Internet telah mengubah banyak hal dalam dunia bisnis, termasuk korespondensi bisnis. Di mana dulunya surat bisnis tradisional dan formal itu normal, email bisnis cepat sekarang menjadi aturan. Kemudahan dan informalitas Internet sering membuat kita sepertinya bisa menulis e-mail bisnis dengan buruk dan lolos begitu saja; namun, sebenarnya justru sebaliknya. Karena email sangat mudah diakses, orang menerima lebih banyak darinya dan mengabaikan sesuatu yang kurang sempurna. Email bisnis Anda harus menonjol dari sampah. Kiat-kiat berikut akan membantu Anda membuat email bisnis yang ringkas dan menarik untuk tujuan apa pun.
Contoh Menulis Email Bisnis dalam Bahasa Inggris - Praktek Keterampilan Menulis
GAYA
Mata manusia bereaksi berbeda terhadap layar komputer daripada selembar kertas, jadi cara Anda memformat email Anda sangat penting. Gunakan kalimat singkat dan ringkas yang langsung menuju pokok permasalahan; ingat, tujuan Anda di sini adalah untuk membagikan informasi penting, jadi berikan itu kepada pembaca di muka. Selalu sertakan salam dan tanda tangan, dan gunakan sebanyak mungkin jeda baris dan paragraf; ini membuat email lebih mudah dibaca. Dan tahan keinginan untuk menulis buku. Email bisnis lebih baik pendeknya; setara dengan satu halaman atau lebih sudah cukup.
NADA
Baik atau buruk, Internet menghasilkan kebiasaan informalitas yang tidak menyenangkan. Tidak apa-apa menjadi sedikit tidak resmi dengan email Anda (orang-orang cenderung mengharapkannya belakangan ini), tetapi jangan menulis seolah-olah Anda sedang berbicara dengan ibu atau sahabat Anda. Anda perlu menemukan keseimbangan antara formalitas tradisional dan informalitas e-mail. Pikirkan tentang penerima Anda dan bagaimana mereka kemungkinan besar akan menulis email. Kata-kata apa yang akan mereka gunakan? Apakah slang atau jargon menyinggung pembaca Anda? Gunakan pertimbangan ini untuk membuat email ringkas dan khusus.
TATABAHASA
Informalitas, apa pun akarnya, tidak memaafkan kesalahan tata bahasa, dan ini dapat merusak email Anda. Kesalahan tata bahasa menunjukkan bahwa Anda tidak menaruh banyak waktu ke email bisnis Anda dan Anda mungkin tidak terlalu peduli dengan pesan Anda. Buka email Anda dengan hati-hati untuk memastikan Anda telah mengeja dengan benar, dan Anda telah memperbaiki semua kesalahan tata bahasa dan tanda baca. Hapus semua redudansi dan singkirkan segala klise. Penerima, terutama pebisnis profesional, akan menghargai perhatian Anda terhadap detail dan mereka akan merespons pesan Anda dengan lebih baik ketika tidak ada kesalahan di email Anda. Sebagian besar penulis menggunakan WhiteSmoke Software (www.WhiteSmokeSoftware.com) atau StyleWriter (www.StyleWriter-USA.com) untuk membantu memperbaiki tata bahasa.
TANGGAPAN
Karena email adalah media langsung, dan yang sangat dapat diakses pada saat itu, jauh lebih mudah daripada dalam surat kertas untuk meminta tanggapan - dan jauh lebih mungkin bahwa Anda akan mendapatkannya! Sebelum menandatangani dengan tanda tangan Anda, jelaskan tentang apa yang Anda inginkan penerima lakukan. Perlu tanggapan melalui telepon atau dengan informasi tertentu terlampir? Berkata demikian! Penerima Anda akan mengalami kesulitan merespons jika mereka tidak tahu apa yang Anda inginkan dari mereka. Tapi ingat: bersikap sopan saat meminta tindakan. Ada sedikit lebih buruk daripada akhir yang terlalu maju atau memaksa.