Siapa pun yang telah membaca salah satu artikel saya tentang masalah penulisan surat atau tulisan akan tahu betapa pentingnya saya percaya untuk meminimalkan jumlah halaman, lebih baik membatasi mereka ke satu halaman sedapat mungkin.
Dan kita semua tahu betapa norak kelihatannya ketika kita memberikan sentuhan akhir pada surat dan meluap ke halaman kedua dengan satu atau dua baris. Sangat tidak profesional!
Jadi, ada sejumlah trik kecil berguna yang telah saya gunakan selama bertahun-tahun yang akan membantu :memeras: surat atau dokumen lain ke satu halaman tanpa diketahui oleh pembaca rata-rata. Trik ini dapat diterapkan menggunakan program perangkat lunak pengolah kata standar apa pun.
Menulis Surat Bisnis Formal
Saya tidak yakin apakah purist di sekolah kesekretariatan akan menyetujui beberapa metode saya karena mereka mungkin menyimpang dari standar teknis tertentu, tetapi saya telah menggunakannya ratusan kali dan tidak ada yang pernah menjadi lebih bijak. Poin utamanya adalah bahwa saya bisa menyimpan surat di satu halaman ketika versi pertama dipenuhi oleh beberapa baris ke halaman kedua.
Di bawah ini adalah :tips kompresi halaman: saya, yang tercantum dalam urutan yang saya sarankan Anda terapkan:
1. Pindahkan margin kiri dan kanan keluar sekitar 1/4 in. Lebih dekat ke tepi halaman.
2. Pindahkan margin atas dan bawah sekitar 1/4 in. Lebih dekat ke tepi halaman.
3. Keluarkan satu atau dua kata :meluap:. Maksud saya di sini adalah ini: Setelah surat disusun, perhatikan baik-baik setiap paragraf. Lihat apakah ada yang memiliki kalimat akhir yang :meluap: ke baris tambahan demi satu kata. Jika demikian, buat satu atau dua edit kecil dalam paragraf yang sedikit lebih pendek sehingga satu atau dua kata terakhir tidak akan meluap ke baris berikut. Dengan menggunakan metode ini, Anda seringkali dapat memperoleh dua atau tiga baris tambahan dalam satu halaman surat.
4. Sesuaikan spasi baris pada halaman. Anda bisa mendapatkan ruang yang cukup pada halaman dengan menyesuaikan spasi baris teks. Misalnya, jika jarak garis default diatur ke :tunggal: pada 12 poin, coba atur menjadi :tepat: pada 12 poin jika ukuran font Anda adalah 12. Jika itu tidak berhasil, coba :tepat: pada :11 poin:. :. Seringkali Anda harus bereksperimen sedikit dengan yang ini untuk mendapatkan tampilan yang tepat.
5.Sebagai upaya terakhir, coba kurangi ukuran font dengan ukuran 1 poin, katakanlah dari 12 menjadi 11 poin.
6. Jika masih :tidak cocok:, ada satu hal terakhir yang bisa Anda coba jika Anda penulis surat itu. Kembali dan edit sekali lagi. Carilah pikiran dan frasa yang berlebihan, atau yang dapat digabungkan menjadi satu kalimat dan bukan dua. Apakah setiap kata dan frasa sangat penting untuk pesan Anda? Anda akan kagum dengan penghematan ruang yang dapat dihasilkan oleh proses ini.
Seperti yang saya katakan sebelumnya, coba metode di atas secara berurutan, satu per satu, memeriksa setiap waktu untuk melihat apakah perubahan terbaru Anda telah melakukan trik untuk Anda.
Apa yang terjadi jika masih tidak cocok?
Sekarang, jika Anda telah menggunakan semua trik di atas dan Anda masih tidak bisa memasukkan surat itu ke satu halaman, sekarang saatnya untuk mengakui bahwa Anda mempunyai pager dua yang sesungguhnya. Dalam hal ini, Anda kemudian harus berpikir tentang :membalikkan: beberapa trik kompresi yang Anda terapkan ketika Anda mencoba :memeras: surat itu, dan kemudian berkonsentrasi pada membuat halaman kedua yang tampak seimbang.
Tidak ada yang lebih buruk daripada melihat surat dengan satu atau dua kalimat halaman kedua! Jadi dalam hal ini, Anda mungkin ingin :meregangkan: surat itu sedikit.
Seringkali, pada tahap ini saya benar-benar meningkatkan jarak garis dan mengurangi margin sedikit sehingga akan ada luapan ukuran yang layak ke halaman kedua.
Misalnya, coba balikkan langkah 1, 2 dan 4 di atas. Jadi, alih-alih mengurangi margin atas, bawah, dan samping pada halaman satu, coba tambah dengan 1/4 in. Di sekeliling. Kemudian tingkatkan ukuran titik dan lihat apakah itu membantu. Idealnya, usahakan agar halaman tersebut dapat dipecahkan secara bersih pada istirahat paragraf, untuk transisi halaman ke halaman yang rapi.
Sekali lagi, saya telah menggunakan trik-trik :kompresi: kecil ini ribuan kali, dan tidak ada yang pernah mengeluarkan penguasa mereka dan menghukum saya karena ketidaktepatan..
Yang penting adalah berakhir dengan surat :mencari: profesional.
Bahkan, jika Anda melakukan pemeriksaan yang sangat terperinci dari templat kehidupan nyata yang termasuk dalam salah satu dari Perangkat Bantu saya, Anda akan menemukan bahwa saya telah menggunakan satu atau lebih trik di atas pada banyak dari mereka. Tapi, saya tidak mengatakan yang mana!