Seperti halnya klien mungkin meminta Anda untuk menandatangani kontrak, Anda juga sebagai penerjemah dapat meminta klien Anda yang ada atau yang potensial untuk menyetujui persyaratan layanan Anda. Sebelum menerima pekerjaan apa pun, penting untuk menyetujui persyaratan layanan dengan klien; beberapa klien akan memberi tahu Anda apa persyaratan layanan mereka yang biasa, tetapi sering juga ada ruang untuk negosiasi.
Bergantung pada siapa kliennya, Anda mungkin meminta mereka untuk menandatangani salinan cetak dari ketentuan layanan Anda, atau Anda dapat mengirim email meringkas apa persyaratan layanan Anda. Perjanjian Anda dengan klien harus terlebih dahulu meringkas proyek, tingkat per kata, apakah jumlah kata didasarkan pada sumber atau jumlah target, tenggat waktu proyek, format file, dan metode pengiriman.
Bisnis & Masyarakat - Industri Menerjemahkan dan Menafsirkan: Mengapa Setiap Kata Penting
Bahkan dengan klien yang bekerja untuk Anda secara teratur, Anda harus selalu meringkas elemen dasar proyek sehingga semua orang sepakat sebelum Anda mulai bekerja. Dengan klien biasa, ini mungkin akan mengambil bentuk email yang mengkonfirmasi tanggal jatuh tempo proyek dan tingkat pembayaran, bersama dengan instruksi khusus.
Mengikuti ringkasan spesifikasi proyek, Anda harus memasukkan ketentuan layanan Anda sendiri, di samping ketentuan pembayaran seperti yang ditunjukkan di atas. Berikut adalah beberapa ketentuan layanan yang lebih umum digunakan oleh penerjemah lepas. Tidak semua istilah ini berlaku untuk setiap penerjemah, jadi penting untuk memilih yang penting bagi Anda, dan memodifikasinya untuk situasi khusus Anda:
- Tidak ada klaim yang akan dipertimbangkan setelah X hari sejak tanggal faktur. Anda perlu menetapkan jangka waktu di mana agensi dapat meminta Anda untuk revisi, memberi tahu Anda bahwa ada masalah dengan terjemahan, dll. Anda tidak ingin agensi kembali beberapa bulan kemudian untuk mengeluh tentang sebuah proyek yang hampir tidak Anda ingat bekerja, tetapi Anda perlu memberi waktu agen untuk meminta umpan balik dari klien akhir mereka. Jadi, batas waktu antara dua minggu dan satu bulan mungkin masuk akal.
- Dalam batas-batas hukum, semua klaim akan terbatas pada jumlah faktur ini. Klausa seperti ini membuat klien tahu bahwa jika mereka tidak puas dengan pekerjaan Anda, yang paling bisa mereka lakukan adalah menolak untuk membayar Anda; mereka tidak dapat, misalnya, meminta Anda untuk melepaskan pembayaran Anda sendiri dan mengganti mereka untuk biaya pengeditan tambahan terjemahan Anda. Namun, terutama jika Anda menerjemahkan untuk klien langsung, mungkin ada situasi di mana klien diizinkan secara hukum untuk menuntut Anda atas kerusakan jika mereka dituntut karena kesalahan dalam terjemahan Anda. Pastikan Anda memahami hal ini sebelum menerima pekerjaan dari klien yang bukan agen terjemahan. Penerjemah yang bekerja untuk klien langsung harus sangat mempertimbangkan membawa asuransi tanggung jawab / kesalahan dan kelalaian profesional, dalam hal klien mengejar klaim hukum atau keuangan terhadap Anda atas kesalahan dalam pekerjaan Anda. American Translators Association menawarkan jenis asuransi ini melalui agen asuransi terafiliasi, dan agen independen juga dapat menjualnya.
- Ketentuan layanan klien tidak berlaku sampai disetujui secara tertulis oleh penerjemah. Ini mencegah klien dari meminta Anda bertanggung jawab untuk mematuhi kontrak yang belum Anda tanda tangani. Misalnya, klien tidak dapat kembali kepada Anda setelah proyek dan berkata, :Kontrak penerjemah kami menentukan bahwa Anda tidak dibayar sampai klien membayar kami.:
- Jika klien dipekerjakan oleh klien akhir atau pihak ketiga, perjanjian bisnis penerjemah hanya dengan klien. Klien harus membayar penerjemah sesuai kesepakatan, terlepas dari klien akhir atau kebijakan pembayaran pihak ketiga. Intinya, Anda membiarkan klien Anda (agen terjemahan atau manajer proyek freelance) tahu bahwa jika klien akhir tidak membayar mereka, klien masih harus membayar Anda. Klien akhir bukan klien Anda.
- Penerjemah tetap memiliki hak cipta atas terjemahan sampai faktur terjemahan telah dibayar penuh. Ketika Anda membuat kontrak dengan klien untuk melakukan terjemahan untuk disewa, Anda menyerahkan hak cipta ke karya yang diterjemahkan, kecuali jika kontrak menentukan sebaliknya. Namun, jika klien tidak pernah membayar Anda atau tidak membayar penuh, mereka belum mendukung pekerjaan mereka untuk perjanjian sewa. Pada dasarnya, pasal ini memberi Anda opsi untuk mengejar klien atau klien akhir untuk pelanggaran hak cipta jika mereka menggunakan terjemahan Anda tanpa membayar Anda.
- Jika proyek terjemahan dibatalkan setelah penugasan proyek dilakukan, penerjemah akan dibayar untuk semua pekerjaan yang diselesaikan hingga saat pembatalan. Kadang-kadang klien akan mengirimi Anda file yang salah, membatalkan proyek atau memperkecil ukuran proyek setelah Anda mulai bekerja. Meskipun Anda seharusnya tidak mengharapkan dibayar untuk seluruh proyek kecuali Anda telah menyelesaikannya, Anda harus dibayar untuk bagian dari pekerjaan yang telah Anda lakukan, karena Anda jelas tidak dapat melakukan hal lain dengan terjemahan. Dengan klien yang memiliki reputasi baik, ini seharusnya tidak menjadi masalah selama alasan pembatalan jelas kesalahan klien.
- Jika klien tidak puas dengan pekerjaan penerjemah, penerjemah harus diberi kesempatan untuk memperbaiki terjemahan sebelum syarat atau tarif pembayaran diubah. Tidak peduli seberapa terampil Anda sebagai penerjemah, beberapa klien tidak akan sepenuhnya puas dengan pekerjaan Anda. Termasuk klausa jenis ini akan (semoga!) Melindungi Anda terhadap klien yang mengatakan bahwa mereka tidak senang dengan pekerjaan Anda, dan tidak akan membayar Anda, atau mengambil diskon pada harga yang disepakati. Sebelum klien mengajukan perubahan apa pun dalam ketentuan pembayaran yang disepakati, mereka harus memberi tahu Anda secara khusus apa yang salah dengan terjemahan, dan memberi Anda kesempatan untuk memperbaikinya.