Kesalahan umum yang dilakukan oleh banyak perencana acara adalah mengabaikan kebutuhan audiens mereka. Sangat mudah untuk terbenam dalam perincian negosiasi venue, opsi katering, transportasi dan penginapan, dan hal-hal kecil lainnya. Namun, pada akhirnya, tingkat kepuasan audiens Anda memainkan peran kunci dalam kesuksesan berkelanjutan Anda. Ini adalah nilai utama menggunakan survei sebelum, selama, dan setelah setiap acara yang Anda rencanakan.
Hari ini, saya akan menjelaskan keuntungan dari survei audiens Anda di setiap tahap. Saya akan menjelaskan mengapa umpan balik mereka penting dan jenis informasi yang dapat Anda akses. Pada akhirnya, Anda akan memahami alasan beberapa pakar perencanaan top menggunakan survei untuk membuka jalan bagi kesuksesan mereka di masa depan.
Perencanaan Acara
Survei Pendaftar Anda Sebelum Acara
Setiap peserta Anda datang dengan satu set harapan. Mereka dapat menyertakan pembicara dari siapa mereka akan mendengar, luasnya sesi yang direncanakan pada siang hari, dan bahkan makanan. Apakah Anda merencanakan pertemuan, konferensi industri, atau penggalangan dana, survei pendaftar Anda sebelumnya. Tanyakan kepada mereka tentang hal-hal yang paling mereka minati. Anda bahkan dapat meminta mereka untuk menyarankan pembicara; Anda mungkin terkejut betapa seringnya hal itu dapat mengungkap pembicara hebat tentang siapa yang tidak Anda sadari.
Ada baiknya juga menanyakan jenis penginapan yang disukai pendaftar Anda, apakah mereka berencana untuk menghadiri setiap sesi atau tidak, dan jumlah hari (untuk urusan multi-hari) yang mereka rencanakan untuk tinggal. Jika Anda dapat mengidentifikasi pendaftar yang telah memutuskan untuk tidak hadir, cari tahu alasannya. Ini bisa menjadi informasi berharga untuk acara mendatang.
Menggunakan Survei Selama Acara
Setelah rapat atau konferensi Anda dimulai, peserta Anda akan mulai tenggelam dalam informasi baru, spesifikasi produk, dan detail lainnya. Bukan hal yang aneh bagi mereka untuk kehilangan kegembiraan saat berada di sana. Dan begitu itu terjadi, mereka akan berhenti berpartisipasi. Anda dapat merancang survei singkat untuk menyuntikkan kembali kegembiraan ke tamu Anda. Kuncinya adalah melibatkan mereka; berikan kesempatan bagi tamu Anda untuk memberikan pendapat mereka tentang topik yang sedang dibahas.
Jika format acara Anda memungkinkan, bagikan hasil dari sesi sebelumnya di awal sesi berikut. Ini tidak hanya memberi Anda, perencana, dengan wawasan tentang perspektif peserta Anda, tetapi juga mendorong mereka untuk berinteraksi dengan tamu lain. Manfaat lain adalah Anda dapat berbagi informasi dengan pembicara yang akan datang sehingga mereka dapat menyesuaikan presentasi mereka kepada audiens.
Mendorong Umpan Balik Pasca Acara
Setelah konferensi Anda, Anda mungkin berpikir itu ternyata sempurna. Tetapi, audiens Anda mungkin memiliki pendapat yang sangat berbeda. Satu-satunya cara untuk mengetahui dengan pasti adalah dengan bertanya. Survei peserta Anda setelah sesi terakhir dapat memberikan banyak wawasan berharga tentang konten, bagaimana itu disampaikan, dan perasaan mereka tentang pengalaman mereka secara keseluruhan. Minta mereka untuk memberikan pemikiran mereka tentang format, pembicara, konten, dan bahkan para sponsor. Apakah mereka menikmati venue? Apakah peralatan audio-visual memadai? Dan tentu saja, apakah mereka akan menghadiri acara mendatang?
Dengan mensurvei audiens Anda, Anda akan mendapatkan akses ke umpan balik yang berharga yang akan membantu Anda merancang pertemuan di masa depan, konferensi, dan urusan lain yang khusus melayani kebutuhan mereka.
