Dalam dekade terakhir orang menulis untuk mengesankan orang lain, bukan untuk berkomunikasi dengan mereka. Banyak penulis bisnis menggunakan bahasa formal dan kata-kata multi-suku kata yang tidak pernah diucapkan orang dengan keras (seperti :terlepas: dan :sampai sekarang:). Pengacara masih berbicara dan menulis dengan cara ini, yang disebut :legalese,: yang merupakan gaya penulisan yang rumit dan tidak perlu.
Gaya penulisan bisnis saat ini kurang formal dan jauh lebih baik. Anda harus merangkul kejelasan dan singkatnya untuk menulis dengan benar di dunia kita yang serba cepat dan penuh informasi.
7 Cara Meningkatkan Keterampilan Menulis Bahasa Inggris | IELTS | UJIAN | ESSAY | ACADEMIC #Jawab
Berikut adalah lima tips penting untuk menulis dokumen bisnis yang lebih baik:
1. MENULIS DI BAWAH TINGKAT 8-GRADE. Beberapa penulis khawatir ini dapat menghina pembaca mereka? intelijen. Pada kenyataannya, tidak ada yang mengeluh bahwa ada sesuatu yang terlalu mudah dimengerti. Studi menunjukkan bahwa menulis di bawah level 8 kelas mencapai hasil terbaik. Pembaca Anda tidak bodoh; mereka tidak punya waktu untuk memproses dan mengingat pesan yang rumit.
Berikut ini cara memeriksa keterbacaan tulisan Anda saat menggunakan MS Word: Di bawah :Alat: klik :Opsi: dan kemudian :Ejaan & Tata Bahasa.: Pilih kotak :Periksa tata bahasa dengan ejaan: dan kotak :Tampilkan statistik keterbacaan: lalu klik :OK.: Lain kali Anda menyelesaikan pemeriksaan ejaan, itu akan menampilkan informasi tentang tingkat membaca. Jika :Flesch-Kincaid grade level: di atas 8, edit dokumen Anda untuk membuatnya lebih mudah dipahami. Anda juga dapat mengunjungi www.ReadabilityFormulas.com dan menggunakan tester formula keterbacaan gratis untuk menentukan tingkat pembacaan materi Anda.
2. DAPATKAN KE POINT SEGERA. Sebagai aturan umum, sebutkan alasan korespondensi Anda dalam kalimat pertama.
Bagus: :Kami telah mengisi posisi ini dan tidak menerima aplikasi.:
Buruk: :Sayangnya, posisi yang Anda lamar telah terisi dan karena itu kami tidak lagi menerima aplikasi.:
3. DAPATKAN AKTIF (gunakan suara aktif, bukan pasif). Menulis dengan suara pasif membuat Anda menulis kalimat bertele-tele; alih-alih, tulis dengan suara aktif untuk kejelasan dan dampak.
Suara Aktif: :Kami menyukai ide-ide Anda dan akan mengimplementasikannya pada akhir tahun.:
Suara Pasif: :Gagasan yang Anda usulkan telah ditinjau dan ternyata dapat diterima dan sesuai. Jadwal pelaksanaan telah dikembangkan dengan tujuan untuk diselesaikan pada akhir tahun.:
4. GUNAKAN KATA LEBIH BANYAK. Orang sibuk; singkat!
Bagus: :Kami tidak akan mentolerir pelecehan seksual. Silakan baca kebijakan terlampir. Hubungi Mr. Smith jika Anda memiliki pertanyaan.:
Buruk: :Ini untuk memberi tahu semua karyawan bahwa pelecehan seksual dalam bentuk apa pun tidak akan ditoleransi dalam keadaan apa pun oleh organisasi ini. Harap diperhatikan bahwa, untuk memperjelas posisi perusahaan mengenai hal ini, kebijakan yang terlampir telah dikembangkan dan disediakan referensi Anda. Kerja sama Anda dalam masalah penting ini sangat dihargai. Jangan ragu untuk menghubungi Mr. Smith jika dia dapat bantuan lebih lanjut atau memberi Anda informasi tambahan tentang masalah ini. :
5. TERMASUK PANGGILAN CLEAR UNTUK TINDAKAN. Jika Anda menulis untuk tujuan selain untuk memberi informasi, beri tahu pembaca Anda apa yang Anda ingin mereka lakukan.
Bagus: :Tolong tandatangani formulir terlampir di Blok 12 dan kembalikan kepada saya paling lambat 1 Juni.:
Buruk: :Adalah keinginan kami untuk menerima indikasi persetujuan Anda sesegera mungkin.:
Kiat bonus:
6. JANGAN MENULIS ANGKA. Mengeja angka dan kemudian mengulanginya sebagai angka di dalam tanda kurung adalah berlebihan dan tidak perlu. Gunakan aturan dasar ini: kurang dari 10 atau memulai kalimat, jelaskan; lebih dari 10, gunakan angka. JANGAN melakukan keduanya!
Bagus: :Kami mengumpulkan 13 sampel.:
Buruk: :Tiga belas (13) sampel dikumpulkan.:
Banyak penulis dan non-penulis menggunakan editor bahasa Inggris biasa yang disebut StyleWriter (www.StyleWriter-USA.com) untuk menulis secara sederhana, jelas, dan benar.
Singkatnya, Anda harus menulis korespondensi bisnis dalam format dan gaya yang mirip dengan komunikasi verbal Anda. TERJEMAHAN: MENULIS SEPERTI ANDA BICARA.