Dalam memenangkan klien atau memenangkan rekan, citra adalah segalanya. Dan pertama kali Anda membuat gambar adalah saat Anda membuat kesan yang baik. Gambar tidak hanya berkaitan dengan penampilan Anda, bagaimana Anda bertindak, perusahaan apa yang Anda jalankan. Agar dianggap serius oleh orang lain, Anda harus ingat bahwa gambar juga berkaitan dengan bagian paling jelas dari komunikasi tertulis - kop surat Anda. Mencetak kop surat yang dibuat dengan baik harus menjadi bagian dari kesepakatan Anda.
Kop surat dapat menjadi garda depan Anda dalam komunikasi. Ini adalah hal pertama yang akan dilihat klien dan kolega Anda ketika mereka menerima email dari Anda. Tidak hanya kop surat yang akan memberi mereka gambaran di mana Anda berada, itu juga akan memengaruhi cara klien memandang Anda. Sekilas kop surat berisi segalanya tentang perusahaan Anda; kop surat memperkenalkan perusahaan Anda kepada calon klien Anda, dan menunjukkan siapa Anda, produk atau layanan apa yang Anda tawarkan.
Cara mendesain kop surat Anda sendiri di MS Word
Rancang kop surat Anda dengan mengingat citra perusahaan yang baik. Anda harus diingat ketika memilih printer Anda juga. Jadi, apa yang harus Anda masukkan ke dalam kop surat? Dalam satu kata: informasi. Dan ketika kami mengatakan informasi, kami berarti informasi yang mencakup nama perusahaan, alamat, orang yang dapat dihubungi, nomor telepon dan nomor faks, alamat email. Jika perusahaan Anda memiliki situs web, tunjukkan di kop surat juga.
Kop surat Anda juga harus memiliki logo Anda. Logo Anda adalah representasi perusahaan Anda yang paling mudah dikenali. Saat Anda mendesain kop surat, ubah ukuran logo agar pas secara proporsional dengan kop surat Anda. Seharusnya berukuran 5x2 inci atau lebih kecil.
Secara umum, kop surat ditulis dengan cara ini: logo dan nama perusahaan ditunjukkan bersama di bagian atas kertas. Alamat perusahaan dan detail kontak lainnya ditempatkan di dekat halaman bawah. Ukuran standar untuk kop surat adalah 8,5 x 11 inci, karena pada ukuran itu kop surat dikirim dengan mudah melalui surat atau faks.
Mencetak Kop Surat Anda
Anda dapat mencetak kop surat Anda dalam tiga opsi pencetakan warna: satu warna, dua warna, dan penuh warna. Secara umum, mencetak dengan warna penuh memberi surat bisnis Anda lebih dalam dan luas. Mereka juga membuat logo Anda lebih mudah diidentifikasi. Bersiaplah untuk biaya kualitas, semakin banyak warna yang dimasukkan dalam kop surat, semakin mahal untuk dicetak.
Pilih kertas stok berkualitas dalam pencetakan Anda. Untuk efek yang lebih, gunakan kertas bertekstur daripada kertas ikatan biasa. Dalam memilih printer, perusahaan percetakan Anda harus memilih metode pencetakan berkualitas tinggi. Namun tentu saja, layanan pelanggan yang berkualitas juga harus menjadi bagian dari pertimbangan Anda.
Saat Anda sudah mencetak kop surat, pastikan ada amplop yang cocok. Agar Anda dapat menciptakan tampilan yang bersih dan profesional, kertas kop surat Anda harus kompatibel dengan kertas amplop Anda. Jangan terlalu menghemat biaya jika Anda ingin menciptakan kesan yang baik. Semua perusahaan besar yang Anda kenal membuat kop surat dan pencetakan mereka menjadi bagian dari anggaran mereka.