Merencanakan Masa Depan
Keuntungan utama mensurvei tamu Anda adalah menyediakan platform bagi mereka untuk berkomunikasi dengan Anda. Mereka dapat menggambarkan apa yang ingin mereka capai dengan menghadiri; mereka dapat menjelaskan segala keprihatinan yang mungkin mereka miliki; dan setelah itu, mereka dapat memberikan umpan balik yang akan membantu Anda memahami cara terbaik untuk memenuhi - dan bahkan melebihi - harapan mereka di masa depan. Pada akhirnya, dengan mensurvei audiens Anda, Anda dapat meningkatkan kemungkinan mereka akan menghadiri acara Anda di masa depan. Cara Perencanaan Acara Baik itu rapat kantor kecil atau konvensi seluruh perusahaan, perencanaan acara perusahaan bisa menjadi tugas yang menakutkan. Namun, mempekerjakan perusahaan perencanaan acara dapat membantu meringankan tekanan proses, sambil juga menambahkan tingkat keahlian dan pengalaman untuk membuat acara yang efektif. Dengan mengoordinasikan semua aspek acara, perencana dapat membantu menghemat waktu, dan kadang-kadang bahkan uang. Tetapi dengan begitu banyak koordinator acara di luar sana, memilih satu bahkan dapat menjadi pekerjaan yang menegangkan. Berikut ini beberapa saran untuk dipertimbangkan ketika memilih perusahaan untuk menangani acara perusahaan Anda berikutnya.
Wawancara Awal Dengan Calon Perusahaan
Pertemuan dengan perusahaan perencanaan acara prospektif akan memulai proses pemilihan perencana untuk suatu acara. Interaksi awal dengan perusahaan ini penting karena dapat menjawab banyak pertanyaan tentang bagaimana perusahaan beroperasi dan kepribadian orang yang akan bekerja sama dengan Anda. Selama pertemuan ini, tentukan bagaimana komunikasi akan mengalir antara Anda dan perusahaan perencanaan acara. Jika perusahaan mendedikasikan satu titik penghubung untuk acara Anda, kemungkinan besar pertanyaan dan masalah Anda akan ditangani tepat waktu.
Pertemuan awal juga akan lebih efektif jika Anda telah menentukan beberapa hal tentang acara sebelumnya, seperti jenis acara yang ingin Anda selenggarakan, perkiraan anggaran, perkiraan daftar tamu, dan bahkan beberapa tanggal potensial. Informasi ini akan membantu calon perusahaan untuk membuat proposal yang realistis. Pastikan Anda memahami prosedur faktur dan jadwal biaya perusahaan, dan perlu diingat bahwa perencana acara dapat membantu Anda tetap dalam anggaran.
Minta Referensi Klien
Selama pertemuan awal dengan perusahaan perencanaan acara perusahaan potensial, mintalah referensi dari klien masa lalu yang dapat membuktikan tingkat layanan perusahaan dan kesuksesan acara. Anda harus secara khusus tertarik pada klien yang menyelenggarakan acara yang mirip dengan acara yang akan Anda koordinasikan kepada perencana acara. Jika perusahaan tidak mau memberikan nama-nama klien sebelumnya, pastikan untuk setidaknya melihat portofolio peristiwa masa lalu. Umur panjang organisasi juga dapat membuktikan jumlah pengalaman yang dimiliki anggota stafnya.
Pertimbangkan Rentang Layanan Perusahaan
Jenis terbaik perusahaan perencanaan acara perusahaan adalah yang menangani semua aspek produksi acara, dari ide awal hingga pembersihan di akhir acara. Karena itu, penting untuk mempertimbangkan jangkauan layanan perusahaan sebelum menandatangani kontrak. Tugas lain dari perencanaan acara perusahaan termasuk pemilihan tempat, desain set, produksi audio dan video, manajemen bakat, dan penulisan. Jadi, tanyakan pada diri Anda apakah bekerja dengan perusahaan tertentu akan menjadi :perencanaan satu atap: atau jika Anda akan diminta untuk menangani beberapa aspek perencanaan acara.
Hadiri Acara
Jika memungkinkan, menghadiri salah satu acara mendatang perusahaan perencanaan potensial. Pengalaman ini akan memberi Anda wawasan langsung tentang bagaimana perencana acara menangani stres, pemecahan masalah, dan logistik keseluruhan selama suatu acara. Anda juga akan dapat melihat bagaimana semua elemen acara, seperti suasana dan hiburan, bersatu.