Pengusaha hari ini akan menghabiskan berjam-jam di penjahit membuat setelan bisnis yang bagus, berjam-jam di jamuan makan siang yang manis berbicara klien besar berikutnya dan berjam-jam mencurahkan proposal atau negosiasi untuk mencoba mendapatkan setiap sen terakhir yang mereka bisa, dan kemudian menghabiskan 30 detik untuk mengeluarkan sebuah email penting yang akan dikenakan biaya sendirian selusin klien potensial. Meskipun tata bahasa dan ejaan bukan cangkir teh semua orang, mengetahui aturan email dasar adalah mutlak harus di zaman sekarang di mana email telah mengambil alih sebagai bentuk komunikasi utama yang digunakan dalam dunia bisnis saat ini. Berikut beberapa tip sederhana.
Pemasaran Email: 5 Tips untuk Menulis Newsletter Email yang Efektif
Biarkan Utilitas Email Anda Berfungsi Untuk Anda
Dunia email telah jauh sejak Outlook Express. Klien email hari ini cukup canggih dan datang dengan segala macam lonceng dan peluit yang dapat membuat pengiriman email lebih mudah. Dulu pemeriksa ejaan email benar-benar mengerikan, tetapi mereka telah sangat ditingkatkan dan sebagian besar menggunakan pustaka periksa ejaan yang sama dengan Microsoft Word. Jika klien email Anda sudah tua dan tidak memiliki tata bahasa atau pemeriksa ejaan, tingkatkan sekarang, atau cukup ketik email Anda di Microsoft Word dan salin / tempel. Pastikan Anda memeriksa bagaimana formatnya sebelum Anda melakukannya dengan mengirimkan sendiri email.
Gunakan Templat
Jika Anda kesulitan mengatur tanggal / alamat / badan / formulir tanda tangan formal di setiap email Anda, daripada hanya menulis satu dan simpan sebagai templat yang dapat Anda kembali dan gunakan lagi dan lagi. Anda bahkan dapat memiliki beberapa templat yang siap digunakan untuk klien yang sering Anda kirimi email; Dengan begitu, banyak kerja keras dilakukan bahkan sebelum Anda memulai.
Hindari Menjadi Terlalu Santai
Karena sebagian besar orang masih melihat email sebagai cara biasa untuk berkomunikasi, satu masalah yang membuat klien bisnis lebih mahal daripada yang lain adalah keinginan untuk menjadi terlalu ramah dan santai ketika berkomunikasi dengan klien saat ini atau klien masa depan. Saat menulis email profesional, selalu terdengar lebih formal dan kaku daripada santai dan terlalu ramah. Jika Anda kesulitan menemukan kosa kata yang tepat, miliki kamus dan tesaurus di meja Anda yang bisa Anda gunakan untuk berbicara dengan kata-kata yang lebih baik. Anda bahkan dapat menggunakan situs web seperti Dictionary.com atau situs serupa untuk membantu meningkatkan kosakata Anda sehingga Anda tidak terdengar tidak profesional dalam korespondensi Anda.
Jika Semua Lain Gagal, Minta Bantuan
Kita semua tahu bahwa banyak lingkungan kantor yang kompetitif akan meminta bantuan sebagai tanda kelemahan, tetapi jika Anda ingin mendapatkan proses penulisan surel yang menarik, tidak ada salahnya meminta surel sesekali untuk diperiksa ulang oleh orang lain di kantor yang memiliki latar belakang bahasa Inggris. Sebagian besar bos akan meminta bantuan sebagai tanda kedewasaan, dan sebelum Anda menyadarinya, Anda akan menjadi master email resmi.
Banyak orang berpikir bahwa jika Anda dapat menulis surat yang meyakinkan maka Anda dapat secara otomatis menulis email yang menarik. Yang benar adalah bahwa menulis email yang meyakinkan adalah keterampilan yang dipelajari yang membutuhkan latihan.