Manajemen proyek adalah tentang mewujudkan sesuatu. Ini tentang membawa penyelesaian yang berhasil ke proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditentukan. Tantangan utama bagi manajer proyek adalah untuk mencapai semua sasaran dan sasaran ini sambil tetap berpegang pada kendala lain seperti waktu dan anggaran.
1. Penting bahwa Anda mulai dengan serangkaian tujuan dan hasil yang diinginkan. Tuliskan dan simpan di tangan, terkadang mudah melupakan misi inti Anda.
2. Mengorganisasi orang-orang yang diminta agar berhasil menyelesaikan proyek. Bersikap baik kepada orang-orang ini, dan cobalah untuk memastikan mereka tetap positif dan antusias tentang proyek ini.
Dasar-dasar Manajemen Proyek untuk Pemula: 13 Tip Manajemen Proyek Sederhana
3. Identifikasi pemimpin proyek. Ini sangat penting walaupun terkadang sangat sulit dilakukan. Penting juga bahwa pemimpin ini diterima oleh semua yang terlibat dalam proyek.
4. Gagas ide dengan rekan Anda, untuk mencoba dan mendapatkan rencana yang akan mencapai hasil yang diinginkan. Tetapkan tanggal untuk menyelesaikan brainstorming ini, tulis konsep dan bagikan dengan grup.
5. Identifikasi hambatan dalam dua kategori; yang tidak dapat Anda kendalikan (ekonomi, bencana alam, persaingan), dan yang Anda lakukan (anggaran, personel, harga).
6. Buat daftar alat (modal, peralatan, mesin), orang (administrasi, penjualan, pemasok, pemeliharaan) dan waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek dan mematuhi tujuan yang telah ditentukan.
7. Atur tugas dan sub tugas dalam urutan kronologis.
8. Tanyakan setiap peserta dalam proyek Anda jika mereka berkomitmen untuk berpartisipasi, menyelesaikan tugas mereka tepat waktu dan mencapai tujuan. Jika ada masalah mereka harus diselesaikan.
9. Kembangkan daftar tindakan awal yang perlu diambil. Identifikasi orang yang bertanggung jawab, pastikan mereka benar-benar memahami tugas.
10. Minta tanggal spesifik dan realistis untuk penyelesaian tugas, sub-tugas dan tujuan. Dokumentasikan semua ini.
11.Pemimpin proyek perlu menindaklanjuti semua tanggal dan kompromi. Jadikan informasi ini tersedia untuk semua orang yang terlibat dalam proyek. Komunikasikan semua pengiriman tugas dalam grup sehingga pekerjaan semua orang diakui.
12. Mengkomunikasikan status proyek kepada kelompok yang terlibat setiap saat. Setiap orang harus menunggu hasil dari suatu kegiatan atau bekerja sendiri.
13. Jika seorang anggota kelompok tidak dapat atau tidak mau menyelesaikan tugas tepat waktu atau dengan spesifikasi Anda, cari tahu mengapa dan mengambil tindakan segera untuk memperbaiki situasi dan kembali ke jalur untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan..
14. Ketika Anda mengalami masalah dengan penyelesaian tugas, buat seluruh kelompok bersama untuk menyusun rencana baru dan tanggal penyelesaian yang direvisi.
15. Pastikan mereka yang menyelesaikan tugasnya dalam spesifikasi dan waktu dihargai dan berterima kasih. Berterima kasihlah kepada seluruh tim bersama ketika tonggak tertentu tercapai. Bagaimana Proyek Mengelola S.M.A.R.T. Apakah akronim universal dipahami oleh sebagian besar manajer proyek dan tim mereka. Ini sering digunakan pada tahap awal proyek untuk menetapkan target yang tepat untuk penugasan.
Spesifik. Sasaran atau sasaran Anda harus tepat dengan hasil akhir yang jelas yang dipahami semua anggota dengan kejernihan yang sangat jelas. Poin ini akan memfokuskan Anda sebagai koordinator dan individu dalam tim Anda untuk mengambil tindakan yang sesuai pada tugas-tugas yang sesuai di seluruh proyek. Tergantung pada kerumitan tugas keseluruhan Anda, buatlah itu tetap sederhana, terutama setiap hari. Berurusan dengan satu masalah pada satu waktu adalah cara yang baik untuk membuat kemajuan yang terfokus. Namun ingat, sebagai manajer proyek Anda harus selalu memperhatikan gambar yang lebih besar.
Terukur. Juga dikenal sebagai dikelola dan bermakna. Sebagai manajer proyek, Anda harus memotivasi anggota tim Anda melalui seluruh proses dan menilai pengembangan misi sambil mempertimbangkan sisa waktu dan sumber daya Anda. Ini jauh lebih mudah dilakukan jika grup Anda memiliki minat yang diinvestasikan dalam pekerjaan dan peduli dengan eksekusi yang akurat untuk mencapai hasil akhir yang bermakna. Sebagai manajer proyek, Anda harus mempertahankan perspektif yang terukur atas proses secara keseluruhan.
Bisa diraih Tidak ada gunanya berkecil hati ketika Anda gagal mencapai target yang konyol. Berusahalah dengan segala cara, tetapi sebelum Anda mulai, Anda harus menetapkan sendiri tujuan realistis yang dapat diperoleh. Pastikan targetnya disetujui untuk semua rekan yang terlibat, ketika Anda setengah jalan melalui proyek yang menegangkan, tidak ada yang lebih buruk daripada pemberontakan.
Relevan. Mendelegasikan tugas yang berlaku kepada orang yang paling relevan adalah bagian penting dari manajemen proyek. Anda harus memprioritaskan waktu dan tugas Anda sehingga pertimbangan yang cermat akan kekuatan dan kelemahan individu harus digunakan untuk mempertahankan moral dalam tim dan memastikan bahwa kemajuan menuju tujuan akhir selalu jelas..
Dibatasi waktu. Setiap brief memiliki tenggat waktu dan pasti Anda harus dipatuhi, sehingga manajemen waktu yang efektif sangat penting untuk proyek apa pun. Mulailah seperti yang Anda inginkan, pada awal usaha menyusun garis waktu bisa sangat berharga. Beri diri Anda target yang mengejutkan sepanjang periode waktu yang Anda miliki untuk menyelesaikan proyek Anda. Jadikan jadwal ini dapat diakses oleh seluruh tim Anda dan ingatkan setiap anggota bahwa mereka harus saling memperbarui perkembangan mereka sesuai dengan target mereka untuk hari itu, minggu atau bulan.
S.M.A.R.T. mnemonic adalah cara yang baik untuk memulai, tetapi kunci untuk setiap manajer proyek yang sukses adalah komunikasi yang teratur dan transparan dengan tim Anda. Tanpa ini, Anda akan berjuang untuk mencapai tujuan utama kami dan tim Anda akan menjadi kecewa dengan proyek ini, jadi tetaplah berbicara dan tetap tinggal S.M.R.T.