Mengetahui audiens Anda sangat penting untuk menulis surat bisnis yang baik. Artinya, bahasa, gaya, dan isi surat Anda harus sesuai dengan nilai dan harapan audiens target Anda.
Format
Surat bisnis jarang ditulis dengan tangan, tetapi hampir selalu diketik, atau, saat ini, dicetak. Ada format standar untuk menulis surat bisnis, yang disarankan untuk diadopsi. Ini adalah praktik standar untuk memiliki margin setidaknya satu inci di keempat sisi alat tulis Anda. Halaman Anda harus disetel 8? :X11: (atau setara), dalam perangkat lunak pengolah kata Anda, dan Anda sebaiknya menggunakan kop surat perusahaan, khususnya apakah surat Anda dicetak sebagai hard copy.
Menulis Surat Bisnis Formal
Berikut ini adalah komponen penting dari surat bisnis.
1. Tajuk.
Alamat pengirim, bersama dengan tanggal, membentuk tajuk. Alat tulis kop surat biasanya dicetak dengan alamat dan semua informasi kontak lainnya.
2. Alamat Di Dalam.
Ini adalah alamat orang tersebut, atau perusahaan, kepada siapa Anda mengirim surat itu. Pastikan untuk memasukkan nama lengkap penerima, juga gelarnya, dan sebutan, jika diketahui. Ini harus disejajarkan dengan margin kiri.
Standar 9 :amplop bisnis dapat digunakan untuk surat yang dicetak pada angka 8?: kertas x 11 :. Ketika dilipat dengan rapi, alamat bagian dalam akan muncul melalui jendela di amplop.
Gunakan spasi satu baris setelah judul, sebelum alamat dalam, dan sekali lagi setelah alamat dalam, sebelum salam, untuk memberikan surat Anda tampilan yang rapi dan profesional.
3. Salam atau Salam.
Salam dalam surat bisnis biasanya dimulai dengan :Dear: yang ditulis bersama dengan judul dan nama belakang orang tersebut. Jika Anda sudah menggunakan persyaratan nama depan dengan penerima, Anda harus menggunakan nama depan di sini.
4. Tubuh.
Gaya yang berbeda dapat diadopsi untuk menulis isi surat. Anda dapat memulai paragraf baru dengan lekukan, tetapi praktik ini jarang diikuti saat ini. Ini disebut sebagai? Blok? gaya karena tidak perlu lekukan dalam surat itu. Namun, jangan lupa untuk meninggalkan garis kosong di antara paragraf.
5. Tutup.
Gunakan kata singkat, tapi sopan, menutup, sejajar dan berakhir dengan koma? ?Dengan hormat,? misalnya, jika Anda telah memanggil penerima dengan nama, atau? Anda dengan setia,?, jika Anda belum.
6. Garis Tanda Tangan.
Nama dan tujuan Anda harus dicetak, setelah melewati setidaknya dua baris, sehingga Anda dapat memasukkan tanda tangan Anda tepat di atas nama yang dicetak. Surat-surat bisnis pada umumnya tidak menyertakan catatan tambahan, kecuali untuk efek tertentu.
Kesimpulan
Menulis surat bisnis adalah keterampilan yang sangat penting untuk diperoleh, karena merupakan bagian penting dari berbagai pekerjaan, dan karier. Format standar untuk surat bisnis dapat digunakan, meskipun beberapa organisasi dan perusahaan memiliki format yang sedikit berbeda dari standar. Sampaikan pesan Anda dengan istilah yang jelas, dalam bahasa yang sederhana, dan Anda akan lebih cenderung memberi kesan yang baik pada penerima.