesuai dengan perubahan ekonomi dan pasar.
Ketika pengeluaran melebihi rencana, atau penjualan gagal, diskusikan situasinya dengan tim manajemen Anda dan putuskan bagaimana untuk kembali ke rencana, dan apakah pengeluaran perlu ditingkatkan untuk mengimbangi penjualan yang buruk atau ditingkatkan untuk mengambil keuntungan dari peluang yang tidak terduga.
Anda tidak boleh mengabaikan peluang yang tidak terduga hanya karena uang tidak disisihkan untuk mereka. Sesuaikan anggaran saat peluang yang lebih baik dari yang diharapkan muncul. Alokasikan kembali sumber daya Anda atau tingkatkan anggaran Anda untuk mengakomodasi investasi yang dibutuhkan.
Anggaran Uang Tunai
Menerjemahkan anggaran pendapatan bulanan Anda menjadi anggaran tunai bulanan ternyata sangat mudah dan sangat menguntungkan. Salin spreadsheet laporan laba rugi Anda dan terjemahkan angka penjualan bulanan ke dalam penerimaan kas bulanan.
Cara untuk melakukan ini adalah dengan melihat piutang lama Anda. Jika Anda biasanya menerima uang Anda 45 hari setelah pekerjaan, maka uang masuk Anda mengikuti penjualan selama satu setengah bulan.
Uang keluar Anda juga cukup mudah ditemukan. Tenaga lapangan Anda dibayar setiap minggu. Staf kantor Anda dua kali sebulan atau lebih. Materi Anda akan jatuh tempo dalam 30 hari. Biaya overhead sudah dijadwalkan. Pembayaran sewa harus dibayar setiap 30 hari.
Pantau anggaran arus kas Anda seperti halnya Anda melakukan anggaran pendapatan Anda. Pergi ke sana pada saat yang sama. Biasanya, ketika arus kas menjadi masalah, hal ini disebabkan oleh lambatnya pembayaran kepada klien. Anda perlu mengetahui hal itu secepat mungkin sehingga Anda dapat mengejar uang yang terhutang kepada Anda.
Pengingat akhir
Untuk menjalankan perusahaan konstruksi dengan sukses, Anda harus memperhatikan tingkat di mana bisnis Anda menghasilkan laba kotor dan tingkat di mana ia menghabiskan uang untuk overhead Satu-satunya cara Anda dapat mengetahui apakah tarif tersebut dapat diterima karena tahun Anda terungkap adalah dengan membuat anggaran dan mengawasi perkembangannya. Jika tidak, Anda mungkin tetap mengharapkan kejutan akhir tahun yang buruk itu.